日本レコードマネジメント - 情報資産会社のまとめ【5/12更新】

日本レコードマネジメント株式会社とは

日本レコードマネジメント株式会社は、記録情報管理を中心に、情報資産管理分野でコンサルティング及びアウトソーシングサービスを専門として事業を展開している会社です。

文書や資料、図面データといった情報資産に関連するさまざまなテーマや課題について、3つの要素「ルール」「ツール」「運用」を軸に、最適な組み合わせで整備方法・運用方法を提供しているそうです。

企業概要

商号：日本レコードマネジメント株式会社　(NRM)
代表者：代表取締役社長　仲田英明
設立：1976年
本社所在地：東京都千代田区鍛冶町二丁目9番12号 神田徳力ビル5F
電話番号：03-3258-8671（代表）
FAX：[phone]
社員数：NRMグループ　979名　（2022年6月1日現在）

主な事業内容

日本レコードマネジメントは、経済活動の中で必然的に発生する資料・図面・データといった「記録情報」を適切に管理・有効活用することで、リスクヘッジ力や競争力の向上が可能なのだとか。
これまで培ってきた「独自のノウハウ・手法」と「分析データ」を利用し、「情報資産管理」における多種多様なテーマ・課題に向けたコンサルティング～システム開発・運用まで、サービスとして提供しているとのこと。

NRMコンサルティングサービス

１、業務改善コンサルティング

情報の有効活用および適正管理の観点より、顧客の業務改新を支援しているようです。

【メニュー別対策】
■業務効率化対策
コスト削減および生産性向上のため、デジタル化、ABW・スマートオフィス導入、RPA／AI活用、業務の標準化

■データマネジメント対策
データ管理に関連する整備および分析のための事態調査・分析、データ収集／整備、データクレンジング、データサイエンス

■情報共有化対策
情報ストラテジーを目的とする重要情報資産の収集・選別・分類・蓄積、情報検索の利便性向上

■情報リスクマネジメント対策
情報リスクを回避するための情報漏洩・紛失・誤配、訴訟（e-ディスカバリ含む）、説明責任／情報発信、不正競争防止法の各対策

■業務継続対策
業務継続のための基盤強化を目的とするCP対応情報の分類フラグ／情報マップ、リモートデータストレージ、リモートアクセスルール、情報資産保全継承プログラム

■情報コンプライアンス対策
情報関連法の対策として法定保存文書、個人情報保護法、e-文書法、電子帳簿保存法の各対策

２、情報資産管理コンサルティングサービス

情報資産（文書・資料・記録・図面・データといった記録情報を含む）において適切な管理および有効活用に関して、さまざまなテーマや課題に大して最適なソリューションを提供しているとのことです。

提供については、3要素＝「ルール・ツール・運用」を基盤とする各サービス内容から、それぞれのクライアントに合わせた選択、組み合わせ、カスタマイズの上で行っているようです。

■現状調査・分析
･情報資産管理に関する現状分析データの提出
･改善箇所および改善方策の提出
･改善した後の姿とロードマップの提出
･改善に係る総予算および費用対効果の提出
･基本設計書および詳細設計書の提出
･現状調査と分析報告書の提出

■基準・ルールの設計
･情報分類および情報マップ
･電子文書管理ルール
･紙資料および電子文書のトータル管理ルール
･文書保存ルール（法定保存文書以外も含む）
･文書、資料、記録類のスキャン電子化ルール
･ペーパレス化および定量管理ルール

■ツールの設計
･ドキュメント（紙文書＋電子化文書＋電子文書）の統合管理システム
･リモートストレージシステム（紙および電子）
･図面管理および改訂管理システム
･技術情報管理システム
･設備情報管理システム
･文書受発信管理システム

■運用方法の設計
･管理シェアード機能（業務の集約化）
･紙および電子の集中管理機能
･文書や資料の電子化および保存機能
･情報センター機能
･定期点検および教育研修機能
･メンテナンス運用機能

NRMアウトソーシングサービス

【メニュー別対策】
■文書管理ソリューション（紙および電子に対応）
文書・資料・記録・物品類の基礎整備をはじめ、システム構築、保全運用までを一貫して効率の良いサービスを提供

■電子文書管理ソリューション
サーバ内データの基礎整備やさまざまなワークスタイルに対応可能なデータ分類・保存・検索システムの構築を補助

■技術図書管理ソリューション
施設や設備に関わる文書・記録・図面等の技術図書に関して、基礎整備をはじめ、システム構築、保全運用まで一貫したサービスを提供

■技術情報管理ソリューション
お客さまが有する技術情報・データをひとつに集約し、蓄積・管理を行い、ICTを通じて常に活用することの出来る環境をご提供。

■行政機関向け公文書管理ソリューション
行政機関における公文書や諸情報の整理・管理をはじめとし、発信に至るまで、最新の情報技術を活用したサービスをご提供。

■オフィス移転サービス
オフィス移転やABW導入時の文書類の棚卸しや分類・整理など、新オフィスに対応する文書管理方式の導入を補助。

■バリデーション業務支援サービス
検証手順や実施結果などをわかりやすい図書構成にて文書化し、記録にのこすためのバリデーション業務をNRMの専門スタッフが支援するサービス。

