VIP運営ノート@wiki

VIP2014

2014-01-30T13:28:22+09:00

* VIP2014 |>|> |BGCOLOR(#dff):&bold(){運営メンバー}|BGCOLOR(#dff):&bold(){担当}| |山田郷史くん | 愛知工業大学| B4|代表| |小西拓也くん |愛知工業大学| B4|議事録| |荒井克仁くん |岩手県立大学| B4|広報| |中屋敷恒くん |岩手県立大学|B4|副代表| |管野沙也さん |お茶の水女子大学|B4|宿泊施設| |五味恵理華さん|お茶の水女子大学|B4|CFP・社会人セッション| |池上舞さん|広島大学|B4|会計| |久保雄登くん|豊橋技術科学大学|B4|Web・予稿管理| |>|>|BGCOLOR(#dff): &bold(){アドバイザー}| |中村舜|愛知工業大学|M1| |田代裕子|お茶の水女子大学|| |伊藤貴之|お茶の水女子大学|| ** リンク - [[VIP2013公式 (http://itolab.is.ocha.ac.jp/~vip2013/]] ** その他・掲示板代用 #comment

VIP2014/決定事項

2014-01-30T13:28:06+09:00

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第6回(1月29日20時)

2014-01-30T13:24:18+09:00

*第6回ネットミーティング(2014年1月29日(水) 20:00～) **【議題】・企画について **【本日の決定事項】・社会人セッション担当：五味さん **【課題】・テーマを決める・CFPラフ画を作る **【議事メモ】・企画についての話をするなら，事前にメーリングリスト等を用いて知らせておけば考えてこれるので次回から知らせるように・今，企画を決めてしまうのは難しい社会人セッションも4月まで決まらなかった・企画の悪かったことをしっかり話し込む【名刺交換について】・2012,2013ともにグループを作って名刺交換していた．・異様な光景だった　田代先生談・名刺を作ってきて交換するのはいいことだが，時間を作って名刺交換するのは異様な感じだった・何か会話しながら名刺交換できたらいい・ポスターセッション中もいいかも？・難しいかもしれないが・自分らしい名刺を作ってきてもらうと面白い名刺ができる？・交換の時間を作るのは良かったが交換の宣言をして一斉に名刺交換し始めたのが怖かった・タイミングが難しいから宣言してもらった方がいいかも？・グループになると名刺交換しづらい・グループ以外の人と名刺交換するタイミングが分からなくなる・いろんな人と名刺交換できるきっかけが出来るといい・ゲーム感覚的な要素を取り入れて名刺交換・名刺集め？・ポスターセッションの合間にスマートに名刺交換出来るとかっこいい・運営側がポスターセッションの時に机においとくように促すのはどうか？だめだよ！チラシみたいに名刺をおいとくのはよくない名刺は人の顔！・作ってきてもらった名刺を交換する時間がないと，積極的な人だけが交換して終わってしまうので時間は作りたい・ビジネスマナーの勉強みたいな感じで名刺交換の時間を作る・ビジネスマナーで名刺交換のとっかかりを作り，飲み会等で交換出来るようにするとやりやすいかも・やってはいけない名刺交換を演劇ちっくにやる？・方針の１つとして名刺を作ってきてもらう面白い名刺歓迎？・学生だけだからゲーム感覚でもいいかも？・名刺コンテスト・名刺交換をどういう風にするのか？・細かいところは次回に・名刺交換の時間は必ず作るという方向で【名札の色分け】・どの学年の人か分かりやすいためやりたい・グループを分けるために色を分けてレクリエーションするというのもあった【最初のレクリエーション】・自分マトリックスは良くない部分があったから別のにしようという話が過去にあった？・盛り上がってるところとそうでないところとの差が大きかった・盛り上がりにムラがあった・必ずしも自分マトリックスをする必要はない・過去に事前交流含めて自己紹介パワーポイントを作った年度があった過去資料→過去GW→DQPPT ・正解はないためやってみたいことをする・いまレクの係をきめて案とかを出してもらう・めんどくさいものじゃなければ１〜２ヶ月前でもいい企画・もっと大きい企画を先に決めた方がいい・社会人セッションやポスターセッションの形式など？・レクリエーションの内容については今後の課題で【社会人セッション】・前回の参加者で岡田さんが社会人をつれてきてくれるかも？・ブース形式のやり方でいいのか？・2013では余興的な意味で社会人セッションを企画した・がっつりやるなら昼間の時間帯のがいいのでは？・2012ではCGアーツ協会からの紹介でリクナビの副編集者さんにセミナー形式の講演をしてもらった・2013ではOB中心だったためお金などは払っていない・すべて善意でやってもらっている・担当決めて社会人の方と日程調整を・担当：五味さん・まとめる人は１人でいいが，誰にやってもらうかなどのコンタクトを・各自分担すると負担軽減になるかも？・先にがっちりと企画を決めておいてから社会人の方にお願いをすると無礼にはならないかも？・先に資料を揃えてから話を進める【日程について】・日程は13,14,15が第1候補・20〜22　もしくは　12〜14 ・第2候補は曜日をずらすのか第3週にするのか？・第二希望は第3週の20,21,22 ・前回の宿泊部屋の取り方・部屋事態は男子部屋女子部屋とかって決まってなくて全体人数と男女比率に応じてかえていく感じ・レク・ポスターセッションの部屋：第2会議室 or 210セミナー室 or 307セミナー室・人数で申請する感じ？・菅野さん，工藤さんからいろいろ情報の引き継ぎを・申請前にメーリングリストで知らせます・HPは2月ぐらいに公開・見た目をCFPと揃えるのか？どちらでもいいかと・年ごとにデザインの特色が出てるため自由な感じで・デザイン案のラフ晒し大会？・2013はCFPにピクトグラムをのせるために作って，HPにものせようという流れになった・Dropbox > [[VIP2014]]共有フォルダ > 07_CFP > sample CFPのラフ画やサンプル入れてあります　田代先生・2/23に県活の当落が決まる・社会人セッションの方向性について次回までに案を出し合う？・全体の雰囲気を考える・テーマを決めれば方向性が決まるからテーマを決めたら？・2月は何かあるたびにメーリングリストで知らせてください・2月中は、テキストベースで、LINE or MLを活用。データ等は、Dropboxに！ Dropboxにデータを入れた場合は、必ずMLで連絡。次回のSkype meetingは3月中！（Doodleで決める）・LINE使用の場合の注意点必ず誰宛か書いてね。指名された場合は必ず、返信みんな当てならみんなちゃんと反応すること・LINEのログ取りしっかりと【次回課題】・テーマを決める・CFPのラフ画・3月のミーティング時期はdoodleで送ります（2月の中頃）

