関西レコードマネジメント - 情報資産会社のまとめ【8/17更新】

関西レコードマネジメントとは

関西レコードマネジメント（KRM）はレコードマネジメントを通じて、お客様の記録情報を最適に管理するソリューションを提供している企業です。必要な記録情報を迅速・安全に、いつでも、どこにいても活用できる環境の創造を目指しているとのこと。

企業概要

会社名：関西レコードマネジメント株式会社
代表者：代表取締役社長　池田　彰
設立：1982年12月1日
所在地（本社）：〒530-0004 大阪市北区堂島浜1丁目4番4号アクア堂島東館18階
株主：関西電力株式会社（50%）、NRMホールディングス株式会社 （30%）、関電不動産開発株式会社 （20%）

KRMの文書管理

文書管理とは、文書や記録情報の「発生」「活用」「保管・保存」「廃棄」までのライフサイクルに合わせて適正に管理することだそう。文書管理を正しく実施することは、業務の効率化に繋がるほか、企業活動における社会的責任や法規制対応の視点からも重要だといいます。
関西レコードマネジメントではこういった課題に対して、文書管理の観点から、豊かな経験と実績を有するコンサルタントが、オフィスの状況把握、課題の抽出～解決までを全面的に支援してくれるようです。

• 情報資産の共有化を図りたい
• 事業継続のために重要文書のバックアップをしたい
• 文書規程・基準類の見直しをしたい
• オフィス・庁舎移転を機に、文書管理を導入したい
• 紙文書と電子データを統合的に管理したい
• 書類を探す時間を削減したい
• 組織変更や異動を伴う引継ぎを円滑に行いたい

上記のような課題に対し、リスクマネジメント、コンプライアンス、業務改善、オフィス改善の観点からサポートしてくれるようです。

＜リスクマネジメント＞
BCP、機密情報保護、個人情報保護、知的財産保護

＜コンプライアンス＞
公文書管理法、日本版SOX法、個人情報保護法、情報公開対応、訴訟対応

＜業務改善＞
ペーパーレス化、ネットワーク化、ITの有効活用と事務効率化

＜オフィス改善＞
オフィスの環境改善、ペーパーコスト削減、二酸化炭素削減

■AIによる文書情報管理（AI-RIMS）
近頃めざましい進化を続けているAIを活用し、毎日増えて氾濫する電子データ（社内やクラウドなどに蓄積される文書・記録）管理の自動化システムの開発が急がれているそう。同社は、レコードマネジメントグループ各社と力を合わせ、文書・記録情報管理の専門企業として「分類整理」からデータベースによる「登録・検索」、「ライフサイクル管理」、「セキュリティ管理」、「紙と電子の統合管理」など、文書・記録情報管理システムの開発に取り組んできたようです。
現在、これまでの文書・記録情報管理の実践経験に基づいて積み重ねてきた知識・ノウハウを活用し、紙から電子へのスムーズな移行を進めつつ、AIの自然言語処理による社内やクラウドの電子を主体にした文書・記録情報管理の自動化システムの開発を進めているそうです。

AI-RIMSの開発プロセスの全体像
1、仕分けAI（①～⑤に自動仕分け）
①仕掛……各担当者が個人で管理する非公式文書
②重要……法廷、技術、説明責任、ノウハウ、企業機密、個人情報など
③共用……事業所単位で共有化が必要な情報
④非活用…正式文書で5年間に活用がない
⑤不要……重複、個人資料などで即廃棄

