簡潔な文書作成の要点
われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ。
その書類のほとんどすべてが長すぎる。時間が無駄だし、要点をみつけるのに手間がかかる。
同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配慮願いたい。
- 報告書は、要点をそれぞれ短い、歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。
- 複雑な要因の分析にもとづく報告や、統計にもとづく報告では、要因の分析や統計は付録とせよ。
- 正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し、必要に応じて口頭でおぎなったほうがいい場合が多い。
- 次のような言い方はやめよう:「次の諸点を心に留めておくことも重要である」。「……を実行する可能性も考慮すべきである」。
この種のもってまわった言い回しは埋草にすぎない。省くか、一語で言い切れ。
思い切って、短い、パッと意味の通じる言い方を使え。くだけすぎた言い方でもかまわない。
私のいうように書いた報告書は、一件、官庁用語をならべ立てた文書とくらべて荒っぽいかもしれない。
しかし、時間はうんと節約できるし、真の要点だけを簡潔に述べる訓練は考えを明確にするにも役立つ。
ー ウィンストン・チャーチル
最終更新：2017年06月22日 21:40