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第5回(12月27日20時)

2013-12-28T16:40:50+09:00

*第5回ネットミーティング(2013年12月27日(金) 20:00～) **【議題】・合宿開催地の決定 **【本日の決定事項】・合宿開催地：埼玉県県民活動総合センター **【課題】 **【議事メモ】・今回の内容合宿開催地の決定・試算を県活の分は会計に入っています・八王子も一応作ってありますファイルの場所　[[VIP2014]]共有フォルダ → 05_会計 → 試算案内にそれぞれ・雑費をどうするかわからなかったので値段はもっと上がると思われる・県活の宿泊料金が値上がりするらしいが，長期休養中なのでわからない・3月にリニューアルオープン予定？・お弁当とかの金額は前年度の決算のデータを使って試算している・宿泊費値上がり，3800円に？・利用する部屋が決まっていないため前年度利用した部屋と同じところで計算・ついたても決算の金額から，どっかのレンタル？みたいなので今年も同じように借りるといいかも・夕食も前年度から　値上がりの可能性あり・懇親会は大体の値段を決めて県活側と交渉するらしい？・今回は大体2000円ぐらいで計算決算データの場所　VIP2014共有フォルダ → 00_過去資料 → [[VIP2013]] → 40_会計 → VIP2013_決算内にそれぞれデータあり・決算のデータを利用して今回の試算を出した・夜の懇親会は前年度と同じ500円で計算・以下八王子の試算に関する話・以前問い合わせてみたときのデータから試算・宿泊施設はさくら館で計算・時間ごとに借りるては返すという方法でセミナー室を計算してる・懇親会は別の金額でとは考えていない，普通の夕食と同じで計算・ついたての料金も入っていない・ついたては机と同じとみなされているかも？・前年度繰越金はどこのデータから持ってくるのか？・積み立てではなかった気がする・一昨年の決算データと前年度のデータの繰越金が一致していない・見間違え？・50075円と50062円のデータがあるどちらが本当？・宿泊費を変えられると値段が一気に上がる・八王子は金額的に高くなるため現実的ではないかも？・八王子は部屋が狭いためいつもより使いづらいかも・八王子の大学院セミナー室は田代先生から狭いよねと言われてる・県活のディスカッションに使った部屋が130人規模ぐらい・最初に使ってた部屋が80人・2日目とかの部屋のが安い・八王子は高いからもう諦めてもいいのでは？・県活の値上がりは消費税増税のためしょうがない部分がある・無理に八王子を選ぶと不満がでるかも・新幹線だと八王子はアクセスが悪いかも・高くてもいいなら八王子はいいところ・八王子を取るなら12月より前に取らないと取れない・毎年継続的に使ってる団体が多いため8・9月は埋まるのが早い・18ヶ月前から予約ができる（加入団体？）・一般でも一年以上前から予約ができる・県活の予約は？半年前からだから最終手段として取っておいてもいい・7ヶ月前の10日〜あたりぐらいに予約 2月頃・2月までは他のことを決める・全体スケジュールのチェック・テーマから企画を決めるの？どちらでもいいと思ってる（山田）・前年度のテーマは？あまり覚えてない，ふぁっとしたイメージで交流・CFPにはどういうことをやるかという事実しか書かれていない・2012には特に何も書いてない・毎年テーマに関してはあんまりよくわからない感じ・人脈の形成がどういう範囲なのかで企画の内容が変わるのでは？・来年新しく思い切ったことをしたいのでなければがっちり決めなくてもいい・企画を考えてからテーマを後付けでもいいかも・年明け以降は企画を考えていく・次回への課題はなし・次回ミーティングは1月の下旬ぐらいを予定・企画について話し合い・全員集まる必要はないかも？集まれる人でやる

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第4回(12月10日20時)

