東京レコードマネジメント - 情報資産会社のまとめ

東京レコードマネジメントとは

東京レコードマネジメント（TRM）は、「情報資産管理」のプロフェッショナルとして、レコードマネジメント技術の提供を通して社会へ貢献することを目標としているコンサルティング企業です。導入支援からシステム構築、メンテナンスまで一貫して、ワンストップのソリューションを提供しているそうです。

企業概要

会社名：東京レコードマネジメント株式会社
代表者：代表取締役社長　児玉 大藏
設立：1987年9月3日
所在地（本社）：〒141-0031 東京都品川区西五反田2-30-4 ＢＲ五反田２階
株主：東電不動産株式会社（70%）、NRMホールディングス株式会社 （30%）

TRMの情報資産管理

同社は、情報資産管理の専門家として、オリジナルのソリューションをワンストップで提供しているようです。

ポイント1：情報資産管理の仕組みを、ワンストップで構築
企業は、様々な情報に囲まれて経済活動を行います。これらの情報は貴重な資産であり、社会の情報化が進む世の中において、その重要性は高まっています。東京レコードマネジメントは「情報資産管理」のエキスパートとして、長い間たくさんのクライアントのコンサルティングを行ってきたそう。情報が生まれるところから、適切な管理、最終的な抹消まで、全般にわたってワンストップのソリューションを提供しているとのこと。
現在、情報資産管理は、ただ単に適切に情報を整理し、扱うという概念を超え、様々な企業課題を解決に導くソリューションになりつつあるそう。
今後も東京レコードマネジメントは、企業の課題解決のパートナーとして歩み続けるといいます。

サービス①コンサルテーション
同社のコンサルタントが、データの分析を通して継続性・発展性が期待できる情報資産管理を提案。組織の全体像や運営面での潜在的な問題点をも洗い出すことで、課題解決となるソリューションを提供するとのこと。
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サービス②導入サポート
情報資産管理を実施する上での基盤作りを行うそう。減量化やファイル・ドキュメントの整備、検索用データベースの作成、デジタル化など、スムーズな運用を叶える整備を行うといいます。
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サービス③システム構築
情報資産管理システムやHP・イントラネットから、eラーニングやWebショッピングシステムに至るまで、多岐にわたったシステムの構築ができるとのことです。
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サービス④外部保存サービス
社内に保管しておく必要がない書類を、1箱単位から外部保存できるサービスを提供しているそう。必要になった書類を即時届ける1日2回の配送サービスもあり、オフィスの延長のような使い勝手を叶えるといいます。
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サービス⑤機密情報完全抹消サービス
東京レコードマネジメントでは、情報の保存形態に関わらず完全に抹消し、情報の復元が不可能な状態にするとのこと。
電子の場合は、HDDを電磁的に処理することで完全に情報を抹消するそう。そして、ハードディスクをリサイクルできない状態にするといいます。
紙の場合は、不要書類をダンボールに入れて回収。開封せずに書類の機密を維持したまま、安全かつ確実に溶解処理を行うようです。
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サービス⑥メンテナンス
情報資産管理に関する、多岐にわたる運営サポートを提案してくれるそう。責任者常駐をはじめ、管理ルールの改定、整備状況の確認などきめ細やかに行うといいます。

ポイント2：東京電力グループの一員として培った、膨大なノウハウを提供
東京レコードマネジメントは、東京電力グループの一員として誕生しました。電力施設での設備情報管理に特化し、図面管理・文書管理のコンサルティングから整備作業など、長きにわたって多くの実績を積み重ねてきたようです。この実績の中で培ってきたオリジナルのナレッジを活かし、より適した情報資産管理システムとコストパフォーマンスを両立したソリューションを提供してくれるそうです。
同社のこれまでの実績の一部を紹介します。

• A発電所

発電設備の建設工事では、クライアントとメーカーとの間で、数十万にものぼる図面や文書類の授受が発生するそう。東京レコードマネジメントは、常に最新版を維持しながらスムーズな工事を支えたといいます。

• 一般社団法人B

図書管理センターに、すべての情報を一元管理できる文書管理システムを構築したそう。専任クラークが重要情報（紙と電子）を集中管理しており、ユーザーへの資料提供も行っているようです。

• 大手企業C

最初に不要文書を処分した後、すべての保有文書をリストアップし、利活用頻度に応じて最適な配架レイアウトと保有期限などのルールを構築。管理を維持するためのコンスタントな点検も実施しているそうです。

設備文書向けソリューション

設備文書向けソリューションでは、より適した設備情報管理工程を、ニーズに合わせて構築してくれるようです。

個別で設備情報を管理することで、無駄な労力と時間がかかっていることがあるかもしれません。東京レコードマネジメントでは、次のような課題を解決しているといいます。

• 部門によってコード体系がばらばらで、担当者しかわからない資料がある
• 現場設備と図面が合致しているのか確認しなくてはいけない
• 部門・担当者ごとに図面を重複管理していて、最新版がわからない
• ルールが存在しない部署があるなど、混乱するケースがある
• 古い図面を誤って使ってしまう
• デジタル化やシステム導入を行っても、思い通りの効果が得られない

