外務総合引き継ぎ資料
１．はじめに
これまで、「外務」という仕事を引き継ぐにあたっての最大の問題は「統一された引き継ぎ資料が存在しない」ということだった。周知のとおり、外務の仕事は多岐にわたっており、前任者から引き継がれたノウハウがなければこなすことは不可能に近い。にもかかわらず、「わからなくなったら皆これを読めばいい」といえるような資料がなかったため、新しく外務になった人は、先任の外務が各自ばらばらに書いた資料を一つ一つ読んだり、元外務の先輩に質問したりするしかなかった。
外務経験者が必ずと言っていいほど口にする反省点が「動き出しが遅かった」ということである。前述したように外務の仕事は多く、最初のうちは仕事のイメージがわかないのは仕方がない。しかしながら、そのために毎年のように初動が遅くなってしまうのは避けねばならない。そこで、私たちは外務が仕事を始めるにあたって最初に読んで仕事内容を把握できるような資料が必要だと考えた。
この原稿はそうした目的で書き起こされた。本稿が、後進の業務のために活用されることを願う。
２．スケジュールの概略（☆：全外務共通、★：地方外務のみ）
３．ホール関係
①ホール取り
ホールの使用予約は１年前~１年半前に行われる。他団体との抽選になることも多く、ホールの抽選日によってはオケの予定がなかなか決められない事態も起こりうる。いざというとき慌てないために、考えられるあらゆる日付・ホールの組み合わせを想定しておきたい。2009年神奈川ではホール取りにことごとく失敗してしまい、ホールがなかなか確定しないという事態が起きた。最悪の事態を想定し、「許容できるホールのレベルはここまで」という基準を予め作り、それに沿ってホールのリストアップをする方がいいかも知れない。
ホールは集客のしやすさ、音響の良さなどによって優先順位をつけるが、その他にもその年の執行部の方針（ホール代を抑えるか、観客動員数優先か、など）をよく理解し、昼公演か夜公演かの選択、公演日をいつにするか等、集客計画上重要な点を考慮して選定していく。特に昼と夜の選択、公演日選定の如何によって、宣伝の方針や宣伝して効果のある年代層、客層が変わってくるので、注意が必要。（例えば、昼にすれば中学生以下の低学年の子供や年配の方々を多く呼べるが、昼間に用事があって夜は時間が空いている社会人・大学生を呼ぶことが難しくなる。）
②ホールとの打ち合わせ
本番の一ヶ月ほど前には、外務が直接ホールに出向いて打ち合わせをする。事前にステマネが用意した「当日進行表」に沿って、ひな壇の配置や楽器の搬入経路などを確認する。舞台の広さによっては工夫しないと団員を乗せられないこともあるので、下見のときにはじめて知って慌てないよう、早いうちに広さを確認し、ステマネに相談しておこう。ピアノやハープなどの特殊楽器がある場合も配置や調律の時間などを考えておく。
レセプショニストがつく場合は当日の受付や場内の打ち合わせもしなければならないので、予め受付チーフとよく話し合っておく。2009年度大阪（ザ・シンフォニーホール）では立て看板の処遇が問題になった。先生方の駐車場の確保、トラックの進入経路の確認なども忘れずに。
４．後援取り
東大オケが演奏会の度にもらっている後援というのは、あくまで「名義後援」だ。お金を出してもらう「協賛」とは違い、名前を貸してもらうことで団体の正当性をアピールする（俗っぽくというと「箔をつける」）ためのもので、実質的な利益はない。
外務経験者に訊いても、後援は多い方が役立つという人から、取りすぎても事後処理が面倒になるだけという人もいて、意見は様々だ。地方色にもよるので、各外務の判断で決めてもらうのがいいかもしれない。
①どこの後援をとるか決める
最初に、絶対とるべき後援は、開催県・開催県の教育委員会（県立高校への宣伝のため）・開催市・開催市の教育委員会（小中学校への宣伝のため）。ただし、周辺の市町村の後援は取らなくてよい。
また、マスコミ（テレビ局・ラジオ局・地元紙）、県・地域別の東大同窓会（県に同窓会がない場合は近隣の県・地域）、地元で有力な楽器店（チラシ置かせてもらう・チケット委託に便利）なども取っておくと便利。
ちなみに、例年東大オケでは全公演朝日新聞社の後援をもらうことになっているが、論調の対立しているメディアだと、朝日の名前と併記されることを渋り、断られることがあるようである。問い合わせてみなければわからないことではあるが。
②電話で問い合わせる
後援を希望する市町村・団体・企業に電話して、後援名義を申請したい旨を伝えると、必要書類・送り先等を教えてくれる。事前にダウンロードなどで手に入る資料（申請書の書き方等）に目を通し、書き方等の疑問点をまとめてから電話する。とりあえず、後援とりたい先にはどこでも、まず電話かけて聞いたほうが無難。