2013-12-11T09:50:51+09:00

*第4回ネットミーティング(2013年12月10日(火) 20:00～) **【議題】・候補地の選定・開催日時の絞り込み **【本日の決定事項】・会場の優先順位 1.八王子セミナーハウス 2.埼玉県県民活動総合センター 3.高尾の森わくわくビレッジ・候補日開催日第一希望：9月第2週末（13, 14, 15 とする・交渉時に微調整あり）開催日第二希望：9月第3週末（20, 21, 22 とする・交渉時に微調整あり） **【課題】・代表の課題年間のざっとのスケジュールを立てる過去数年のを参考に・全員の課題去年一昨年あたりのスケジュールを見てざっくり何をやるか把握しておく・去年一昨年のを参考に参加費の収入と宿泊費用等の支出の概算を出す（池上さん）・HPの準備（久保くん） **【議事メモ】・前回のおさらい候補地を選定開催日の候補の絞り込み・開催日時の決定・学会のある日を前回の課題に【候補地の選定】・合宿開催地の投票結果 Dropbox → [[VIP2014]]共有フォルダ → 02_課題 → VIP2014第4回ミーティング → VIP2014候補地アンケート結果.png ・埼玉県県民活動総合センターと八王子セミナーハウスが同率・八王子セミナーハウスに問い合わせをする問い合わせて不都合があれば，県活・県活は抽選があるため多少ゆっくりでも大丈夫かも・高尾の森も候補に? ・開催日によってはとれない可能性がある・県活がだめだった場合は，高尾の森は間に合わないかも・県活じゃない方がいいなら高尾の森をあたればいい(田代先生) ・どこもとれなかったら筑波研修センターという恐ろしい場所に・会場の優先順位としては， 1.八王子セミナーハウス 2.埼玉県県民活動総合センター 3.高尾の森わくわくビレッジ・高雄の森の予約状況宿泊施設の空きがほぼ埋まっている 3日間空いている組み合わせがない 21,22,23日ならもしかしたらという程度の空き状況・キャンセル料がかからないなら予約だけしてみるといいかも部屋数も聞かないと分からない・八王子は9月の予約状況はまだ載っていません・県活にした場合値段が上がる・他の施設も消費税の増税により値上がりが多い・研修センターやなんとか自然の家とかじゃないと値段を安く押さえるのは難しい・県活にするとご飯も問題は必ず出る・八王子のご飯がおいしいのは保証(菅野) ・八王子は施設の利用料が高い・お金がどれぐらいかかるかの概算と収入の概算を出す Dropbox → VIP2014共有フォルダ → 00_過去資料 → [[VIP2013]] → 40_会計内に各種資料あり 03_再試算_2013-05 → 2013-05-14-試算案2.xlsxが分かりやすいかも(舜) ・前にまとめた物は八王子と県活の改定後の値段にしてある・高尾の森は値段が変わる等について何も書いてないので現在の値段で書いてある・池上さん → 去年のを参考に参加費の収入と支出の概算を出す県活と八王子・仮予約はどうするのか？とりあえず問い合わせをして確認八王子にまず問い合わせを【開催日時の絞り込み】・それぞれの大学で予想される参加しそうな学会愛工大東海支部 FIT 研究室合宿は院生が日程を決めるためVIPとは別に出来る広島大先生から参加するかもしれないリストをもらった VIPに参加するのは4年生から2人ぐらいのため参加する学会はあまりない M1以上が学会に参加する日本畜産学会にでるかも→池上さん PRMUは研究会みたいな感じ？ ECCV　書き間違えあるかも　9/6から?参加はあまりないかもこの時期に学会に行ってる人はあまりいないかもお茶の水情報可視化研究室合同合宿には出るかも例年通りなら9/17,18でやると思う三年生合宿に4年生がついていくかもしれないが先生からかけあってくれるかも情報可視化と三年合宿が4年も参加 SIGMUSは菅野さんが出るかもバイオ情報学研究会とIEEEは私たちの学年では出る人がいないエンターテイメントコンピューティングはM1以上で出る人がいるかも岩手県立 VIPには基本全員参加 FITに出る人がいるかも?という程度豊橋技科照明学会は来年やる人がいないかもしれない・学会以外では院試を気にする必要あり？・過去に院試にかぶった大学もある・ソサエティ大会はVIPに来る人は出ないかも？・ソサエティ大会は考えなくてもいいかも・13,14,15がいい？・連休にかぶせるとお金がかかる・私立の授業開始日が9月の中旬から・候補日を３つぐらいに絞る 12.13.14 13.14.15 19.20.21 20.21.22 21.22.23 ・社会人の人を呼びたいなら土日を含めるといい考え方は学生主体のため土日を必ず挟まなければいけないというのはない OBの人たちは懐かしい等もあり手伝ってくれるけど社会人主体にする必要はない・社会人セッションは受けがよかったため出来ればやりたい・お茶大の合宿は八王子のため場所や時間は問題ないかも？・第2週か第3週かどちらを優先するかの順位は決めた方がいい第2週だと授業が始まってない可能性が高いため第2週のがいい・東京電機大学　授業開始が16日かららしい・候補日は第2週開催日第一希望：9月第2週末（13, 14, 15 とする・交渉時に微調整あり）開催日第二希望：9月第3週末（20, 21, 22 とする・交渉時に微調整あり）その周辺でずらせる余裕を持たせる・八王子セミナーを宿泊の第一希望とし開催日は以下の通り・菅野さんが一度問い合わせてその都度メーリス等で流す・参加費の値上がりは避けられない？・最初の頃は参加費１万円きっかりで開催してた・県活で1万2000円で開催したこともある・概算を出してみてそこから参加費を上げるかどうか考える県活と八王子それぞれの人数との概算・概算は次回までに・ホームページはどうするのか？去年は４月の頭に公開してた去年は遅い方・とりあえずスペースを作って最低限の情報をのせて後で徐々に変えていく・HPのスペースは豊橋で借りてやることになるかも？・公開の時期は？早めに形だけ作っておくといいかも 2月ぐらい？・公開は年度内？・4月の頭公開にしてそれまでに準備出来る物はしておく・HPのデザインはその年その年で変えてる・デザインの五味さんに？・代表の課題年間のざっとのスケジュールを立てる過去数年のを参考に・各係のスケジュールもざっと立ててみる・全員の課題去年一昨年あたりのスケジュールを見てざっくり何をやるか把握しておく・次回のミーティングは1月？・次回に知りたいのは宿の問い合わせ結果・しばらくの間はメールベースでの打ち合わせをする? ・メーリングリストやDropboxをフル活用して情報の共有を！・情報がたまってきたらスカイプでのミーティングを・次回ミーティングの内容は？宿が決まったら宿の話 CFPも次回？テーマの洗い出し・長期間ミーティングを開催しないのであればそれぞれのスケジュールをたて共有するといいかも・Dropbox → 過去資料 → VIP2013 → 110_引き継ぎ資料 → 各係年間日程それぞれの係がどれぐらいの時期にどんなことをやったかがわかる・Dropbox → 過去資料 → VIP2013 → 60_タスクこちらは事前にこの時期にこういうことをやりたいねという計画のため，かなりずれる・みんなから意見をつのって吸い上げるべきことをざっくりと考えておく・広報の仕事参加研究室を調べるそれぞれの研究室の院試を調べないとまずい？院試があるところは途中参加もあった常連校の院試がかぶったらまずい新規参入はかぶってもまあ大丈夫？

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第3回(11月25日20時)