■製造販売後文書管理支援サービス
製造販売後の調査や安全情報に関連した記録情報の効率化とコスト削減を目的としたBPOサービスをご提供。

■ドキュメント電子化・保管サービス
文書のスキャン電子化から外部機密倉庫での原本のお預かり、及び機密抹消まで一貫したサービスをご提供。

■オフィス業務支援サービス
契約書の管理や許認可業務、エンジニア支援など、NRMのスペシャリストがお客さまオフィスに常駐（リモートとの併用も可能）してサービスをご提供。

･契約管理サービス
･証票類管理支援サービス
･規定、基準、マニュアル類の整備支援サービス
･許認可手続き処理サービス
･会議体支援サービス
･ICT、エンジニア関連業務支援サービス
･環境管理支援サービス
･総務、人事労務、経理、庶務シェアードサービス
･ファシリティマネジメントサービス
･パンフレットやカタログの管理、配送サービス
･物品管理、配送サービス
･データマネジメントサービス
･デジタルコンテンツ制作サービス
･教育系業務支援サービス

■ドキュメント電子化・保管サービス
文書のスキャン電子化から外部機密倉庫での原本お預かり、および機密抹消サービスまで一貫したサービスをご提供。

NRMアウトソーシングのメリット

■専門的な資料・情報を受け取ることができる。
■多くの事例を参考にすることが可能なので、より品質の高い整備が期待できる。
■試行錯誤が少なくなる。
■将来の組織改編や移転時に発生するシステム変更等にも柔軟に対応できる仕組み作りが期待可能。
■多くの事例を参考に検討から実施までの全体工程を短縮可能。
■専門スタッフによる効率的な作業支援によって、整備作業等に係るお客さまの作業負担の軽減。
■専門的な知識・経験・他社事例に基づいた教育・研修プログラムの確立の期待が可能。
■専門スタッフの後方支援（社内調整やアドバイス）により事務局様の負担を軽減。

レコードマネジメント専門職の活用

教育機関や関連諸団体と協力して、レコードマネジメント専門職の国内人材育成と活用に力を注いでいるとのこと。

NRMシステム開発

情報資産管理に活用する様々なシステムの運用支援

膨大にある情報資産の適した管理・活用には、ICTや電子記憶装置関連（紙・電子）、また分析統計システムなど、さまざまなツールの組み合せが不可欠。NRMでは、非製品ベンダーの立場で、お客さまそれぞれに最適なツールの選択・組み合せをご提案し、効果的な運用システムの構築をサポートしているとのこと。また、お客さまの情報資産管理に関わる業務課程の効率化を目的に、独自の技術を活用したさまざまな業務支援型システムも開発しているそう。

統合ドキュメント管理システム　RM-8Win

統合ドキュメント管理システムRM-8Winは、お客さまのさまざまな需要に沿ってNRMが独自に開発した文書・資料・図面管理・記録専用システムだそうです。

■システムの特徴
･充実した検索機能
データベーステーブル上に設定した全項目を、検索対象にすることが可能。また、全文検索機能もオプションでご提供。

･3階層リレーショナルデータベース
親-子-孫の3階層のリレーショナルデータベース機能を保持。「親にファイルデータベースを、子にドキュメントデータベースを」というように、文書管理のツールとしてさまざまなの応用が可能。

■他アプリケーションとの連携機能
Windows上のアプリケーションで作成したデータをRM-8Winから呼び出すことが可能。
呼び出し後はアプリケーションに制御が渡されるので、自由に参照・加工することができるとのこと。
さらに、他Windows上のアプリケーションで作成されたデータの一元管理も可能。
また、スキャナでイメージ画像を取り込み、クライアントにビューアソフトをインストールすることで、パソコンを利用した電子ファイリングシステムを実現できるそうです。

■安心のデータ更新機能
登録データのメンテナンス面では、一括更新機能により大量のデータを効率的に更新できるほか、誤って更新されたデータの復旧機能も備えているので安心して作業が可能。

■高い拡張性
RM-8Web（オプション）を追加することで、Webベースの社内イントラシステムへの展開など、豊富なデータ閲覧オプションをご利用可能。
また、お客様のご要望に応じたカスタマイズのご相談も承ってくれるとのこと。

■システムの基本仕様
･1項目あたりの最大項目長
全半角型で255バイト（メモ型項目では64,000バイト※）
※ACCESSをデータベースとして使用時

･リレーション階層
3階層

･検索機能
サブメニュー（5階層まで）による検索、範囲指定検索、前方一致・後方一致検索、「AND」,「OR」,「NOT」などの論理検索、検索結果の履歴表示、検索結果のテキストファイル出力、検索結果の格納

･帳票印刷機能
検索結果一覧画面からの帳票印刷、全件印刷、格納データの選択印刷、Excel形式帳票出力

･セキュリティ機能
データベース単位での制御機能（システム管理者、データベース管理者、検索のみのユーザの3区分を標準でサポート）、組織のアカウントレベル検索のみのユーザの3区分を標準でサポート、組織のアカウントレベル

統合ドキュメント検索システム　RM-8Web

統合ドキュメント検索システムRM-8Webは、統合ドキュメント管理システムRM-8Winのイントラネット対応版とのこと。
社内イントラネット上でWebブラウザにより、ドキュメントの検索・閲覧が出来るようになるそうです。

