☆イベントの企画について☆
作成：中島 豊
☆このページについて☆
このページではイベントを企画してから実行するまでの流れについて説明しています。
当サークルのメンバーは、必ずサークル規約には目を通しておいてください。
上記の規約だけでは少し複雑という事で、具体的にすべき事や流れを書き連ねておきました。
イベントを企画する際にわからなくなったら、ここを参考にしてください。
規約には、ここには載っていない例外などについても記述があるので注意してください。
次期以降の総務やHP担当者はこのページを随時編集し、よりわかりやすく変えていってください。
何か疑問や相談等がある場合は、総務に問い合わせてください。
当サークルのメンバーは、必ずサークル規約には目を通しておいてください。
上記の規約だけでは少し複雑という事で、具体的にすべき事や流れを書き連ねておきました。
イベントを企画する際にわからなくなったら、ここを参考にしてください。
規約には、ここには載っていない例外などについても記述があるので注意してください。
次期以降の総務やHP担当者はこのページを随時編集し、よりわかりやすく変えていってください。
何か疑問や相談等がある場合は、総務に問い合わせてください。
☆簡単に流れをおさらい☆
１．何かしたい事を思いつく。
２．総務に相談する。
３．総務から承認された後に、さらに深く考えてイベントの要旨を企画書にまとめる。
４．10日以内に集会で他の部員に説明・プレゼンする。
５．出席部員の3分の2以上が賛成すれば可決される。
６．可決したら、事前準備や補佐任命などを行う。
７．責任者としてイベントの実施・運営を行う。
８．イベント終了後は2週間以内に事後報告を行う。
２．総務に相談する。
３．総務から承認された後に、さらに深く考えてイベントの要旨を企画書にまとめる。
４．10日以内に集会で他の部員に説明・プレゼンする。
５．出席部員の3分の2以上が賛成すれば可決される。
６．可決したら、事前準備や補佐任命などを行う。
７．責任者としてイベントの実施・運営を行う。
８．イベント終了後は2週間以内に事後報告を行う。
企画についての質問は総務にする。
総務は、会計らと相談して企画者に指示をする。
総務は部長に逐一報告する。部長の印鑑は事後報告後にもらう。
総務は、会計らと相談して企画者に指示をする。
総務は部長に逐一報告する。部長の印鑑は事後報告後にもらう。
☆Q＆Aで流れを確認（詳しめ）☆
- まず初めに何をすれば良いの？
- まず、どの様な事がしたいのかアイデアを練る。その際には、5W1Hを考えることや、皆が楽しめる or 皆のためになるなど魅力あるイベントにできるように考えると良いです。
- アイデアはあるが、どうすればいいの？
- 詳細や構想などがある程度具体的に決まれば、イベントを企画したいという事を総務に伝えます。また、同時に大まかに内容も説明します。総務から承諾されなければ企画書は書けず、サークル活動としてイベントも行えません。総務が承認するかどうかの基準は「社会通念上通用するのか」「周囲に迷惑をかけないか」など、常識的なことなのでご安心ください。またこの時に総務は、企画が提出された旨を部長に報告する必要があります。
- 総務に承認されるとどうなるの？
- イベントをサークル活動として実施しても良いと総務が判断すれば、次に企画書を書くように指示が出されます。この段階では、詳細をより具体的に詰めていく事が求められます。参加人数・日時等は多少曖昧でもかまいませんが、費用や残余金の扱いなどの会計面は事前に特にしっかりと決めておかなければなりません。それら企画に関して疑問や相談などがあれば、総務に話を持ちかけます。総務は必要に応じて他の役員などの助言を受けながら、企画者に指示を出します。
- 企画書を作成する以外には何かあるの？
- 企画書を作成する以外にも、総務に承認されてから10日以内の集会において企画について発表し、出席部員の3分の2以上の賛成を得て可決されなければなりません。ちなみに、イベント参加者は企画が可決してから改めて募ります。可決をする際の判断基準は「サークル活動として実施してよいと思うかどうか」で、「参加したいかどうか」ではありませんので注意してください。可決されると総務は企画書に印鑑を押印します。しかし、10日以内に可決されなかった場合は廃案となります。総務は、企画がどうなったのかを部長に報告する必要があります。
- 集会で可決されてからはどうするの？
- 無事に集会で可決されると、企画者はその企画に関する責任者となり、イベント実施に向け準備を行います。例えば旅行の場合では、宿泊先の手配や料金の徴収などが挙げられます。その段階で旅行プランや宿泊先等を変更しなければならない場合は、修正案を再度集会で報告する必要があります。その際には事前にきちんと総務と相談してください。企画の実施を取りやめたり停止する場合等も同様です。総務からは企画修正案を記入する書類などを必要に応じて渡します。総務や企画者は、イベント実施に関して変更や中止などがあれば部長や部員に知らせる必要があります。これらの一連の作業を終えると、晴れてイベントの実施へと移る事ができます。
- イベント実施の際には何をすればいいの？
- 企画者がそのイベントの責任者です。事前準備や事後処理、全体の進行や参加者の管理等さまざまな事をしなければなりません。しかし、すべて一人でしなければならない訳ではありません。必要に応じて補佐を任命する事ができます。しかし、補佐に責任を丸投げすることは避けてください。企画立案者として、皆が楽しめる、又は学べるように責任者としての自覚を持って頑張ってください。
- イベント実施後は何かすることあるの？
- 企画実施後2週間以内の集会において、企画者は実行した企画内容を報告する必要があります。企画書で定められた通り、企画者だけでなく参加者も報告する義務を負う場合があります。そして企画者は報告後に、報告書を総務に提出しなければなりません。報告書の用紙は総務が持っています。報告書が提出された後、総務は企画書やその他の書類をまとめて部長に渡し報告をします。そして部長の承認を受け、報告書などの書類に部長印の押印を受ける必要があります。
- その他、個人的な意見
- 事後報告同様、HP上で企画の実施について事前に対外的になんらかの告知をすることがあればよいのではないかと思います。その際には個人情報の取り扱いに注意してください。サークル外部の人がHPを見た際に「最近はこんな活動しているのか」という事がわかる程度でOKだと思います。
