進捗報告 - 中須賀研究室 新人研修2010

スケジュール

どんなプロジェクトにも必ずスケジュールがあり、スケジュールに従って作業を進めていくことが非常に重要です。
複数人で行うプロジェクトの場合はなおさらで、各々に分担された作業の進捗状況をチームとして把握し、状況に応じて臨機応変にその後の対応を決めていかなくてはなりません。
スケジュールの意義は色々ありますが、作業の計画を立て、管理することや、それぞれの作業の関係性を表現したりすることにも使われます。

スケジュールの表現手法にも様々ありますが、ガントチャートがよくつかわれます。
またガントチャートで表現するタスク管理にはWBS(Working Breakdown Structure)が便利です。

それらの作り方ですが、作業を最初は大まかに分け、徐々に細分化していきます。
例えば今回の研修では、大項目として

• 機体製作
• 電気回路製作
• ソフトウェア開発

の大きく3つに分けられるのではないかと思います。
さらにそれぞれに
プロトタイプ設計・開発→全体統合→デバッグ・改良点洗い出し→FM設計・開発
という流れがあるはずなので、それに従ってタスクを細分化していきます。
WBSでどこまで作業を分解するかにも一応の目安はありますが、とりあえずはできるだけ細かく分けてみて下さい。

そして細分化されたタスクを今度は時系列に並べます。
まずはそれぞれのタスクの作業量を考慮しつつ、期間内に全てのタスクが終わるように並べてみましょう。

並べてみると、他の種類のタスクが終わらないとできないタスクがあることに気付くと思います。
例えば、機体を作ってそれを走らせてみるには、モータの回路が動かないといけませんね。
さらにモータの回路が正常に動くかどうか調べるには、モータを制御する試験用のソフトウェアができていないといけません。

このように、タスクの中には順序的制約を持ったものがあるので、今度はそれらを考慮して、先に並べて作ったスケジュールを調整していきます。
このとき、他の作業に合わせるために、割り当てる時間を少なくしなければならないタスクが出てきます。
このようなタスクは、作業を行う人数を多く割り当てるなどして、できるだけチームメンバ全員の作業量が、プロジェクトを通して一定になるようにします。

さて、これで一応完成です。
最初はやってみなければならないことも多々あるので、それまでの自分の経験や予想して気楽に作るのがいいと思います。
スケジュールは絶対的なものではなくて、あくまで目安であり状況に応じて柔軟に変えていくべきものです。
開発経験を積むと、見積もりも徐々に正確に立てられるようになっていきます。

A/Iとマイルストーン

プロジェクトにはA/Iとマイルストーンという言葉がよく出てくるので、解説を載せておきます。

A/Iとは、作業項目のことです。イメージとしてはある程度まとまった作業を指す気がします。

マイルストーンとは中長期的な目標のことを指します。適切にマイルストーンを設定することでチームの目標がはっきりします。
例えば、今回の研修ではおそらくどのチームも一度試作機を統合して走らせるという過程を経ると思いますが、その試作機統合などがマイルストーンとして適していると思います。

進捗報告とは

作業が進むことを“進捗(しんちょく)”と言い、どの程度作業が進んでいるかを“進捗状況”と言います。
進捗報告とはその名の通り、その時点でスケジュールに対してでどの程度進んでいるか、もしくは遅れているかを報告するものです。
進捗報告の目的は“進捗状況を正確に把握する”ことですので、進んでいるからよい、遅れているから駄目というものではありません。

遅れている場合には、遅れた原因と、どの程度遅れていて、あとどのくらいかかるかをしっかりと見積もることが必要です。
遅れを生じる原因としては、例えば

• 当初の見積もりより作業量が多かった
• 想定外の不具合が生じた
• 物品の納品が遅れた

などがあります。遅れを生じた原因によって、その後の対応も変わってくるので、なぜ遅れてしまったかを考え、対策を考えましょう。

逆に作業が進んでいる場合には、余った労力を他の作業に当てるようスケジュールを調整したり、プロジェクトの目標レベル自体を上げて、より挑戦的なミッションにチャレンジしてもよいでしょう。

どちらの場合も

1. 現在の進捗状況をスケジュールと照らし合わせて判断する
2. そのような状況になった要因を考える
3. 現在の状況と今後の予定を総合的に考慮に入れて、今後の作業計画を決める

という手順が必要です。

何を報告すればよいの？

進捗報告会では、上記に挙げたように以下のことを報告することが必須です。

1. 現在取り組んでいる作業とその進捗状況
2. スケジュールと、今後の予定

また、今回の報告会では、先に行ったPDRを受けて、各班以下の項目を報告して下さい。

1. 制作物に関する簡単な説明
2. サクセスレベル定義
3. 詳細な開発スケジュール

サンプルとして、進捗報告資料とWBSを作ってみたので参考にして下さい。

新人研修進捗報告資料例.doc 新人研修WBS例.xls