後援を依頼した企業に、協賛・共催をもちかけられた場合は、その場で即答せずに、話をよく聞いた上で電話を一度切り、執行部や先輩と相談してから折り返し電話すること。
③必要書類をそろえて提出
前中曲が決まり次第、郵送または持ち込みで提出する。年末、遅くとも１月第１週には済ませる。
直接持っていくと、その場で間違いや足りない部分を指摘してもらえて、良いという先輩もいるが、郵送で済ませても大丈夫。郵送時には、書類をクリアファイルに入れたり補強の厚紙を入れたりする必要はないそうだ。
必要になるものは、
- 申請書…フォーマットがダウンロードできるのが大部分。書き方については後述。
- 事業の企画書（計画書・実施要項）…引き継ぎデータにテンプレが存在。企画書を同封せよと書いてないところには、「後援依頼フォーマット」を送り状代わりに使うとよいらしい。
- 団体規約（会則）…引き継ぎデータに存在。
- 役員名簿…内務が作成。
- 予算見積…フォーマットがあるところが多い。会計にフォーマットを送り、作ってもらう。
- 団体の活動実績がわかる資料等…前年度のチラシやプログラムなど。こういう具体的な資料があったほうが、企業の後援担当の方がイメージがわきやすく、話が進みやすいが、要求されなかったら、同封しなくてよい。
- 写真…地方紙の後援をもしとるなら、宣伝用に写真かパンフがあったらよいと書いてありることも。前年のサマコンの写真（全体で演奏してるのとか）を送ればいいと思われる。
- サークル証明書みたいなもの…学生課が発行してくれる。後援取れた際に、県や市町村、団体、企業などから承諾書がもらえるところがありますが、その書類とともに「サークル証明書を提出せよ」という書類がきたら、内務に一括してとって来てもらう。
- 返信用封筒…言われた時はもちろん、言われなくても入れるのが礼儀、と某18外務。切手貼って宛名書くのを忘れずに。
- 送り状…郵送時には、あれば丁寧感が増す。
＜申請書の書き方＞
- 行事の名称：東京大学音楽部管弦楽団 サマーコンサート20○○ ○○公演
・開催日時（期日）：各公演日を書く。全日程については不要。
・代表者：総務の名前。代表者印鑑は総務のはんこ。
・団体印：内務が持っているらしい。
・実務担当者（連絡担当）：それぞれの外務の名前。
・連絡先住所（申請許可書受け取り先）：19の代は、内務と相談した結果、連絡先住所は、東大学生課内に統一することに。
・連絡先電話番号：19のときは外務個人の番号か外務携帯の番号かもめたが、来年以降は外務携帯のもので問題ないだろう。
- 連絡先FAX番号：一人暮らしでFAXない人は、実家住まいの外務に頼んで使わせてもらう。
- 連絡先メールアドレス：公演ごとにyahooかgoogleのアドレスを取得しておくと便利。
・主催者：東京大学音楽部管弦楽団。
・団員数（出演者数）：130名。
・入場料：1000円・全席自由
・予定入場者数：ホール定員の８割を書く。
④後援許可が下りる
申請してから、だいたい２～３週間で許可が出る。審査で落ちることはまずなく、申請出したところはすべて許可がもらえると思ってよいようだ。すべての公演の後援先が決まらないとチラシを刷れないので、遅れないように。１月末までにすべての後援先の許可をそろえよう。
なお、後援の許可は大抵書面で降りるが、口頭でもらえることもあるので、どういう形で後援がもらえるかを確認しておこう。また、企業に後援を依頼する場合には、チラシに載せる社名のロゴやフォント指定も詳しく聞いておく。
５．広報・販売
近郊・地方公演の場合、基本的に外務やその周辺県出身者しかチケットをさばくことができないので、様々なつてを利用して宣伝をし、チケットを一枚でも多く売っていかなければならない。地方外務の仕事の大部分はこの宣伝・販売活動で占められている。
準備は早いに越したことはない。前年度中に前任者のアドバイスをきくなどして長期的な広報計画を立てておくといいだろう。ここに書かれているのは広報活動の例に過ぎないので、これをやらなければならないということもなければ、新しいアイデアを盛り込んでも構わない。柔軟な発想であらゆる手を尽くし、頑張ってホールを満員にしてほしい。
①準備期（前年度末～3月）
この時期の活動は本格的な広報活動の準備段階といえる。県内小中高校や吹奏楽団体・アマオケの名前や連絡先をリストアップ。この時に演奏会の日程を調べ、5~7月に行う挟み込みの計画を立てておく。学校を調べるには、後援をもらっておいた教育委員会に協力をお願いするとよい。音楽団体の場合は、「Freude」や「ぶらあぼ」といったウェブサイトが役立つ。また、春休みを利用して、後々助力を仰ぐことになりそうな自分の出身高校やお世話になった音楽関係者に挨拶しておく。