2013-11-29T12:21:54+09:00

*第3回ネットミーティング(2013年11月25日(月) 20:00～) **【議題】・合宿候補地の決定・開催の日付決め **【本日の決定事項】 **【課題】・自分の研究室が出る学会を調べてくる。 **【議事メモ】 1 合宿候補地の決定 wiki にあった候補地は Excel にまとめて Dropbox 第3回課題にある。 (消費税に伴って金額が変わる情報が出ている施設は新しい方の値段) ・国立オリンピック記念青少年総合センター(東京都) 体育館とかある。一応きれい。お酒はだめ。オリンピックのときとか災害の避難時に使われる。・国立女性教育会館(埼玉県) 評判はあまりよくない。男尊女卑の逆。男子のお風呂とかひどい。 6:00PMから空調切れる。施設的には問題ないし、グラウンドもある。さわげる。・筑波研修センター(茨城県) 前に「もうここはやめよう!」ってなったとこ。元々学生寮。牢獄みたい。安いけど、毎回同じ食事。人がいないから夜は騒げる。最終候補としてならありかも... ・埼玉県県民活動総合センター(埼玉県) なんだかんだ最強。半年前くらいに抽選。余裕があるので候補として残しておくのはあり。施設費は変わらない。宿泊代があがってる。・国立中央青少年交流の家(静岡県) アクセスが厳しい。飲酒ができない。自炊ができる。食事代がやすい。テニスやナイトハイクなどなど。アウトドアなこと出来る。ちょっとお堅い合宿になっちゃうかも。埋まるのがちょっと早い。・水海道あすなろの里(茨城県) パーテーションはレンタル屋さんに借りる。青少年系列なので、飲み会は無理そうかも。夏休みは無休だけど、9月は夏休み扱いではないのかも。・阿字ケ浦クラブ(茨城県) 2泊だと12000円くらいかかってしまう。海を臨めるテラス☆ コンビニ近い。プロジェクターとかは調べないとわからない。・こころ宿 NAGOMI(栃木県) 研修室せまそう。アクセスが良くない。宿泊するなら施設利用費半額。・せせらぎの宿「ごかばし」(埼玉県) 送迎あるっぽい。・国立赤城青少年交流の家(群馬県) 宿泊すると施設費が無料。前橋はアクセス良くない。・高尾の森わくわくビレッジ(東京都) 施設はきれい。 BBQとかキャンプできる。ハイキング(?)とかできそう。 9月くらいにとるなら平日。すでに埋まりかけてる。社会人や外部の方を呼ぶなら休日の方がいい。院試も気をつける。 22歳以下がお得!施設費が安くなる。 12人部屋とかは飲み会場に良いかも。お風呂やプロジェクター等に費用がかかる。・八王子セミナーハウス(東京都) 以前使ってみたけどよかった。費用は登録してる大学、してない大学の料金の総額でわるとか。去年は間に合わなくてとれなかった。バス・トイレ付き。施設はゆったり使える。宿泊代はお高め。セミナーやる場所も高い。逐一返すとか。丸一日とかは借りれない。講堂は20時間ちょっと使っても1人1000円いかないくらい。ネット環境ある。グラウンドや体育館はない。レクが限られるかも。ゴミの回収もしてくれる。花火できる。BBQもできそう。今の段階で埋まりかけ。申告した人数の料金とられたら困る。要交渉。・アイプラザ一宮(愛知県) 安い。移動で半日以上かかるのはちょっと。岩手から遠くなる、交通費が心配。 54人までという人数制限がネック。新規枠が減る。 <全体を通して> 規模が大きすぎてもきつい。でも、施設を占領できた方が、他のお客さんがいなく楽。青年の家系は規則厳しい。(飲酒、起床時間、etc...) <上記以外にあがった施設(wiki&飛び入り参加)> ・湘南国際村センター高い・山梨県立八ヶ岳少年自然の家飲酒禁止宿泊だと施設無料かも? 宿泊費安すぎる。・エバーグリーン富士ちょっと高め・東照館露天風呂、遊技場あり。宿泊代が少し高い。無線 LAN あり。・静岡市井川少年自然の家アクセス良し。最寄り駅が静岡駅。(新幹線とまる!) ・YMCA 会議室系が高い。・候補地アンケートをとる。1 人 3 票。宿泊係が作る。 2 開催の日付決め FIT2014(電子情報通信学会):9/3(水)~9/5(金) ソサエティ大会(電子情報通信学会):9/23(火)~9/26(金) 安全性研究会(SSS) (電子情報通信学会):9/26(金) 電気関係学会東海支部連合大会:9/8(月)~9/9(火) 日本音響学会主催の学会(すごい特殊なので、たぶん誰も出ない) ソサエティ大会も近年は出る人はいない。・あえて日をだぶらせて出張費浮かすのもあり。・9月頭にやった年もある。・私立は9月頭から授業。・OB の方や外部を呼ぶ企画があるなら考慮すべきだが、ないならあんまり考慮しなくていい。・でもお酒とかは OB の方や先生方が買ってきてくださる。博士の人は国際学会に出た方がいいからあんまり来てくれない。 <候補日> 12,13,14(金,土,日) 13,14,15(土,日,祝) 14,15,16(日,祝,火) 19,20,21(金,土,日) 20,21,22(土,日,月) 21,22,23(日,月,祝) 26,27,28(金,土,日) 27,28,29(土,日,月) ・候補日を 3 つくらいにしぼって、とれた宿で決定。 ○●次回のミーティング●○ 課題:自分の研究室が出る学会を調べてくる。日時:12 月の上旬。(9 日~13 日)

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第2回(11月12日20時)