など
このような課題を「設備文書向けソリューション」で解決するとのこと。

コンサルティング内容

■現状調査
まずは、設備情報管理に欠かせない技術文書や図面が、どこで作成・収集され、どうやって利用・更新され、記録および保管されているのか、現状を診断するそうです。
診断結果を基に、設備情報の一元化や、現場設備と図面の同期化を行うためのより適した設備情報管理工程をクライアントと協働して検討・実現するとのこと。

現状調査

• ヒアリングによる現業務のフロー化
• アンケートによる意識調査
• 各ファイル・帳票の構成確認
• 図面・技術文書の保管状況確認

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診断結果（処方箋）

• 業務フローの見直し
• 部門間業務プロセス整合化
• データ体系の統一化

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設備情報管理プロセスの最適化・効率化

■ルールの構築
それぞれの部門で個別に管理・使用されている図面や技術文書などの設備情報を組織的に管理するための基準を作成するそう。この基準に則って、設備情報の作成から利用、更新に必要な運用基準・手順を作成。これにより部門を横断し、設備と同期化をするための土台が構築されるとのこと。

維持・定着
■運用支援
現場設備と図面の同期化には、点検・工事に合わせた図面や技術文書のタイムリーな更新が欠かせません。そのためには、新たな設備情報管理のシステムを全員が理解し、日々の仕事の中で運用することが大切とのこと。的確な更新管理を実施し、ルールに基づいた運用を維持するために必要な運用支援サービスを提供してくれるようです。
さらに状況の変化に応じて、システムの見直し・改善・発展させるためのフォローアップサービスも提供するとのこと。

■サポートメニュー

• 教育サポート（導入研修・運用説明会、ガイドブック・マニュアル作成）
• 運用サポート（データ登録サポート、問い合わせ対応（ヘルプデスク・現地対応））
• フォローアップサービス（コンスタントな点検、効果測定、他部署への展開）

サービスの流れ
STEP1：現状の業務工程を診断
ヒアリングやアンケートなどのデータを元に、現状の業務工程が適切がどうか診断を実施。

STEP2：設備情報の管理基準を作成
各部門でそれぞれ管理・利用されている技術文書や図面といった設備情報を組織的に管理するための基準を作成するとのこと。

STEP3：設備情報の運用基準・手順の作成
管理基準に沿って、設備情報の作成から利用、変更するのに必要な運用基準・手順を作成。

STEP4：一元化のための図面データ・紙図面の整備
STEP2で決めた管理基準に基づいて、各部門ごとに作成された図面データ・紙図面の整備を行うとのこと。設計部門、工事施工部門、運転管理部門、保全・補修部門において共通の管理基準で一元化します。

STEP5：現場設備と設備図面の同期化
改良工事などによって出た設備の変更内容をマスター図面などに反映し、最新の状態「設備＝図面」にするそう。

STEP6：維持定着化のための運用サポート
ルールに基づいた運用を維持するために必要な運用サポートサービスを提供しているようです。

設備文書向けソリューションを導入することで、「生産性アップ」、「図面データ・紙図面の一元化」、「計画思想、検査結果などの経緯の蓄積」などが期待できるそう。また、管理のポイントとして次の4つが挙げられるようです。

• 管理ルールの明確化
• データの更新のしやすさ
• データ検索のしやすさ
• 現場設備と図面の同期化

セキュリティ向上ソリューション

東京レコードマネジメントでは、RFIDを活用し、堅牢で検索性に優れた情報資産管理を叶えてくれるようです。
文書管理で次のようなことで困っている人に向けたサービスです。

• 作成・登録…文書・資産管理、所在管理、保存期間管理が大変
• 管理（流通）…持ち出しや棚卸し、文書の検索に時間がかかって大変
• 利用制限（履歴）…公開制限のある文書が勝手に閲覧・持ち出されるのが心配

作成・登録のシーンではRFIDタグ（UHF帯（920MHZ）積層タグを使用。また、管理（流通）ではRFIDリーダ（ICタグ・バーコード読み取り併用可）、利用制限（履歴）では、カードリーダやRASゲート（電子商品監視機器）を用い、これらの機器を連携させて効率良く、効果的な文書管理を実現するとのことです。
RFID管理ツールの主な機能は以下の通りです。

• ユーザ管理（アクセス制限）
• 更新履歴／処理履歴 管理
• 貸出／返却／処理
• 文書情報管理（保管場所、所管、保有期間など）
• 棚卸／廃棄／捜索 対応

あらかじめ調整し、クライアントのニーズに沿ったツールを提供しているようです。

RFIDを用いた文書管理の全体運用イメージを紹介します。

SETP1：登録
RFIDタグを発行し、場合によって、ファイルID印字やバーコード印字を行うそう。RFID管理ツールにて、ファイルIDと文書情報とキャビネット番号を紐づけるとのこと。

