幹事がすること
「係」決め
- 以下のような係が必要？ 一人が複数の係、一つの係に複数人などでももちろんよい。
- 代表幹事
- 会場係
- 参加受付係 (こくちーず参加受付サイト作成、名刺作成など)
- 発表係 (こくちーず発表受付サイト作成、発表・議論スケジュール作成など)
- 懇親会係
- 文書係 (trafficonf 開催後の発表ファイルや感想ブログのとりまとめなど)
- 当日系の係は以下の通り
- 受付・会計係
- Ust係 (放送委員)
- Twitter係
- 懇親会係
- タイムキーパー
- 司会
会場確保
- 第 5 回までは梓弓さんに任せっきりだったので、毎回「係」(上記の会場係) を決めた方がいいかも。第 6 回も、水瀬さんに書類作成までお願いしてしまったので、副幹事は他の部分を重点的に。
会場確保としては自分の住んでいる市区町村の会場を使用するのが一番手っ取り早いと考えている。
(料金が市民だと安く借りられたり、予約の優先権などがあったり、場合によっては市区町村内在住者か市区町村内勤務者しか使用できない場合もあるため。我孫子市民プラザでは市内在住者と市外在住者では2倍の料金格差がある。)
また、非営利であることをはっきりさせる必要があります。(天城桜華)
参加受付サイトの作成
- (これまでは「こくちーず」を使っていましたが、当面はこれでいいでしょう)
- 「印刷版の名刺を用意してもらえる締切」として、開催 3, 4 日前を設定してた方がいいかも (前日申込や当日飛び入りでもいいのだけど)
発表受付サイトの作成
- 参加受付サイトと同様
- 当日スケジュール: 30 分くらい余分にとっておき、飛び入り発表にも対応できるようにしておいた方がいいかも。それ以外の発表は 3, 4 日前 ( 1 週間前がいいかな…) 締切がいいかも知れません。発表スケジュールを準備するのは結構大変。うまくスケジュールを組めれば、カンファレンス全体のストーリー性もよくなる！
Twitter における広報
- 第 4 回までは、幹事が twittbot で流してました。今後は、@trafficonf アカウントで twittbot で流すのがいいかも。頻度は 2 回/日程度。twittbot については石井 (@tsubasa__i) などに訊いてみてください。
- 副幹事 (?) も twittbot で流してもいいかも知れません。RT もいいんだけど、bot とは言え本人がツイートしてる形になるので、フォロワーの人が来やすいかも知れません。
会計
第 3--4 回の会計係の石井は簿記の教科書通りの現金出納帳と、資産簿を付けてます。これはメンドウかなあ…。※あとでファイルの場所 (Google Docs) を示します。忘れてたら @tsubasa__i にご連絡ください。
持っていく備品
印刷していくもの
ustream関連であった方がいいもの
- 芋回線？？ →回線契約を外したPocket WiFiがありますが、いかがなさいますか。
- WiMAX回線 →WiMAXルータを寄付しました。1dayで使用する方向で。(但し、クレジットカード必須)
その他便利なツール
会場代の振込先
ミューザ川崎
三菱東京ＵＦＪ銀行 川崎駅前支店
普通 4601011
ザイ）カワサキシブンカザイダン
振込人名は「コウツウベンキョウカイ」
懇親会場
ミューザ川崎周辺
刈谷市産業振興センター周辺
我孫子市民プラザ周辺(懇親会は海華の予定ですが、予約が出来なかった場合や二次会以降のために掲載いたします)
最終更新：2013年02月03日 07:30
