用件を聞くときは、まず〈5W1H>を念頭に置き、要点をしっかり聞き取ることです。
伝言を受けるときは次の点に配慮します。
（１）伝言の内容があいまいな場合は、こちらから質問などをして内容を明らかにします。
また、さらに確認しておいたほうがよいと思われる場合は、
「申し訳ございません。あいにく佐藤は明日の午後一時は外出の予定となっております。他にご都合のよろしい日はございませんでしょうか」
などと、分かる範囲内を伝えておくと、かけ手のほうも今後の対応を判断しやすくなります。
（２）要点は必ず復唱して、確認します。
（３）相手に、自分の名前をはっきり伝えておきます。
「かしこまりました。私、営業の横川と申します。佐藤が戻りましたら～ということを確かに申し伝えます」などと責任をもって対応します。
（４）こちらからかけ直す場合は、相手の電話番号を聞きます。
「念のため、お電話番号をお聞かせいただけますか」
「伝言メモ」には時間と自分の名前を忘れずに
人材育成コンサルタント・前野岳洋
最終更新：2016年01月07日 10:07