■システムの特徴

• Windows版RM−8Winと連携して、Webブラウザにより文書情報の検索・閲覧をスムーズに行うことが可能。
• RM−8Webのシステム標準仕様は

･ OS ： Windows Server 2012 ～
･ DB ： Microsoft SQL Server 2019 ～
で構築可能。

• Windows版RM−8Winをベースに開発したRM−8Webは、文書管理に特化したユーザインターフェースを継承しており、使い勝手が良い。
• 電子文書管理及び検索機能

ファイルサーバ上の電子ファイルのディレクトリ情報（パス情報、属性情報等）の取り込みによって、書誌情報との組み合わせた検索と階層表示が可能。

• 他システム連携

Java（Servret/JSP）、CGI、ASP（Active Server Pages)を使用した各種サーバサイドWebアプリケーション（起案決裁システム等）との連携や、既存のDBMＳ（Oracle、SQL Server等）との連携処理が比較的簡単に実現可能。

情報資産管理に活用する様々なシステムの開発

顧客の情報資産管理に関係する業務工程と当社独自のノウハウを十分盛り込んだ多種多様な業務支援型システムを開発しているとのこと。

･書籍管理システム
･設備図書管理システム
･文書受発信管理システム
･保守点検管理システム
･機器貸出管理システム
･学籍簿管理システム
･契約書管理システム
･登記申請書類検索システム
･防災掲示板管理システム
･取材テープ管理システム
･予備品管理システム　等

次世代文書管理システム「RM-Expert Light」

RM-EXLは、紙文書や電子文書などさまざまな形式で保管された文書や記録を統合的に管理し、カテゴリや作成者などの検索用インデックス管理に加え、全文検索も標準機能としているとのこと。 さらに、AIによるサポートやOCRなどの情報を効果的に管理・活用するためのオプション機能も追加可能。

■RM-Expert Lightの特徴
シンプルな基本機能に、顧客の要望に合わせてテーブル、階層、項目などを設定可能。 それぞれの特別なニーズにも、追加機能を作成することで対応可能。

■RMシリーズからの継承
･テーブルの切り分け
RMシリーズの特徴である、事業所ごとや資料種別ごとにテーブルを切り分けた管理がそのまま継承可能。

･スムーズなデータ移行
RMシリーズのDB構成を継承可能なため、少ない作業で、スムーズかつ安全なデータ移行を実現。

･絞込検索機能
RMシリーズの特徴である、検索結果の履歴表示や絞込検索機能を、操作性も含め、継承。非該当レコードの検索や、空白フィールドの検索が可能。

■システム機能の向上
･登録機能のWEB化
登録機能を含め、全機能をWEBシステムでRM-Expert Lightに構築。登録では、RMシリーズ同様、既存データからの複製機能が使用可能。

･検索速度の向上
全文検索エンジンを併用することによって、検索のスピードアップを実現。

･カート機能
検索結果一覧から任意のデータを選択し、カートにまとめることが可能。また出力や依頼データの操作等が可能。

･変更可能な帳票出力
帳票出力のベースはExcel。使い慣れたExcelを使用することで、項目の追加や修正等の様式変更にも対応しやすく、自由度の高い帳票設計を行うことが可能。

･データの階層化
需要に応じて、データの多段階層化を簡単に設計可能。階層横断検索もできるとのこと。

･画面レイアウト設定機能
カスタマイズ機能にて、項目の配置や表示等ユーザーにとって使い勝手が良いように画面レイアウトを個別に設定可能。

･登録文書の全文検索機能
登録した電子文書（PDF・Word・Excel）内の書式情報を、検索画面から全文検索する機能を追加可能。

■将来の機能拡張
･プラグインによるオプション機能追加に対応
AIや自動OCRなどの新機能を、プラグインでオプション機能を追加可能な設計となっているのだとか。将来の需要の変化にも対応可能。

■RM-Expertシリーズ導入実績
･電力会社（本店・発電所）
･工事会社
･機械メーカー
･保全会社
･研究開発法人

バックアップオフィス

顧客の文書・資料（緊急・常用・重要）を保管し、必要なファイルを電子化して配信するNRMのサービス。
災害時の事業継続対策としても有効。顧客よりお預かりした記録情報は、万全のセキュリティ体制で安全に管理しているとのこと。

■迅速・確実
お預かりした保存文書は必要時に、文書保存箱もしくは電子データで即届けるとのこと。また、配送は専用便にてコンスタントに伺うといいます。

■長期安定保管
記録メディア（ディスク・テープ・フィルム等）を定温・定湿管理されたメディア保管室で安全に保管し、配送してくれるとのこと。

･文書の保存期間をDBに登録。
･廃棄期限が近づいている保管ボックスを選定し、リストとして顧客へお届け。（月単位での発行）
･顧客の確認後、処分または保管期間の延長を実施。
･文書廃棄は「機密溶解廃棄」を実施。

■万全のセキュリティシステム
機密書類を安全・確実に溶解処理してくれるといいます。

･機密文書の機密溶解処理を厳格・確実に実施。（完全リサイクル方式）
･廃棄箱のまま溶解するため、廃棄文書の内容を同社従業員や他の人が触れることはないとのこと。
･保管期限が切れた「書類保管箱」のほか、顧客のオフィスまで直接引き取りに行くとのこと。
･廃棄証明は、それぞれの証明と作業写真を添付した「秘密文書廃棄報告書」にまとめて提出。
･顧客の立ち合い及び監視 (推奨) は、いつでもどの過程でも可能。
･研修・教育を受けたスタッフが対応。
･完全機密保持を順守。
･セキュリティ対策の強化改善情報は、常に顧客へ開示。