2、ライフサイクル管理AI（対象は①～⑤）

• 活用→保存移管
• 保存期間管理
• 廃棄処理管理

3、セキュリティ管理AI（対象は②）

• 重要文書・記録の選別
• 開示制限
• サイバーテロ対策
• 原本性保持

など

4、分類と登録（自動）管理AI（対象は②～④）

• 文書記録の分別
• フォルダータイトル（ファイルの関連付け）の作成・登録
• 関連ファイルの選別と登録

など

5、検索システムAI（対象は②～④）

• 業務体系、商品、テーマ、設備など（ファセット検索）
• キーワード辞書の自動編集など
• キーワード検索

6、改訂・管理システムAI

• 法令・基準
• マニュアル（手順書・仕様書）
• 図面

など

文書管理ソリューション

■コンサルティング
官公庁や一般企業の文書管理を取り巻く環境は大きく変化しています。公文書管理法、情報公開法、個人情報保護法、J-SOX法などの法制化に伴い、文書管理の重要度はより一層高まっています。また、昨今立て続けに起きている地震や津波などの自然災害やサイバーテロに対するBCP対策としての文書管理に頭を悩ませている企業も増えているのも事実です。
関西レコードマネジメントでは、文書管理のプロとして長きにわたり培ってきた経験により、文書管理において顧客の需要に適したコンサルティングを総合的に行っているそうです。

• 紙と電子の統合文書管理システムのコンサルティング

電子データの活用・管理方法や、紙文書の管理・整理方法、統合文書管理システムの構築を行うそうです。

• データベース構築コンサルテーション

書庫や事務室に保管されている紙文書のデータベース構築のサポートを行い、デスクのパソコンで媒体問わず検索および活用可能な仕組みを構築するといいます。また、顧客の需要や規模に適した統合文書管理ツールをセレクトするとのこと。

• 諸基準類のコンサルティング

文書管理に関わる基準をそれぞれ見直し、文書分類表の作成にあたるコンサルティングを行うそう。廃棄基準の見直しや保有文書の再評価なども実施するようです。

• 事務所移転や建替え時の文書移動コンサルテーション

保有文書の移動計画を立案してくれるようです。移転時やデータ化・マイクロフィルム化などの媒体変更時は、文書減量化をサポートしてくれるとのこと。移転というタイミングで、文書管理システムの導入計画を立てるといいます。

• マイクロフィルム化・電子化のコンサルティング

バイタルレコードのバックアップとしてのマイクロフィルム化が叶うそう。また、リスク対策としてデータの分散管理の立案を行うといったコンサルティングを行ってくれるようです。

■改善サポート
文書・資料を効率的に活用するには、顧客それぞれの需要に合った仕組みと継続した運用管理が大切だといいます。同社では、最新のデータベースを築き、文書・資料を必要に応じてピックアップできる文書管理システムを提供しているそうです。

• 基礎改善サポート

サポート内容
＜再評価サポート＞
再評価作業によって、不必要な文書の廃棄と保管環境の向上を目指すそうです。

＜ファイル番号管理＞
ファイルごとにユニーク番号を付番し、番号管理を行うとのこと。

＜分類・ロケーション管理＞
ボックスファイル・保存箱にファイルを収納し、分類およびロケーション管理を実施するようです。

＜PCによるシステム管理＞
文書管理システムに書誌情報を登録し、検索やリテンションなどのデータ管理を行うそう。

＜マイクロフィルム化・データ化＞
マイクロフィルム・データ化で紙との統合管理を行うといいます。

• 文書管理改善へのステップ

STEP1：実態調査
文書量やファイリング状況の調査をはじめ、ヒアリング、アンケート調査を実施するようです。

STEP2：管理基準とルールの制定
管理体制を確立させるようです。文書管理マニュアルの作成を行い、分類基準や保存期間基準をはっきりさせ、ファイル作成基準を決めるとのこと。

STEP3：事務室と書庫の整備
再評価によって紙文書を減らし、書庫保存システムを確立するそう。ファイリングシステムの導入も行うようです。

STEP4：データベースの構築と利用
文書管理システムの機能要件の検討及び導入を行い、各種ラベルやリストを設計するそうです。セキュリティ管理も行うとのこと。また、データベースの管理運用方法を共有するようです。