2013-11-13T13:47:14+09:00

*第2回ネットミーティング(2013年11月12日(月) 20:00～) **【議題】・担当決め・残しておきたいことのおさらい・企画・テーマの話し合い **【本日の決定事項】・担当 →宿泊施設：菅野 →CFP：五味 →Web・予稿管理：久保 →会計：池上 →広報：荒井 **【課題】・宿泊施設を1人1つ以上上げてくる・施設を決める際の優先順位アクセスが良好収容人数が80名以上ある施設の設備安い(参加費、最高15000円).. **【議事メモ】・改善したいところについては別の企画をしてもいいと思う（山田）・本日の内容担当決め残しておきたいところのおさらい企画テーマの話し合い【どの担当がしたいか】・宿泊施設の担当は予約まで？はい．とれたら予約までしたい候補地を考えて議論したい・宿泊施設決めただけでは中の設備はわからないのでは？新しい場所を取るなら見に行った方がいい候補だけ上げて近い人が見に行く・宿泊施設を決めるのはまず担当の人そのあと宿泊施設に近い人がチェックしにいく・関東圏の方が参加者は多い人数だけなら・場所は新幹線で行けるところ巡回バス等が走っていたため県活はいいところだった・設備や会場の広さや値段とかも見ないといけない・来年度は県活値段上がるため変えてもいいかも？変えるにしても関東圏が最有力・宿泊施設担当　→　菅野さん・CFPはポスター　call for paper ・ポスターを作ったことがある人，経験のある人がいい・CFPのpostに過去のやつもある参考程度に過去資料→[[VIP2012]]→CFP→post ・CFP・ウェブ担当　→　五味さん・みんなで提案して形にするのを担当の人で・担当決めの項目は9つある．運営メンバーは8人うすうす気付いていた，一人かぶる 2013年は2つ役割を持っていた人普通にいた仕事が継続的でないものは二つ出来る？・会計は振込が始まってからがめんどくさい・集まったお金がこんだけあるとか集まったあと手元の計算をしてなど・決算なども・メールは必要によっては送るかも・施設と宿泊って一緒？はい．ついでに食事も・広報とは？研究室へのメール・参加者への案内・先生とか画像電子学会の人へのメール宿泊施設についての連絡も CFPとか完成したら置かしてくださいと等のメールを学会に送ったりなど・企画によっては1人2つぐらいの気持ちで・この係とこの係は一緒の大学のがいいってのはあった？まあまあまあまあまあって感じ？インターンなどで連絡とれなくなったりしたため，反応が早ければ大丈夫・来年の5月から7月留学がある　→　菅野さん 63日間ぐらい？ 5月ぐらいは特に施設関係にはやることはない・7月ぐらいには宿泊施設が決まってないと80人の予約は厳しいのでは？施設によるのでなんとも言えない・学生が参加表明する期日は？ 7月末日ぐらいまでだった気がする・忙しい担当は？ウェブ関係はごたごたしてた参加の登録フォーム作ったり参加の登録フォームの後は予稿集の投稿フォーム作ったり．・参加フォームは毎年続いてるやつはないの？そんなのあるの？！（舜）・2012と2011は同じのを使ったと聞いた技科大で作ったやつをそのまま使った・Webページを誰がやるかによって変わってくる・担当決めの項目は分けたり一緒にしてもいい？好きにしていい・予稿とWebは同じのがいい一緒にしよう・配布資料についてはいま決める必要はない・予稿管理とWebを一緒にする・予稿の中身の確認は？ファイルを開けるかの確認のみリンクがずれてた等あったため読まないけど開くことはした・2012の予稿集の場所 Dropbox　過去資料→VIP2012→配布資料 vip2012public.pdf vip2012予稿集.pdf ・Webページ・予稿管理担当　→　久保くん・Webに使うイラストとかは追々みんなで・配布資料はどっかと一緒にするの？今はあとで決めればいいのでは？・広報も後で決める？広報大変そうだから早く決めたらいいのでは？・広報担当　→　荒井・Dropboxに2013年研究室候補リストがある [[運営ノート]]にもリストがあるそれから＋したり編集したりするとちゃんと人数が集めれるかも？・会計担当　→　池上【残しておきたいところのおさらい】・レジェメに上げたもの以外に残しておきたいものとかありますか？逆に変える方の話をした方がやりやすいのでは？そっちの方がいいかと・前回の企画がベース・なくていいとか変えた方がいいのの話し合い・アンケートの傾向からグループディスカッションはあまり評価がよくなかった・グループディスカッションとかはなくしてもいい？好きにしてください（舜）・グループディスカッションがいまいちなのはどういう意味で？時間が短いとかアンケートのコメントのまとめがある Dropbox　過去資料→vip2013→08_アンケート vip2013_アンケート集計結果.pdf グループディスカッションをするということ自体への否定はなかった時間が短いや中間発表がいらない・グループディスカッションを無理のこす必要がなく，グループディスカッションに代わる別の企画があればそれと同列に扱って企画を決める【改善したいところ】・ムービーセッションは別の物にしたい（山田）・Sカイザー並みのものが集まるのか？たぶん無理・身内ネタのムービーはあまりよくないのでは？知らない人にはネタが分からないため微妙・休憩時間に何か食い込む感じのことをやりたいムービーセッションは気分転換によかった・気分転換にいいものがあれば，ムービーセッションじゃなくてもいいリラックスできる企画を・社会人セッションはつらい（舜）覚悟しろよ！・社会人セッションのアポは全部一人でやった（舜）・ムービーと社会人セッションをやりたいと言ったのは舜さん・ポスターセッションの時間調節ポスターセッションが長い休憩がほしい・2013のポスターセッションの時間配分になった流れ前回のポスターセッションが1時間で1セッション同一セッション内で聞きに行きたいポスターがあったが，聞きにいくことができなかったという意見があったそのため，前半後半45分にしてポスターは貼りっぱなしにすることで見れるように配慮した場所が狭かったとかは場所や人数の偏りの問題・90分のセッションはよかったがセッションの間の休憩時間が短かった・自分と研究分野がかぶってないので知識的についていけないものが大変だった・ポスターはどうにもできないんじゃないかなぁ（舜）・椅子を使うとか広い場所でたくさんやるとか休憩の時間を入れるとかで改善できるかも・椅子をもってセッションできないの？出来るとは思う見る場所が狭くなる等問題あり？・場所によっては広い部屋が借りることができる・後半のポスターセッションはだれるっていう感想があった・セッション数を減らして時間を延ばす？・施設や合宿をどういう風にしたいかというのを先に決めないと企画の中身が決めれない企画の話になると場所に依存してしまうため・アワードについて・残していいのでは？残しておきたいが分かりにくい等の意見があった・事前にHP等で予告しておけばもっと分かりやすかった・事前に説明があると分かりやすかったもっと分かりやすい感じにできないかなという意見は前回のミーティングでもあった・一括で集めて後で配布だとめんどくさい？過去に集めて配布したこともある大変だったっぽい？