■電子配信のメリット
･効率化
文書・資料室空間の効率化及びオフィスの空間を有効活用可能。

･安全性
預かった情報の安全性。原本の安全管理・搬送リスクの回避・セキュリティ向上。

･便利
返却不要、データの共有化、再利用可能、簡単な外部発信等、利用者の利便性が向上。

･災害・環境
災害・交通事情・環境への対応も万全。交通事情による遅延回避、排ガス削減。

COM化サービス

長期安定保存が必要な電子データを自動でマイクロフィルム化。
電子データの長期保管の不安定性を解消するとのこと。

･マイクロフィルムは500年間保存可能。
･長期保存技術としてJIS Z6018の認証を取得済み。
･真正性・証拠性を確保し、紙原本が不要。
･COM化コストは、紙文書の長期保管料で賄うことが可能。
･将来的にOSやアプリケーションを問わず、マイクロフィルムから電子データ化が可能となる。

ソリューション・サービス

ソリューション・サービスの特徴

■大事な情報資産の有効活用と適正管理を一貫して支援
電子情報や紙文書・資料などの情報資産の有効活用と適切な管理方法について、コンサルティングがシステム構築、保守運用まで一貫して支援するとのこと。

■オリジナルのノウハウと手法によって業務の効率化や円滑化を支援
多くの経験から培い開発したオリジナルのノウハウと手法を活用し、ペーパーレス化による業務の効率化や円滑化及びリモートアクセス環境の整備など、クライアントのニーズに合わせたサービスを提供しているといいます。

コンサルティング

■情報資産管理の観点から業務革新を支援
同社はクライアントとの協創をベースに、情報資産管理分野における高付加価値のソリューション・サービスを提供するといいます。
①業務改善コンサルティングサービス
情報の有効活用と適切な管理の観点から、クライアントの業務革新を支援。
②情報資産管理コンサルティングサービス
情報資産管理におけるさまざまなテーマや課題に対して、最適な解決策を提供。

同社は1976年の創業以来、業務効率の向上や情報リスクの回避及び共有化による情報の有効活用など、さまざまなテーマに対して効果的な改善策の提供や導入支援を行ってきたそうです。デジタルシフトなど、ビジネス環境が大きく変化する中、記録情報を含めた情報資産管理の分野でも急速な進化が見込まれるとのこと。同社のコンサルティングサービスは、進化する情報資産管理に関するさまざまなテーマや課題に対して、クライアントそれぞれのニーズをしっかりと把握・理解し、長年培ってきたオリジナルのノウハウや手法、分析データを活用し、お客様ごとにカスタマイズされたソリューションとロードマップを提供するといいます。

■NRMコンサルティングの特長
･長年培った数多くの独自ノウハウ、手法
NRMは記録情報管理を日本で初めてサービス化した先駆者として、1976年から記録情報管理コンサルティングサービスをスタート。創業から現在までに積み重ねてきた多様なノウハウや事例を連携させ、クライアントの情報資産管理を最適化するとのこと。

■中立性
クライアント視点で、情報管理戦略に必要なルールや計画の策定、計画を実行するための最適な運用方法を支援。 同時にベンダーフリーの視点で最適なITとツールを組み合わせて情報共有化基盤やセキュリティ基盤の構築を支援。

■スピーディな実践力
NRMには、情報資産管理のコンサルティングおよびアウトソーサーとして、さまざまな業界や多くの企業、官公庁で経験を積んだコンサルタントが在籍。設計からシステム構築・運用まで、より迅速かつ実践的な課題解決を提案し、導入・運用を含め支援。

文書管理ソリューション

■文書管理とは
文書管理とは、行政機関や企業などの組織内で日々作成・入手する文書や資料、記録等の多種多様な文書類を、業務の効率化・円滑化、セキュリティの強化、事業承継などを目的に 作成及び取得から伝達、保管、廃棄に至る「ライフサイクル」を一定のルールに基づいて一元管理し、常に有効利用できる環境を構築することを指す。

■文書管理の目的
1.業務の効率化・円滑化
行政機関や企業などでは、組織として保管が必要な文書類を大量に抱えていますが、文書管理が徹底されていないと、どこに保管されているのか分からなくなり、さらには文書類が存在するのかどうかすら分かりにくくなるとのこと。必要なときに必要な文書をすぐ見つけることができ、業務やビジネスの効率を向上させるために、文書管理を行うことが大切だといいます。

2.情報コンプライアンス・セキュリティ強化
分書類の散乱・紛失により機密性の高い情報が外部に漏洩した場合、企業や組織の信用を大きく毀損するだけでなく、損害賠償請求につながる可能性もあるといいます。そのため、機密保持が必要な文書や業務上の機密情報を含む文書の保管方法やアクセス管理など、文書管理を徹底し、「組織を守る」基盤を構築する必要があるとのこと。

