英文メール書式（フォーマット）編 - ビジネス英語 独学 学習術

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英文メールの書式（フォーマット）

英文ビジネスレターにも日本でのビジネスレターと同様に書式（書き方・ルール・方式）があります。文章では相手の顔もこちらの顔も見えないためフェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションにもまして、表現や書き方に配慮し、相手に不快な気持ちを与えないことが大切になります。
ここでは、まず英文ビジネスレターの基本構成を解説した後に、要素ごとのサンプル文書・例文・実例を使って、具体的に英文ビジネスレターの基本的な書き方を説明します。
英文ビジネスレター作成時のテンプレートとしてお使い下さい。

基本構造（Basic Structure）

件名(Subject)

簡潔な件名を設定しましょう。
e-mailの場合は、本文に件名を記述する必要はありません。
以下は、よくある件名のサンプルです。

• Inquiry about ____ : ____についての問い合わせ
• Question about ____ : ____についての質問
• Request for Information : 情報提供依頼
• Request for product details : 商品についての詳細情報提供依頼
• Request for quotation : 見積もりのお願い
• Farewell greetings : 退職の挨拶
• Arrangement a Meeting on __ : __についての会議調整

敬辞(Salutation)

相手と親しくなれば、ビジネスでも、Dear Johnとファーストネームで書くこともありますが、通常は、Dear Mr. Smithのように、相手の姓だけを用います。また、Dear John Smithの様にフルネームでは書きません。
女性は、MrsやMissより、Msを用いるのが、近年の一般的になっています。
会社宛の場合は、Dear Sirs（英式）や、Gentlemen（米式）を用いる。最近は、男女平等に考慮して、Dear Members of the Boardや、Dear Sir/Madam、Dear Ladies and Gentlemen　が使用されることも多い。 また、名前の後にはコロン : 　かカンマ , を付けます。

書き出し(Opening)

突然、本題に入る前に最近の近況や自分自身の自己紹介をします。
以下のページに、いくつかの例文を掲載します。
場面別サンプル雛形　書出し編

本文(Body)

メールを書くに至った背景および依頼、協力要請などを記述するもっとも大切なPartです。
相手に協力を乞う、アポイントを取るなど、いくつかの例文を掲載します。
英文メールサンプルコーナーをご覧ください。

結び(Closing)

最後に相手に不快な印象を与えない為に、とても重要なパートです。
早急な回答を期待する・協力を要請するなど、以下のページに、いくつかの例文を掲載します。
場面別サンプル雛形　結び編

結辞（Complimentary）

最後は英文メールお決まりの〆です。相手との関係に応じて以下から適切な表現を選びましょう。最後にカンマをつけるのをお忘れなく。
（１）Personal：Regards,/Best regards,/Best wishes,/As always,
（２）Less formal：Sincerely,/Sincerely yours,
（３）Formal：Respectfully,/Respectfully yours,/Yours truly,
社内文書の場合は、Thank you in advanceやKind regradsのようなinformalな表現で終わっても問題ないと思います。