・過去のVIPの報告論文があるからみたらどう？と神さんからいままでのイベントがどういう経緯で出てきたのか，その反省はどうだったか・論文の場所過去資料→vip2012→報告論文・アンケートにはオーディエンスは必要だったのかという意見があった質問を書いてる時間がもったいない，質問したけど書いてない等の意見があった書く場所がほしかったポートフォリオやクリップボードがあると書きやすい・オーディエンスは質疑を活発にできたらいいなって言う企画・クリップボード等の用意が難しいなら事前に参加者にもってきてねというアナウンスが必要になる・発表者が質問をメモしきれないときに役にたつ・アンケートの集計結果を見ると研究の議論とか促進剤として役にたったかという質問に対する回答が役に立ったという人が多かった・ネットで出来るといい QRコードを読み取らせてやるとか Twitterのハッシュタグ発表内容がクローズな物もあるためTwitterではまずいクローズにつぶやける何かがあるといい LINEに書き込むとか？・何にするかは別にして討論があとから飛ばせる物があるといい書くのはめんどくさいスマホとかパソコンとかのがしゅっとできる・なるべく負担の少ない形で・企画について・企画については出せば出すほどいい・五味レクリエーションの名刺交換はすごくよかったそれは残していきたいグループディスカッションが結構たのしかった体動かす系も面白そう松葉杖ついてた人もいたので体動かす系はその人が楽しめないから微妙合宿中のアルバムを作ってもらってそれを披露する合宿期間中で見つけたものに関しての話し合って議論するとかというのも面白いかなと思う何かを見つけて話あうってのは面白いと思ったカジュアルな感じの議論でいい身近で新しい研究について話すことも楽しいもっとフランクな感じでいろいろ話せると楽しいグループディスカッションは今年に近い形で残したい企画の内容をもっと変えたい・山田体動かす系のレクをやりたい体の不自由な人は参加が難しい運動系はポスターセッションが終わった後にやりたい参加人数は全員か参加希望を募るのかは決めていない体動かす系を考えるとなると施設依存になるありかなしかで考えるのか？案としておいとく施設決めるときに体育館があるかないかに影響するのでは？・小西交流が大きなテーマになる懇親会で席が固定になってしまっていたのでもっと自由に交流したい立食パーティーみたいな感じ立食にすると大学でかたまっちゃう可能性もあるレクの班等を大学分ける等工夫をするといい懇親会のご飯をなんとかしたいお金を出せばよくはなる立食形式は施設に依存する可能性がある？・久保レクリエーションでは共通の話題がないとつらいと感じた簡単なゲーム机の周りでできるゲームがあるといい緊張がほぐれるといいポスターセッションでは広い部屋で発表人数を増やすと時間を短縮できる．全部を見ることは出来なくなるかも全部見切れないかも？グループディスカッションの時間が足りない時間を増やせば解決できそうだが，与えられた時間でやったら就活にも役立つかも懇親会立食形式疲れた時用に椅子を用意しておくといい企画を決めるにあたって神さんから読めとのこと自分マトリックスは共通の話題がないとつらい自分の話題に引っかかるとおおっってなる自分をどこまで出していいかわからない他己紹介の方が他の人のことを知れていいかも他己紹介って何やるの？最初にペアを組んで自己紹介をやり，それをまた別の人にするレクリエーションの例：http://matome.naver.jp/odai/2133925527961791701 日本アイスブレイク協会とかある？人数の規模によってゲームがいろいろある・中屋敷テーマは他大学の人と友達になろう！休憩時間とかは大学で固まってしまうため休憩時間も上手く使って交流出来るといい体を使って交流，新しいことをしたい１日目・２日目の終わりあたりにグループを作ってそこでまた何か交流するのをやってみたい楽しそう・荒井時間配分を変えたいアイスブレイクをもっと長くやりたいポスターセッションでの意見交換が一番大事だと思っていた仲良くなったなと思ったのが２日目だったため，１日目から仲良くなれてたらもっとポスターセッションで会話できたと思うスポーツとかやるなら１日目の早いうちのがいい懇親会の席を移動出来るようにしたい立食形式にしたい人が割と多いテーブルごとにチームを組むことを出来なくなるけど別の形で何かをする・池上テーマは友達作りをしたいせっかく学生主体なのでもっとフランクな感じのことをやりたい．学生だから出来ることをしたいグループディスカッションのテーマが難しすぎたり簡単だった等の意見があったメンバーによって議論の活発さに違いがあったディスカッションをするなら面白そうなテーマなら盛り上がる遊ぶっていう目的でやるのかみんなで意見交換をするのか，企画ごとに目的を明確にしてやりたい最初でもメンバーによってしゃべりにくい等あるためどんな人でも楽しめるゲームみたいなのがあるといいあまりしゃべらない人でもしゃべれるような企画をしたい・菅野グループディスカッションの時間が少なかった議論のテーマによって時間が長い短いの印象が変わる情報系にこだわらず既存の商品のCMを考えるや，映画のPRを考える等でもいいかなと思う自分の研究分野ではない研究だと積極的な議論ができなかったという意見があった積極的な議論が出来るようにもっと交流する工夫があるといいと思う・施設による企画の優先順位を決める・施設の候補を何日までに決めればいいのか次回のミーティングまでにまたdoodleで日程確認します・みんなで何個か候補を持ち寄る・地域はどこ？関東圏がいい東京の近く愛知から東京の間・関東エリア新幹線が止まるところの県・お風呂で懇親会すればいいじゃん！（舜）・お風呂結構重要な要素だと思う・今年の参加費の内訳ってありますか？過去資料→vip2013→40_会計→2013_決算内訳がいろいろ書かれてる・県活は今年値上がりします・料理は分からないから運レビューとか見れるといいなぁ・参加費の上限は決めておいた方がいい高ければ高いほど参加する人は少なくなる上限で15000円ぐらいが妥当？・施設を１人１つほど調べてくる地域とか分けずにそれぞれ好きなように調べる・通信設備があるかや冷蔵庫があるかも優先順位に入るかも？・運営ノートに書いてあるのとは別に調べるの？運営ノートに書いてあること自体古いデータのため，自分で調べる・ポスターのつい立てにもお金がかかっている．体育館等を使いたい場合余分にお金がかかるかも備品購入にもお金がかかる・残々高は使い切ることを考えない方がいい・ゲリラ飲み会はOBの人たちから少しお金を出してもらってる．後援団体からはお金は出ない・後援団体がやってくれることはHPで広報としてVIPのリンクを貼ったり，CFPを置いてもらう等・去年の招待講演はCGアーツ協会にやってもらった・画像電子学会からは領収書を出してもらった・今年の日程は社会人セッションの人たちに配慮して土日月にした・施設を決める際の優先順位お風呂が大きいところ部屋にシャワーがあるといい？（優先順位低め）値段（上限15000円）新幹線が止まるところ大きめなセミナー室がある収容人数80人以上アクセスが良好収容人数が80名以上ある施設の設備安い(参加費、最高15000円).. ・早稲田の院試今年は筆記が7/14 面接が7/22