3.業務継承
必要な分書類をいつでもすぐに取り出せる環境を用意することで、営業の連携や技術継承、事務処理の引き継ぎなど、業務承継時の効率化・円滑化を図ることができるといいます。特に、営業・企画・技術・開発に関わる文書や資料類は、ルールに基づいた文書管理により一元的に保管・共有されるとともに、多岐にわたる利活用が活性化し、業務遂行時の効率化や生産性の向上にもつながるとのこと。

■日本レコードマネジメントでは、文書・資料・記録および物品類の効率的な整備からシステム構築、保全運用まで一貫したサービスを提供しているとのこと。
同社は情報資産管理の専門会社として、多くの行政機関や企業にサービスを提供してきたといいます。豊富な経験と事例をもとに、クライアントの特性に合わせた文書管理システムやルールの構築を提案するとのこと。さらに、きめ細かな教育・研修プログラムや定期点検・監査プログラムなど、文書管理の維持に欠かせないさまざまなプログラムを提供しているそうです。

■NRM文書管理ソリューションの基本メニュー
1.実態調査・分析・詳細設計
日本レコードマネジメントのコンサルタントがクライアントの文書管理状況を分析し、改善計画及びロードマップや実行詳細設計を立案。

2.ルールの作成
日本レコードマネジメントのコンサルタントが、クライアントの業務に適合する各種ルールを作成し、提供。
①情報分類ルール、②保管ルール、③ファイル標準、④電子文書管理ルール、⑤ペーパレス化ルール、⑥電子化ルール、⑦文書減量化・定量管理ルール　etc...

3.ツール・運用方式検討
日本レコードマネジメントのコンサルタントが、クライアントの業務環境に適合する各種ツールを提案。
①統合ドキュメント管理システム（紙文書・電子化文書・電子文書の一元管理システム）、②ストレージサーバ運用、③発受信管理運用、④文書管理メンテナンス運用、⑤文書管理サポート機能　etc…

4.基礎整備(紙)
日本レコードマネジメント文書管理クラークが、クライアントのオフィスに常駐して各種作業を代行。
①情報分類ルールをもとに分類仕分け、②保管ルール、ファイル標準化に基づき再ファイル、③文書減量化作業、④統合ドキュメント管理システムに登録

5.基礎整備(電子)
日本レコードマネジメント文書管理クラークが、クライアントのオフィスに常駐して各種作業を代行。
①電子文書管理ルールに基づきサーバ内データの整理・分類、②ペーパレス化ルールに基づき紙のスキャン電子化、③統合ドキュメント管理システムに登録

6.文書管理メンテナンスの運用
日本レコードマネジメント文書管理クラークが、クライアントのオフィスに常駐(または、リモートの併用）して各種作業を代行。
①文書管理メンテナンス運用ルールに基づき新運用の開始、②文書管理サポート機能の導入

■文書・資料の基礎整備支援サービス
日本レコードマネジメントでは、専門スタッフがクライアント先の企業にに常駐し、文書と資料の基礎整備を支援するとのこと。
文書・資料の基礎整備段階でのサポート機能として、クライアントの企業へ同社専門スタッフが常駐（リモートも併用）し、各ルールに基づく分類仕分け、電子化スキャニング、文書管理システムへの登録、保存・廃棄作業などの手間のかかる作業を代行してくれるそうです。このサービスにより、クライアントの文書・資料整理の負担を大幅に軽減し、本来の業務に集中できるよう支援するとのこと。

基本サービス
･現状調査・分析作業
･文書管理に関わる各種ルールの作成
･分類仕分けとファイリング・タイトル付け
･ストレージサーバ内電子データの整備
･文書・資料の電子化スキャニング
･文書保存庫の整理
･文書削減・抹消措置
上記メニューから要望に沿って、選択と組み合わせに対応してくれるそうです。

■文書管理のメンテナンス運用支援サービス
基礎整備期から継続して同社専門スタッフが常駐し、文書管理メンテナンス運用業務を代行するとのこと。このサービスにおいては、運用作業の標準化や効率化、属人管理から組織共有化に向けたさまざまな施策を支援しているそうです。

基本サービス（紙と電子の保全運用を代行）
･各ルールの更新管理
･新規発生文書資料の分類ファイリング・データ登録
･オンデマンド電子化サービス
･文書受発信管理サービス
･文書資料の保存サービス
･文書資料の溶解抹消サービス
･文書管理に関わる教育研修サービス
･文書資料の一元管理センター運営サービス
･文書管理ヘルプデスク
･文書資料センター運営サービス
･情報センター運営サービス
･レコードマネジメントセンター運営サービス
･文書削減・抹消措置サービス
上記メニューから要望に沿って、選択と組み合わせに対応してくれるそうです。

電子文書管理ソリューション

■デジタルシフトによる業務改革や働き方改革の実現
電子文書は紙の文書より業務効率が向上するという利点がある一方で、多くの企業や行政機関が紙の文書とは異なる管理方法の課題に直面しており、同社はそのような課題を持つ企業に対し、電子文書管理ソリューションを提供しているとのこと。
電子文書管理ソリューションは、同社が長年培ってきたオリジナルのノウハウと手法をもとに、ファイルサーバ・クラウドストレージ内の大量の電子文書を効率的に保存・検索できるシステムを構築し、各クライアントのさまざまな環境において、電子文書を即時的・有効的に活用可能にするといいます。

