展示係 - 第36回北海道青年祭実行委員会

展示部門を担当します。係長は魚石です。

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第１回実行委員会　展示係　協議内容

当日までの作業

１．展示スペースの確認
２．出展表の作成
３．審査用紙の作成
４．審査形式、所要時間の検討

当日の作業

１．作品受け付け
２．作品の展示
３．作品の管理
４．作品の返却
５．審査の実施

※本申込の時に、作品の形、大きさ、展示方法について調査しましょう。
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展示係報告書（岩見沢）
業務内容
1、内容別に作品リストを作成、展示スペースと備品を準備
2、作品の管理
3、賞の表示（金･銀・赤紙）と作品返却
4、出演者との連絡調整・誘導など
5、審査員控え室の時間割設定
事前準備
　　４月中旬　　会場下見。展示スペース話し合い。スペースに当初農民サロンを提示されていたが、作品の盗難を防ぐことも考えて鍵のついているメイン会場を提案。
５月中旬　　展示係独自の受付用紙の作成。（資料参照）
１、　　６月初旬　　展示物を展示するパネルなどの在庫の確認。
６月中旬　　出品表、作品返却時の引換券、係員前、当日のスケジュールの作成。
　　　　　　　　　　　審査の関係上、審査、合評時は農民サロン、その後メイン会場に作品を移動し作品を展示することに変更。変更に伴い、審査用出品表も作成。（資料参照）
６月下旬　　係員会議。当日の流れの総確認。

２、タイムスケジュールの作成
３、展示物を事前に届けてもらう（事務局との連携）
当日の流れ
1、作品の貼り出し・作品の管理・返却・後片付け
2、受付後、参加者に時間帯（合評会）を徹底的に周知
備品関係
　　セロテープ・画鋲・サインペンなど
反省点
1、展示物のみの参加だったので、審査が困難になった
2、審査に時間がかかったため、対応に困った
注意事項
１、展示物は盗難の恐れもあるので必ず鍵のついている場所での保管が必要です。保管場所から展示の会場への移動に手間がかかるので、展示と保管同時にできる場所が望ましいかと思います。その際、メイン会場から展示ブースが離れすぎると他の参加者が作品を見る機会が減るかもしれないので、できるだけメイン会場か会場の通り道近くに展示することが望ましいかと思います。
２、作品の申し込みの際、作品のサイズを提示してもらうようにしてください。後々、展示物を展示する時サイズがわからないと、パネルなどの数量を決めることができません。

３、申し込みの際、支庁団名、市町村正式名称を記入してもらうようにしてください。
４、作品の受け渡し、引渡しを円滑に行うために、展示部で独自に受付用紙、作品引換券、を作成しました。閉会式終了後、アナウンスに返却場所を流してもらうと作品受け取り者が間違いなくこられるかと思います。引換券に書いた名前の方だけのみ作品を引き渡したほうが間違いなく作品を返却できるかと思います。