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第1回(10月28日10時)

2013-10-29T01:17:33+09:00

*第1回ネットミーティング(2013年10月28日(月) 10:00～) 予定が不安定なため、ミーティングの定例化はなしにします。連絡手段, 共有手段は第二回レジュメ参照。 **【議題】・[[VIP2013]]の振り返り・来年に残しておきたいこと・改善したいこと・合宿の企画・テーマ・合宿の開催地 <日時> **【本日の決定事項】 **【課題】・担当決め・残しておきたいところのおさらい・企画・テーマの話し合い **【議事メモ】・VIP2013の振り返り　・みんなのPDFをざっとおさらい　・以下はそれぞれのPDFについての意見や書いてないこと、もしくは補足(いなかった人のも話し合ってます) 　　<久保>アンケートをもっと見やすくまとめた方が良い。　　<中屋敷>懇親会で動きやすいように立食とかしてみては。VIP に来させられた感をなくしたい。(学校によってはほぼ強制) 　　<菅野>他の合宿のの時にどんな感じだったのかききたい。(名刺交換とか) 　　<新井>VIP award はもっとわかりやすいシステムに変えた方がいいかも。(書いてその場で渡すとか?) ・来年に残しておきたいこと・改善したいこと　・雰囲気をガラッと変える or ほとんど引き継ぐか... 　　→引き継いでいこう。　<残したいところ> 　・名刺交換とか残したい。　・名札の色分け　・最初のレクリエーション。アイスブレイク的な感じに。　・社会人セッション。　・大学がばらばらの部屋割り。　・夜の飲み会。寝たい人のための対策はとる。　<改善したいところ> 　・ムービーセッション。息抜きに良かったけど、もうネタが... 　・ポスターセッションの時間調節。　・グループディスカッションでなくても、グループワークとかやりたい。　・ VIP award 　　　・システムがわかりにくかった。　　　・クリップボード(?)みたいなヤツとか持って行ってなくて書きにくかった。　　　・投票袋を発言者の前ではなく、部屋の前の方とかにまとめて置くと便利かも。・合宿の企画・テーマ　・スポーツレクとか良いと思う。ドッジボールとか。　・「セッション → レク → お風呂 → 飲み」の流れはベスト。・合宿の開催地 <日時> 　・院試や学会にかぶらないように。以下は院試の日程。学会は今後確認する。 →愛工大:7 月下旬 →岩手 :7 月中旬~下旬 →豊橋 :8 月下旬 →広島 :8 月下旬(推薦はもっと早めにあります) 　<場所> 　・埼玉の中では県活は良いところ。　・みんな東京は経由してくる。　・お金ないところ(例えば広島(?))に優先して場所を近づけるとか。　・愛知だと新幹線で名古屋まで行けるから楽。　・車で行く人は早朝出発でしんどい。　　<人数> 　・施設の部屋の大きさに対して人が多かったが、部屋が大きくなるならあの人数で良いと思う。　・80 人をめどに施設をとる。　　<予算> 　・参加費が値上がりすると人が減るかも... 　・そもそも施設以外の話でも、まず担当を決めた方が話を進めやすいのでは? 　・担当を決める → その人が反省をまとまる → 次のミーティングで話すという流れがやりやすい気がする。・次回の内容　・担当決め　・残しておきたいところのおさらい　・企画・テーマの話し合い・今回と同様にDropboxで共有する。・日程決めは doodle(?)をまた使おうと思います。・次は 11 月の中ごろ(11 日~17 日)を目安に決める予定です。今回は人数が少なかったために、決めかねる内容がたくさんありました。なので、今回は[[決定事項]]が少なくなっています。ごめんなさい。

VIP2014/議事録/ネットミーティング/第0回(10月15日20時)