STEP5：紙とマイクロ・電子の統合管理
文書を紙からデータ化し、管理するといいます。それとともに、紙文書と電子文書の関連付けも行うそうです。

■運用・維持サポート
関西レコードマネジメントでは、文書管理の専任クラークが顧客の需要に合わせた作業を支援してくれるようです。

• たくさんの業務を抱えるスタッフが文書管理に多くの時間を費やしてしまい、コア業務に集中できず、人件費を増加せざるを得なくなっている（残業が増えるなど）。
• 人事異動により重要文書の紛失・風化が起こり、法的な管理に対応することができない。
• 情報共有の仕組みが未整備で最新の情報が更新できていないことから、重要な情報資産の構築が困難。

コア業務が多忙かつ人事異動が頻繁に行われる企業では、文書管理システムを導入しても維持していくことは厳しいでしょう。同社では、文書管理の専門家が顧客の抱える課題を解決するとともに、情報の利用効率をアップし、人件費・スペースのコスト削減を叶えるためのソリューションを提供しているといいます。

同社のクラークは、次のような文書管理の専門資格・検定を持っているそうです。

• 公文書管理検定 マネジメント編・実務編
• 文書情報管理士 上級・1級・2級
• ファイリングデザイナー 1級・2級
• 電子化ファイリング A級・B級
• ITパスポート　など

＜運用・維持導入プラン＞
文書管理の本質は、改善のみならず導入後の維持管理にあるそう。新システムを導入したあとの維持メンテナンスにおいて、どれだけ良い状態の文書管理をキープできるかが肝となるようです。

PLAN1：専任者の導入
新しく発生した文書の登録や文書検索サポート、リテンション作業、取り出し・返却の対応を行うそうです。

PLAN2：リテンション業務
保有期間を過ぎた文書のピックアップ・廃棄や、文書の事務室から書庫への置き換えを実施するとのこと。

PLAN3：定期点検の実施
文書量を調べ、ファイリングの状況をチェックし、不具合がある点を改善するようです。

PLAN4：教育・研修
文書管理規則の説明を行うほか、文書管理システムの操作についても説明してもらえるといいます。

＜運用・維持サポートイメージ＞
新規発生した文書に関して、紙文書はファイリングしたのち、所属、ファイル名、分類、保存期間、保管場所といった詳細な文書情報をデータベースに登録するといいます。電子文書については、不要になった段階で電子的に廃棄するか、アーカイブズへの移行を行うそうです。
事務室から引き継がれた文書は、文書管理室で適切に管理するそう。移管する文書は、管理用帳票と各種貼付ラベルの作成を行い、ロケーション設定後に社内または社外書庫へ配架するとのこと。廃棄する文書は、廃棄予定リストを作成し、廃棄対象文書のピックアップと廃棄準備を行ったのち、廃棄年限延長処理を実施するといいます。

■文書管理診断サービス
関西レコードマネジメントでは、文書管理のプロフェッショナルとして教育されたスタッフから診断を受けられる「文書管理診断サービス」を利用できるそうです。すべての診断サービスは同社スタッフが実施するとのこと。

STEP1：現地調査
文書量、事務室、書庫環境の調査を行い、ヒアリング・アンケート調査を実施するようです。

STEP2：診断結果報告書の作成
現時点での文書管理状況の課題点を見える化するとともに、課題・改善点の抽出や分析を行い、改善提案を出すそうです。

STEP3：報告会の開催
顧客の会議室などを使用して報告会を開催し、診断結果報告書のプレゼンや質疑応答などを行うとのこと。

診断後は、文書の種類、業務内容、管理状況などの調査や課題の可視化、具体的な対策の提示を行うそう。さらに、基礎改善から運用の定着・運用までを網羅するなど、トータルコンサルティングを提案してくれるようです。保有文書の種類や業務、保管実態を精査して課題を可視化。そこから導き出された具体的な解決策の提示はもちろん、文書管理の基盤構築から運用まで、一貫してコンサルティングしてくれるそうです。