STEP2：検索
RFID管理ツールにて、文書タイトルやファイルIDなどで検索します。（文書情報の閲覧、エクセル出力）

STEP3：貸出／返却／預入
対象文書をRFIDリーダで読取、カードリーダにて本人認証を行い、RFID管理ツールで管理するそう。

STEP4：棚卸、STEP5：捜索、STEP6：廃棄
RFID管理ツールにて対象文書を抽出し、RFIDリーダに取り込みます。また、RFIDリーダの結果をRFID管理ツールに取り込むとのこと。

東京レコードマネジメントでは、上記の導入検討から運用まで、ワンストップでサポートしてくれるようです。

期待できる効果と管理のポイント

• 貸出及び返却管理の効率化
• 廃却及び棚卸の効率化
• 検索の効率化
• 書類管理の徹底（トレサビリティ＝履歴管理）
• 不正持ち出し防止の強化

これらによって、適格かつ厳正な管理が可能になり、コストダウン（作業時間短縮）、セキュリティ確保・リスク管理が期待できるようです。

電子文書管理ソリューション

電子文書管理ソリューションでは、誰でも迅速にファイルを取り出せるファイルサーバーへとサポートしてくれるそうです。
ファイルサーバー内の管理状況が把握できておらず、無駄な管理費用が発生している場合もあるかもしれません。

• 古いファイルや非活用ファイルが整理・削除されていない
• 作業時のコピーなどにより、重複ファイルがたくさんある
• フォルダ名やファイル名の付け方が統一されておらず、検索に時間を要する
• 作業用や仕掛中、個人名の付いたフォルダなどが整理されないまま残っている
• ファイルサーバーの容量不足で、外付けHDDを利用している
• フォルダやファイルの版管理が曖昧なため、どれが最新版であるかわからない
• 階層が深く、フォルダ体系が複雑なため、ファイルがどこにあるのかわからない
• 今は使っていない拡張子のファイルなどが存在している

こういった課題を、東京レコードマネジメントの電子文書管理ソリューションで解決できるといいます。コンサルティング内容は次の通りです。

①整備提案

• 調査レポートの提供
• 新フォルダ体系案
• 紙・電子文書の保有区分
• ファイル命名ルール
• バックアップ方法
• 削除方法

②整備作業

• フォルダ構成の見直し
• 旧データのバックアップ
• 効果検証レポートの提供
• データ移行・整理
• フォルダ階層と格納ルールの見直し
• ファイル命名ルールの見直し
• データ削除

③運用保守

• 電子文書管理ルール案の作成
• 紙文書の電子化
• 電子文書管理ソフトの提供
• 専任スタッフによる電子文書の運用・管理
• ファイルサーバー検索システムの提供
• コンスタントな点検（モニタリング調査）
• 研修・説明会

サービスの流れを紹介します。
STEP1：顧客ファイルサーバー内調査
調査ツールで、ファイルサーバー内の管理状況を調査。

STEP2：ファイルサーバー調査レポートの提供
調査・分析結果から読み取れる、課題や改善の方向性などを提示。

STEP3：ヒアリング調査の実施
組織体制や業務分掌、業務工程と発生文書の関係などについて確認。

STEP4：整備手順や管理・運用方法の提案
新しいフォルダ体系案やファイル命名のルール、整備作業ステップなどを提案。

STEP5：フォルダ・ファイル整備作業の実施
整備ツールを提供し、不要なファイルの削除と新しいフォルダへの移動をサポート。

STEP6：効果検証レポートの提供
整備後の削減率やファイル検索時間短縮などの効果検証結果を提示。

電子文書管理ソリューションによって期待できる効果と管理のポイントは次の通りです。

• 生産性アップ

必要ファイルへの検索時間の短縮。

• 重要情報の散逸を防ぐ

ネットワーク内のデータ管理。

• ドライブ容量の肥大化防止

管理コストを抑制。

利用のしやすさ、データ検索のしやすさ、維持のしやすさ、データ削除のしやすさがポイントとのことです。

ファイリング整備ソリューション

オフィス内の紙文書量削減プランや、ファイリングラベルの整備、キャビネットへの最適な収納方法などを提案してくれるようです。

文書管理ルール構築ソリューション

実態調査やファイルリストの作成、文書管理規程の整備など、長い間維持ができる文書管理ルールを提案してくれるとのこと。

文書管理システム導入ソリューション

保有する文書量や活用シーンにより適した文書管理システムを選定。さらに導入までの整備プランなどを提案してくれるそう。

WEBサービス構築ソリューション

サイト運営をはじめアカウント管理、メールマガジンの発信など、構築後のメンテナンスも含め総合的にサポートしてくれるといいます。

BPOソリューション

定型的な事務作業をまとめてサポートしてくれるそう。システムを活用して業務クオリティをアップさせながら、省力化も叶えるようです。

eラーニング制作ソリューション

多数の実績から、目標に最適な学習パターンを提案。オリジナルの工程により短期間、低予算で、ハイクオリティなeラーニング教材を制作するとのこと。