■ファイルサーバ・クラウドストレージ内電子データの整理サービス
①現状分析
･ファイルサーバ・クラウドストレージ内調査・分析
ファイルサーバ・クラウドストレージ内のストレージ状況を同社独自の分析ツールを用いて多角的に調査・分析。

･ヒアリング調査
ファイルサーバーの内部調査と並行して、ヒアリングによりディレクトリ構成と業務プロセスや業務分掌の相関関係を抽出し、文書分類と業務プロセスの相関ギャップや属人化傾向などを分析。

･調査・分析レポートの作成・提出
→上記調査データをもとに、課題・問題点のまとめ及び改善方策を提出。
→エクセル形式にて、「フォルダ体系一覧表」「フォルダ別格納ファイル一覧表」「データ削除候補リスト」を提出。

②ルール作り
①の調査・分析結果をもとに、業務プロセスと文書分類の相関を自動的に把握できるファイル保管システム・検索キーワードの標準化・セキュリティ/バックアップ運用の標準化等を実行出来る電子文書管理新運用ルールを提供。さらに、e-ディスカバリや公文書管理法に準拠した電子メール保存ルールを提供。

( 1 )新ディレクトリ体系ルール(業務分類・文書分類等の作成と新フォルダ体系ルール)
( 2 )業務分類・文書分類に合わせたファイル命名標準化ルール
( 3 )文書分類に合わせた保存年限ルール
( 4 )バックアップ・セキュリティ運用ルール・アクセス権管理ルール
( 5 )データ整備ルール(データ削除・移動・新ファイル名付与・キーワード付与 など)

③基礎整備作業
②で作成したルールに基づいて、ファイルサーバやクラウドストレージ内の全ファイルデータのメンテナンス（削除、移動、新規ファイル名付与、キーワード付与など）を部署単位で支援し、業務の負担を低減するとのこと。

④新運用移行・維持管理
③で実施した現行ファイルサーバ・クラウドストレージ内のデータ整備後の新しいルールおよび運用方式への移行を効率的に実行する支援を行うとのこと。さらに、移行後のファイルサーバ・クラウドストレージの容量管理およびフォルダ体系などの保守も支援するといいます。

(1) 新たな運用ルールの作成と各部署へのルール説明会・研修会の実施
(2) 定期点検の実施（新しいフォルダ体系が維持されているか、ファイル名が正しく割り当てられているか、キーワードが適切かなど）
(3) 新ルールの見直し、定期更新、各部署への周知など
(4) アクセス権変更管理
(5) ルールに基づいた新フォルダ作成の支援
(6) 定期的なデータ整理キャンペーンの企画・運営
(7) 各種Q&A対応（ヘルプデスク常設）

■電子文書を専用ツールで統合管理
電子文書・電子化文書・紙文書を総合的に管理・検索できるシステムをご検討のクライアントに、同社独自のソフトウェア「統合ドキュメント管理システム RM-8Web」を紹介してくれるといいます。

■RM-8の主な機能
(1) 「紙文書」「電子文書」「サーバー上の電子データ」を同時に検索
(2) 多角的検索対応システムとしてテーブルに設定された全項目を検索
(3) 全文検索機能
(4) 指定したサーバ内フォルダを自動インポート
(5) 指定したOCR未処理文書を自動OCR処理および自動インポート
(6) AIを活用したサポート機能

■統合ドキュメント管理システムRM-8Webの特長

• 充実した検索機能

データベーステーブルに設定したすべての項目を検索対象にすることが可能。あわせて、オプションで全文検索機能も提供しているのだとか。

公文書管理サービス

■行政機関向け公文書管理サービス
行政機関における公文書をはじめとする諸情報の整理・管理から発信まで、最新の情報技術を活用したサービスを提供するとのこと。また、行政機関が保有する公文書や資料、史料などの「情報資産」に関して、利便性、セキュリティ、コンプライアンスに対応した運用を支援しているといいます。

■諸情報の整理・管理から発信に至るまで運用サポートサービスをご提供
日本レコードマネジメントは行政機関をサポートしてきた長年の実績に基づいて、各機関の異なる業務の特性と需要を理解し、品質を重視した成果を提供するとのこと。同社は、「情報資産の値打ちは正しく管理されてこそ」という理念のもと、豊富な経験と数多くの専門資格を有する社員で構成される専門家集団として、高い品質を目指すといいます。

■NRM社員が取得している主な専門資格

• 文書管理関連

公文書管理、文書情報管理士、司書、ファイリング・デザイナー1級～3級、電子化ファイリングA級・B級、個人情報保護士

• 情報技術関連

ITパスポート、基本情報技術者、応用情報技術者、情報セキュリティアドミニストレータ

• その他

ウェブデザイン技能士、CALS/ECインストラクター

■ISO9001を認証取得
官庁事業部においては、2014年2月22日にISO9001を認証取得しているそうです。
QMS活動として毎年の目標を掲げ、社員教育をはじめ、進捗管理や品質点検、改善提案等を実施し、品質の確保と向上に努めているとのこと。

■NRMの行政機関向け公文書管理ソリューションメニュー

• 公文書の整理・管理

情報公開法、公文書管理法、個人情報保護法など、公文書を取り扱う際に遵守すべき事項を踏まえ、提言や改善を実施するとのこと。府省共通の「一元的な文書管理システム」とも連携しながら、適切な運用方法等を提案するといいます。