2013-10-15T22:53:23+09:00

*第0回ネットミーティング(2013年10月15日(火) 20:00～) **【議題】・運営委員の確認・紹介・おおまかな一年間の流れ・想定される仕事とその内容・担当決め・連絡手段・共有方法の決定 **【本日の決定事項】・副代表・議事録の決定 →副代表：中屋敷 →議事録：小西・共有方法の決定 →Dropbox **【課題】・次回までの課題 →良かった点 →悪かった点 →身になったこと →2014はどんな合宿にしたいか →以上4点を挙げて次回ミーティングで話し合い **【議事メモ】・Windows・Mac両pcで見れるようにフォーマットには気をつけて・運営委員の所属等の確認 →間違いはありませんか？・スカイプそれぞれ連絡先追加しましたか？・前年度運営委員工藤さんは宿泊施設担当だったので登録すると便利？です・舜さんはアドバイザーとして参加 →連絡や相談等あればどうぞ・運営事務局として田代先生が入っています・お茶大の伊藤先生が画像・電子学会の運営委員会の講演の連絡窓口・基本的には舜さんと田代先生がアドバイスをくれる・伊藤先生は何か決まったら報告をするように・例年の流れ →ざっくりとこんな感じでここ数年は運営されています・CFPの候補案の列挙とは？ →デザインを決める →内容は毎年大体一緒になる・施設の予約は1年前にするところもあるから早く決めること？・施設の決定は今年中にするといいかも？・[[VIP2013]]のテーマは？ →後付けになってしまったがテーマは「交流」・CFPのすばらしいピクトグラムはそれぞれ以下の意味 →知る　伝える　得る　交わる　繋げる →step1　出会う(人，VIP 　　 VIPを知る，人に会う →step2　伝える(研究，自分　発表，ディスカッション？ →step3　得る(意見，知識　チャンスっぽいやつ、ひらめく感じ →step4　交わる(会話，　　　ピクトさん、どさくさでジョッキ持つ →step5　繋げる(成長，輪　　人の輪，でっかくなる？・毎年交流を目的にセッション系が多い？ →基本的には交流系が多い →過去には「きっかけはVIP」見たいなテーマも？ →研究の発表方法は基本ポスターセッション・グループディスカッションはその年の運営委員が好きに決めていい・プログラミングの制作をした時も？（2011年） →プログラミング徹夜組も出たらしい・2012年では好きな映画をグループで紹介しよう（グループディスカッション） →演劇みたいになってしまった →上半身裸で踊りだす人がいた？ →ウォーターボーイズの紹介のために裸に？ →寸劇みたいになったからもうちょっと技術的なものがほしかった・基本的には何をやってもOK ・募集人数より応募人数がかなり少なくなってしまった場合は？ →キャンセルはお金がかかるためキャンセル料とかも調べておくといい →けんかつは特にキャンセルに関するペナルティはない →増えた場合は部屋がとれない場合あり？・部屋は募集人数マックスまで押さえておくといいかも →けんかつ以外で決めていても人数でだめになる場合がある？・2013行きたかった合宿会場 →http://www.nwec.jp/ →http://www.seminarhouse.or.jp/ →人数と場所で使えなかった →部屋があいてないなど →予約とれなかった？ →予約されててとれなかったなど・副代表と議事録の決定・副代表の仕事は？ →代表のサポート →心の支えも →代表をいじめない。 →ミーティングの盛り上げ役？ →特に何かをしなければいけないとかはなかった代表の相談に乗ってくれるなど時々、裏でいじめておく。これ重要　田代先生談・代表副代表以外に連携が必要？・終了後に報告論文・発表がある →画像電子学会には領収書の発行をお願いするなど助けてもらっている →情報処理学会　グラフィックスとCAD研究会 →過去には、VIP AWARD受賞者セッションをGCADがやってくれたことがあります →企画等を論文にまとめて発表・前回の副代表の決め方 →立候補？ →てきとう？ →そこまで副代表だからという仕事はなかった →むしろ副代表らしいことは閉会式だけ →代表にムチ打てる人がいい？　田代先生談 →副代表決めは先送りしすぎていた。 →副代表存在感うすかった。・議事録と代表は連携とれるとうれしい・副代表立候補 →中屋敷くん →決定・議事録担当 →小西・Skype名前自分のところだけ表示変えることもできる・連絡手段グーグルグループメーリングリストラインメーリングリストの作り方はグーグル先生に聞くように・議事録の人ラインのログまとめれるように連絡用メールアドレスは大丈夫ですか？ →スカイプに書き込んでください・ファイルの共有方法は？ →Dropbox？ →他のストレージは？・2013では過去の遺産利用のためDropboxを使った・Dropboxが一番楽なのでは？ →Dropboxの共有を作成 →山田くんお願いします・Dropbox共有するためのアドレスはこのアドレスでOK？ →全員OK ・どんな合宿にしたいか？・2013と同じ企画をやる必要は全くない →どういう企画をやりたいかを話し合ってほしい →次回のミーティングまでの宿題・去年など例年のまとめはありますか？　それをみて考えたい・過去数年分の資料にアクセスできるようにしておくといいね　田代先生談・オリジナル企画期待　田代先生談・アンケートのまとめは？ →まだ少しまとめ切れてない部分あり →コメント等もまとめたらまた送ります・MacとWindows間をzipで送ると文字化けするためフリーの圧縮ソフトを使うといい →stuffitを使うといい？　田代先生談・今日やることは一部課題・お茶大は１月に直前発表になるかも？ →卒研がらみでごたごたはあるかも・ミーティングの日付の決め方 →去年はグーグルのdoodleで日付を決めていった →途中から定例会という形で隔週でミーティングを開催した →9月には毎週定例会をしていた・去年の反省として、定例会の方が人を集めやすいかも？・月の半ばと月の終わりにそれぞれ定例会をする　代表案 →次回は10月最後の週 →時間は夜9時ごろを予定 →夜9時は遅すぎる！　田代先生談・次回ミーティング日程は決定次第代表がメーリングリストで送信します・時間は昼にやってもいいかも？ →要相談・次回までの課題 →どんな合宿にしたいかまとめる →アイデアなどをpdfにして？ →何がやりたいかやアイデアを列挙する →それだと書きづらいのでは？ →良かったところ悪かったところを挙げたい →何をしたいかをいきなり言われても広すぎる →細かいレベルでの話をしたほうがいい →参加者目線で意見を見返すと案が出やすい？ →良かった点 →悪かった点 →身になったこと →2014はどんな合宿にしたいか →以上4点を挙げて次回ミーティングで話し合い

VIP2014/議事録

2013-10-15T22:31:43+09:00

*議事録 [[VIP2014]]運営委員によるミーティングの議事録です。 **目次 #contents(fromhere=true) **ネットミーティング #ls2(VIP2014/議事録/ネットミーティング,title,reverse) **オフラインミーティング #ls2(VIP2014/議事録/オフラインミーティング,title,reverse) **LINEミーティング #ls2(VIP2014/議事録/LINEミーティング,title,reverse)