学習目安時間 約20分
世の中はスパムメールであふれていますが、電子メールの中に自分の名前が書いてあったら思わず読みたくなっちゃいますよね？でも1件1件宛名を差し込んで送信していたら大変面倒くさいことになるし、なんかいい方法ないの？
あります！
電子メールですが使うソフトはWORDです。その名も差し込み印刷といいます。電子メールなのに"印刷"とはこれいかに？ですが＾＾；OFFICEソフトは『やりたい操作』と『メニューの言葉』が一致していないため非常にわかりにくいんだと思います・・・。
STEP1 あて先を編集する。
Wikiから差し込み印刷練習用住所録.xls(
アップロードファイル表示)をダウンロードしてあて先を編集します。電子メールのあて先同じ場所でもかまいませんが実際には送信したいアドレスを入れます。もしはがきを印刷するなら住所などもフィールドを追加します。また敬称が人によって変わる場合もありますよね？そんなときは敬称のフィールドも追加しましょう。編集が終わったら保存して閉じます。
STEP2 文面を編集する
文面を編集します。面倒なのでこのページにある添付ファイル差し込み印刷の文面.doc(
アップロードファイル表示)を使っておきますか。
STEP3 いざ差し込み印刷
WORDのメニューバーから「ツール」＞「はがきと差し込み印刷」＞「差し込み印刷」をクリックします。まさかここから電子メールを送るとはおもわないですよね・・・。
STEP4 差し込み印刷をいじる
1)
この画面が出てきたら赤丸のあたりから電子メールをクリックします。黒丸がついたら真下にある『次へ：ひな形の選択』をクリックします。
2)
ひな形の選択から『現在の文章を使用』を選択し、真下にある『次へ：宛先の選択』をクリックします。
3)
宛先を選びます『既存のリストを使用』から参照をクリックして、先ほど保存したエクセルを開いてください。
こんな画面が出てきます。さっき編集したのはSheet1ですからSheet1を選択します。『それから先頭行をタイトル行として使う』にチェックをつけます。一番上の行はデータではなくてタイトルですからね。最後にOKをクリックします。
4)
ここで元のファイルから抽出したデータを確認できます。このウィンドウである条件に合致するレコード（1件1件のデータのこと）を抽出して差し込むこともできますが、今回は3件しかないのでパスしましょう。選択したらOKをクリックして作業ウィンドウの一番した『次へ：電子メールメッセージの作成』をクリックします。
5)
データを流し込みたい場所にカーソルを動かして、作業ウィンドウの『差し込みフィールドの挿入』をクリックします。
この画面ですね。そしたら挿入したいフィールドを選択し挿入をクリックします。
こんな風に<<名前>>が出てきたらOKです。これはフィールドと呼びまして、ここにデータが流し込まれます。もし元のデータで姓・名が別々のフィールドなら<<性>><<名>>というふうに連続して入力すればOKです。今回は<<名前>>だけでOKですね。フィールドの差込が完了したらまた作業ウィンドウの下『次へ：電子メール メッセージのプレビュー表示』をクリックします。
6)
フィールドにデータが流し込まれています。
矢印のところを押すと次のレコードが流し込まれた状態になります。送って都合が悪い人は『この宛先を除外』をクリックすると省くことができます。『次へ：差し込み印刷の完了』をクリックしましょう。
STEP5 いよいよ送信する。
送信します。作業ウィンドウから『電子メール』をクリックしてください。
上のウィンドウが出てきたら宛先からエクセルで編集したときの先頭行がタイトルとして表示されているので、電子メールアドレスが入力されている列（フィールド）を選択します。最後に電子メールの件名を入力し、メール形式を選んでください。フォントを変更している場合（太字にしたり色を変えたり）はHTML形式で送らないと反映されません。
もっと活用してみるなら
最終更新：2009年03月19日 15:57