公文書管理システムの導入計画の作成から日常の保守管理まで、以下の運用サポートを行っているそうです。
1.実態調査
･保有文書・図書・物品等のボリューム調査（執務室、書庫）
･インタビュー調査、アンケート調査
･文書管理関連データベースの調査

2.改善提案
･全体改善計画の策定
･体制作り、作業工程の作成
･減量目標値の設定
･改善のための手順書作成

3.文書の減量化
･説明会の実施
･廃棄、保存キャンペーンの周知
･保有文書、図書、物品等の見直し及び再評価支援
･保存期限満了文書、不要文書の機密廃棄処理

4.文書の整理・登録
･保存文書リストの作成
･データベース登録
･行政文書ファイル管理簿作成支援
･保有個人情報の台帳作成支援

5.文書管理システム（データベース）の構築
･一元的文書管理システムを補完するための文書管理データベース構築、導入データ移行
･説明会の実施

6.維持・メンテナンス
･保存文書の利用支援（貸出管理）
･新規発生文書の登録
･文書のライフサイクル管理
･文書管理の点検、改善提案
･文書管理の研修会

■システム運用サポート、行政事務サポート
行政機関で運用されている業務システムをスムーズに運用するためのさまざまなサポート業務を実施しているそうです。

• ヘルプデスク業務

行政機関業務の実務経験及び情報処理系資格を有する専任者が担当し、問い合わせや操作アドバイスの支援をするそうです。公文書管理を実施する各府省共通の「一元的な文書管理システム」ヘルプデスク業務の実績があるとのこと。

• 保守業務

各種業務システムの運用管理及びサーバの保守業務を実施しているそうです。

• データ更新、行政事務支援業務

大量に納品される紙媒体や電子媒体の情報を確認し、保管管理システムへの登録などを実施しているそうです。実務経験のある専任スタッフを配置し、詳細な作業手順書の作成及び進捗状況を確認することで、効率化かつ迅速化を図るとのこと。

■Webサイト制作・運営支援

• Webサイト作成

行政機関のWebサイト作成をはじめ、リニューアル、CMSへの移行を行うと同時に、構築後にはWebサイトの情報更新などの運用サポートを実施しているそう。制作プロセスでは、説明会・広報委員会などで意見収集を行い、発信情報を精査。シンプルで分かりやすいカテゴリ分け、ページデザイン、構築を提案してくれるようです。
さらに、職員が簡単な操作で長期的に運用可能なように、更新手順書・操作マニュアルを作り導入説明会を実施するとのこと。

• Webサイト運営サポート

Webサイトを更新する専任者を配置し、毎日の情報発信を支援してくれるそう。専任者には、HTML、CSSなどHP制作技術を持った、行政機関Webサイト作成の実務経験者を配置するといいます。行政機関がインターネットに公開する情報を正確に公開できるよう、内容チェックのほか、公開前のページチェックなどを確実に実施するとのことです。

■広報施設等運営管理
行政機関が運営する広報施設の運営や見学案内を実施。公共事業の必要性を地域の人々に理解してもらい信頼を得ることを目的として、施設運営及び見学会の企画などを行うそう。また、施設に配置する広報スタッフには安全教育を徹底し、見学会の参加者の安全確保を一番に考え運営マニュアルなどを整備するとのこと。

受注実績は次の通りです。
■国の機関

• 国土交通省（関東地方整備局、近畿地方整備局、北陸地方整備局）
• 文部科学省
• 農林水産省
• 経済産業省
• 会計検査院

■独立行政法人

• 都市再生機構
• 宇宙航空研究開発機構
• 水資源機構
• 情報通信研究機構

技術文書管理サービス

日本レコードマネジメントは、プラント・設備を持つクライアント向けに施設／設備の建設・運転・保守・増改築・廃止措置に係る文書、記録、図面などの技術文書を統合管理するシステム作りをサポートするとのこと。データベースとネットワークを活用するそうです。

施設／設備の安全性及び安定した運転を保つためには、次の2つの要素が必要不可欠です。
①設備や安全に係る文書、記録、図面、マニュアルなどの信頼性保存
②計画段階から建設を経て、運転・保守の長時間にわたり累積された大量の技術文書・設備情報の有効活用

これらの技術文書・設備情報には、世代を超えて有効活用しなければならない貴重なノウハウや技術がたくさん蓄積されているそう。そのために、長期にわたって必要な情報も漏れなく、スピーディーに、より的確にアクセス可能な環境が求められているとのこと。
日本レコードマネジメントは、このフィールドにおける長年の実践経験とノウハウを活かし、紙ドキュメントの基礎整備からデジタルによる技術文書、設備情報の共有化、リスク管理まで一貫したソリューションを提供するといいます。その際、同社の専門スタッフがクライアントのオフィスに常駐するとのことです。

以下のような悩みがある方は、日本レコードマネジメントに相談してみてはいかがでしょうか。いかに有能なエンジニアでも、正しい情報がなくては的確な判断と意思決定はできません。