■マイクロフィルム化サービス
文書管理ソリューションにおけるマイクロフィルムは、保管スペースの削減とデータの長期保存に最適な媒体だそうです。保管する際はマイクロフィルム、活用したい時には電子データが役立つとのこと。関西レコードマネジメントでは、通常のマイクロフィルム撮影だけでなく、スキャナーを用いた電子データ化や、アーカイブライターによるマイクロフィルムの作成もサポートしているといいます。

＜マイクロフィルムの特長＞

• マイクロフィルムは、紙文書の情報を高い解像度で小さなフィルムに凝縮して記録することができ、優れた省スペース性を備えているそうです。
• ISOやJISなどで規格化されており、適切に保管すれば100〜500年の期待寿命があるため、保存性も高いとのこと。
• IT技術の進化などで急速に普及したデジタルデータの保存リスクを避ける手段として、アナログ媒体で長期保存に優れたマイクロフィルムが再評価されているそうです。
• マイクロフィルムは、法務省の公式見解や財務省の公示などによって、法的証拠能力が認められているといいます。

同社では、通常のマイクロフィルム撮影だけでなく、マイクロフィルムからスキャナーを用いて電子データ化する業務や、逆に電子データからアーカイブライターでマイクロフィルムを作成する業務も手掛けているそうです。

■電子化サービス
紙文書の保管にかかる費用は、企業や自治体にとって決して少なくないそうです。10,000枚の用紙を積み上げた時、その高さは約1mにも達し、バインダーに換算すると20冊分以上の保管スペースが必要になるとのことです。
一方で、紙ベースの書類をスキャンしてPDFなどの電子データに変換すれば、膨大な資料もCD1枚へとコンパクトに収められるとのことです。なお、マイクロフィルムは保管スペースの削減や法的な証明力の面でベストメディアとされるものの、活用のために専用の機器を要するため、通常の業務で扱うには適さないようです。こうした点から、保管にはマイクロフィルム化、実務での活用にはデジタル化という使い分けが最善だといいます。

紙文書のメリット

• 筆跡や印鑑などから誰が作成したかが判別でき、修正・改ざんされた箇所も一目で分かる。
• 適切な環境で保管していれば、何年経過しても読み取ることが可能。

紙文書のデメリット

• 保管には広い保管スペースが必要だそうです。
• 必要な情報を取り出しに時間がかかる。

電子データのメリット

• 物理的な収納が不要となり、管理や保管にかかるコストを大幅に抑えられる。
• 必要な情報を瞬時にピンポイントで見つけ出し、業務を効率化できる。

電子データのデメリット

• 作成者の特定が難しく、容易にコピーや改ざんが行えてしまうリスクがある。
• 閲覧には特定の機器やソフトが不可欠で、規格が古くなると開けなくなる恐れがある。

■病院におけるサービス
同サービスは、医療の質の向上や業務効率化につながるそうです。病院における文書管理の具体的な目的としては、業務の標準化や可視化をはじめ、情報の共有化、資料の散在・散逸の防止、更新管理の徹底などが挙げられるとのこと。
現場では次のことが課題になっているようです。

• マニュアルの変更作業が多くて負担になっている
• 各種委員会の議事録やマニュアルが、必要な時にすぐに出てこない
• 病棟ごとに穿刺の手順が異なってしまっている
• 新人職員の教育用マニュアルが古いまま更新されていない

さらに、医療の質の向上や安全管理の面でも、文書管理は欠かせない要素とされています。病院機能評価やISO9001、JCI認定基準といった第三者評価においても、業務の標準化・文書化による可視化や、文書の一元管理が求められているそうです。

業務の効率化を実現するには、IT化やネットワーク化、ペーパーレス化、検索・コピーなどの削減が欠かせませんが、書庫のスペースに空きがない、証明書類がすぐに見つからないといった課題も多いでしょう。