また、地元の広報誌・フリーペーパーなどを調べ、広告を掲載してもらえないか問い合わせたり、地元新聞社やTV局・ラジオ局に取材依頼をしてもよいだろう。無料広告は意外と存在するし、地方のマスコミは快く取材に応じてくれることもあるので、アタックしてみる価値はある。マスコミ関係は締め切りが早いこともあるので、（3か月前など）マスコミの利用を考えているときは早めに動く。
また、この頃に編集委員と相談してチラシ・ポスター・チケットの記載事項・枚数を決定する。2009年度はポスターが枯渇する一方チラシが余りすぎるなどの問題が発生したので、こうした事態を防ぐためにも早いうちに計画を立てるのは重要だ。足りなくなったときに増刷するとそれだけ団のお金を使うことになるので、責任は大きい。また、当然だが、誤植は絶対に見逃さないよう、印刷会社に入稿するまでの時間は十分に取って、余裕をもって校正すること。2009年度の大阪のチラシでは、裏面の座席表に誤植があり、外務が対応に追われた。
②本格始動期（4~5月）
使用するホールやその近辺で行われる演奏会の挟み込みの依頼を始める。都内・近郊の団体の場合は外務自ら、またはオケの人員を派遣して挟み込みに行けるが、地方はそれが難しいのでチラシだけ送らせてもらうようお願いすることになる。挟み込みによる宣伝効果は、使うチラシの量に対して、決してパフォーマンスがいいわけではないが、クラシック音楽に興味のある層に直接訴えられ、また、相手の音楽団体にも東大オケの存在を知ってもらえるという利点もある。
また、団員名簿を探し、その地方在住の人がいれば案内状を送付する。もし宣伝協力も引き受けてもらえると、かなりの枚数をさばいてくれることもある。もちろん現役団員にも、その地域の出身だったり、知り合いがいるという人にはお願いをして協力してもらう。
地方外務は、この頃から必要に応じて何回か帰省することになる。チラシやポスターを持って行き、駅、楽器店、書店、学校、公民館などにお願いして設置する。場所によっては申請が必要だったり、お金がかかったりすることがあるので事前に調べておき、なるべくお金をかけないよう工夫する。もちろん、それ以外にも出身校、家族、友人ら自分の持っている人脈をフル活用して演奏会を周知する。
他には、その地方に存在する東大の同窓会に宣伝するのもよい。OB委託は来場率が高くないので計画的に配らなければならないが、OBの購入分は貴重な収入になりうる。地方の場合影響力があり顔の広い人もいるので、人脈がさらに広がるきっかけにもなるそうだ。
インターネットの掲示板に地道に書き込むのも案外効果はある。音楽情報サイトに情報を載せてもらうのもやっておきたい。
③追い込み期（6月~7月）
アマオケの演奏会の場合、本番の2カ月以上前から行くことを決め、チケットを買ってくれるお客様は少数派だ。故にこの時期からの広報が特に重要になってくる。宣伝に使えそうな人脈を②までの時期にある程度作ってからこの時期に入れると理想的だ。
集客が厳しそうだと判断した場合、大抵本番1か月前をめどに無料招待の案内を送付し始める。送り先は小中高校、大学オケ・吹奏楽部、学習塾、老人ホーム、地元アマオケなど。前述した教育委員会の後援は、学校のリストを作る際に役立つこともある。招待状は、普通は「一通につき５名まで」という風に上限を設けるようだが、保護者も無料招待するか、など細かい条件は集客の状態に合わせて外務の裁量で決める。
無料招待はうまくいけば来場率を大きく上げることができるが、反面席数を大幅に上回る数のチケットが出回ることになるので、ホールがあふれるリスクを抱えることになる。ホールをあふれさせるのは絶対にしてはならないのは言うまでもないが、現実問題としてばらまきなしにはホールを埋めることは難しい。一方で、無料招待の出しすぎは、お金を出してチケットを買ってくれたお客様の不興を必然的に買うことになる。例年、外務や執行部はそのあたりの兼ね合いに悩むことになる。
さしあたりの結論としては、安易にばらまきに頼るべきではないが、「一人でも多くのお客様に音楽の喜びを伝えたい」というサマコンの理念を実現するため、最後の手段として容認しうる、ということにしておきたい。
出したチケットの枚数は、「一般申し込み」「団員」「招待」などの発券形態ごとにその都度記録し、来場見込みを立てる。発券形態ごとにお客様の来場確率が異なるので、各枚数に確立をかけて足し合わせた数字が最適来客数を下回るようにしなければならない。外務としては満席にしたい気持ちはあるだろうが、当日進行（受付・場内整理など）を考慮すれば、80%台が理想的な来場率となる。
６．チケット管理
７．宿泊・交通（地方外務のみ）
８．音教
９．事後処理
その他
曲名や作曲者の表記は早いうちに統一しておくと、後援取りなどの段階で困らない。
また、団の住所入りハンコを使うと手間が省けるので、ぜひ活用するべき。
最終更新：2011年03月05日 02:16
