■幹事のためのアドバイス
幹事がしないとマズイこと、サポートの人が手伝えることがあれば、幹事経験者の皆様から幹事143にアドバイスをお願いします。
●早め早めが福を呼ぶ
- 詳細が決まらないまま、当日まで残り一ヶ月半となりました。おそらく、オフ会の規模(人数)が決まらないために、詳細を煮詰めてゆくことが難しいのではないでしょうか。最終的な参加人数は２週間前の受け付け締め切り当日で良いと思われますが、想定人数はもっと早めに把握できるようにした方が良いかと思います。直前に倍率ドンになっても困りますし。
- というワケで、参加しようか迷っている人にはとっとと参加者表明をしてもらって、オフ会の規模を把握できるようにしてはどうでしょうか。まぁ、現段階の参加人数ならば、何部制などと分割する必要無しに、夕方からの宴席一回で済むわけですが……。
- 逆に、詳細が決まらないと参加を躊躇う人、というのもあると思います。この際ですから、規模把握のための予約人数が見えてきた段階で、サッと内容を具体的に提示し、迷っている人たちが参加しやすい状況を作ることも必要だと思います。なにしろ、その後具体的な進言が何もないようなので……。そこは幹事の鶴の一声(これこそが幹事に求められる即決性)で会の骨格を決定してしまった方が、尻馬に乗るタイプの人には助けになると考えられます。
- いまのところゲスト１人に対して参加者３～４人で、あれこれ聞き放題なオイシイ状況なので、これ以上増えて欲しくないなと願う人もいるかもしれませんが(笑)
●しておかないとマズイこと、注意すべきこと
- 金勘定は必ず幹事が一人でやること
- 事前に参加者の連絡先などを聞く必要がある場合も、メアド管理は幹事が一人ですること
- ゲストや店との交渉は幹事が一人ですること
- 連絡先窓口の公開（捨てアド可。または、問い合わせ用BBSの設置）
●サポートの人が手伝えること（前日まで）
- 店・場所探しのための案出し
- wikiの更新（情報整理）
●サポートの人が手伝えること（当日）
- 場を盛り上げる
- 人数確認はあらかじめ名簿を作っておけば、複数人で手分けできる。この人数確認（というか、当日点呼）がなかなか大変で人手が要るところでもある。
●2chでのオフ会であることからの考慮
- 最終集合地点については、参加者に直メールでのみ公開することをお勧めします。痩せても枯れても2chでのオフ会は、必ずといっていいほどヲチ組が発生します。遠方から写真撮影などをして、参加者等の画像を2chに晒す輩は少なくありません。特に因縁渦巻く板ではありがちなことなので、blogでは集合する町の名、日時、程度の情報公開で留めておくのがベターです。
●遅刻/ドタキャンの管理
- 参加申し込みをしたけど、当日ドタキャンというのは必ずあると思ったほうがいい。
- 不慮のドタキャンならまだしも、幹事を混乱させる目的で最初からドタキャン狙い（しかも捨てアドは最初の連絡以降すぐに捨ててたり、という酷いのも）というのもいたりする。
- その意味で、当日会計になってももめずに頭割りできる（または料金定額）の食べ放題系を選ぶのは賢いかも。あらかじめおつりがないように予算を前もって知らせておけるし。
●時間設定について
- 午前中・昼以降・夕方と様々な案が出ている模様ですが、ゲストの御三方が無理なスケジュールを組んでしまっては意味がなくなる気がします。ゲスト関係なくオフ会を楽しみたい方がいらっしゃるのならば、それはそれとして別に立てるのがよいのではないでしょうか。参加者の都合優先もあると思いますが、たくさん集まることが最重要課題というオフ会でもありませんので。ゲストがいて盛り上がりましょうということが前提にあるのでしたら、まずはゲストの方々の意向を伺ってみてはいかがかと思いました。
●思いついたことをつらつらと書きますので、適当に必要なページへとネタ分配をお願いします。
- 何部制かに分ける要望があるようですが、部によってそれぞれに現場幹事を設ける必要があります。でなければ、総括幹事の身が持ちません。総括幹事は、どの部にも接触を持てるよう、夕方頃の部で実働幹事として動くのが望ましいでしょう。
- コースの例として、昼に新宿御苑でまったり、夕方に新宿界隈の大型飲み屋、夜中は自由行動で気のあった者同士がカラオケや怖い場所巡り(町中にも曰く付きの場所は複数あるので)に出掛ける、といった組み方があります。その間どこで抜けようとも、必ずポータル駅が近くにあるので、ほとんどの人が帰宅手段を得られるはずです。
- 大型宴会では座席の都合のため、数点の事前調査を行います。酒は飲めるのか(食べだけになる人には、飲み放題の出費が辛いことから)、煙草は吸うのか(灰皿の配置や嫌煙の方へのマナー問題から)。他にも思いつくことがあれば追加を。
- 小さなことですが。座敷より椅子の方が、酒を持って移動しやすいです。盛り上がってくると、みんな話の輪にぎゅーっと集まって、テーブルの各所に人間団子ができます。
いろいろたいへんです。
幹事もサポートの人もポジティブシンキングでがんがりましょう。
幹事もサポートの人もポジティブシンキングでがんがりましょう。