• 重複保管などによる技術文書の保管・保存スペースが不足している
• マニュアル、図面などの改訂漏れ（古い図面の誤用）
• 機器の工事記録や図面などの検索時間と整理時間・マンパワーの増加（資料探しの時間ロス）
• 貴重な文書・資料、記録、図面などの分散・散逸・所在不明など
• 有効な技術資料の属人化管理による活用性の低下（担当者にしかわからない、利用できない）

技術文書整備のねらい
紙ドキュメントとデジタルデータの統合型管理・検索システムの構築
①技術文書の共有化と有効活用
データベースの構築とネットワークによる共有化

②工事・操作ミス・点検漏れなどの防止
図面、機器仕様、マニュアルなどの的確な改訂管理

③リスク管理
説明責任、コンプライアンス、機密情報などに関する文書・記録の的確な管理

④技術・ノウハウの蓄積
技術検討書、調査研究データ、技術文献などの収集・蓄積・活用

⑤ペーパーレス化
紙の増加を抑制し、保管スペースを削減

このように日本レコードマネジメントは、技術文書の本社・製造所・発電所間の情報共有による業務の効率化及び有効活用をサポートしてくれるようです。

NRM技術⽂書管理ソリューションの紙・電⼦両⽅の技術⽂書を検索・利活⽤
手元にあるPCで設備・機器名称・工事件名キーワードなどにより、文書・資料・図面・記録の串刺し検索（検索例：工事報告書・図面）が行えるそうです。

①設備機器分類コードから絞り込み検索
該当工事記録ファイル→ドキュメント→該当ページへと検索できるようです。

②工事件名（ファイル・目次・タイトル）から文字列検索
該当工事記録ファイルタイトル⇔ドキュメント→該当ページへと検索できるようです。

③機器名（タグNo.）からの検索
該当工事記録ファイルタイトル⇔ドキュメント→該当ページへと検索し、機器の工事履歴及び現状確認ができるようです。

④設備分類から絞り込み、機器名（タグNo.）から図面検索
機器の関連図面の一覧リスト→図面の確認ができるそう。図面の改訂No.または作成年月日から図面の変更履歴と最新図面のチェックが可能だそうです。

■技術⽂書管理の基礎整備⽀援サービスメニュー

技術文書の基礎整備段階での支援機能として、クライアントのオフィスに日本レコードマネジメント専門スタッフが常駐。各種分類コードに基づいた分類仕分けをはじめ、デジタル化、各種コードやキーワードの付与を実施するそう。ほかにも、統合管理システムへの登録など手間のかかる作業を代行してくれるようです。同サービスを提供することで、クライアントの作業負担を大幅に軽減し、コア業務に集中できるようサポートするといいます。

• 技術⽂書管理の現状調査及び分析
• 設備機器コードや図書分類コードなど、各種分類コードの作成
• ドキュメント1件毎にキーワードの付与
• ⼯事件名や各種分類コードを基にドキュメント1件単位で整備（重複排除や最新版化など）
• 整備後のドキュメント検索・管理⽤データの作成（メタ情報の作成）
• AI検索⽤データの整備
• 技術⽂書のデジタル化
• 技術⽂書の分類ファイリング
• 図⾯類のCAD化
• 技術⽂書統合管理システムの構築・データ登録

これらのメニューから、ニーズに沿って選択と組み合わせにて対応してくれるそう。また、上記のメニュー以外にもサービスをたくさん用意しているようです。日本レコードマネジメントでは、専門スタッフが技術文書管理のメンテナンス運用をワンストップで支援してくれるとのことです。

■技術文書管理のメンテナンス運用サポートサービス

基礎整備期から継続して日本レコードマネジメントの専門スタッフが常駐し、メンテナンス運用業務を代行（必要に応じてリモートサービスて対応可能）。同サービスで、運用作業の標準化や効率化、属人管理から組織共有化に向けた諸施策を支援してくれるそう。サービス内容は次の通りです。

• 各種分類コードの更新管理
• 新規発⽣⽂書の分類ファイリング・キーワード付与・データ登録
• 技術⽂書統合管理システムの保守運⽤・データ更新
• AI検索⽤データの整備・更新
• 図⾯類の更新・改訂管理サービス
• 技術⽂書受発信管理サービス
• オンデマンド電⼦化サービス
• CAD化サービス

上記メニューから、ニーズに合った選択と組み合わせにて対応してくれるようです。また、これらのメニュー以外にも数多くのメニューを用意しているとのこと。

対象の技術文書（例）は次の通りです。

• 研究／開発関係資料
• 製造技術関係資料
• 施設／設備関係資料
• 管理／運営関係資料
• 許認可関係資料
• 各種図⾯類
• 各種計画関係資料
• エンジニアリングシート
• 完成図書／設計図書
• 各種記録／報告書
• 技術資料／技術検討資料
• 外部収集資料

など

図面管理サービス

図面を管理するにあたり、多様な課題があります。これらの課題を正しく理解し、適切に対処することが大切です。
日本レコードマネジメントは、ガス、電気、その他のエネルギー関連産業における長年の経験持っているそう。その経験を活かして、設備の建設、保守、運転、廃止措置に関する文書、記録、データ、図面などの設備情報をデータベースとネットワークを駆使してトータル管理する専門企業とのこと。紙情報から電子情報への移行、設備情報の効果的なシェア、リスク管理までを包括的にカバーするシステムとサービスを提供しているようです。
図面管理では、製造、建築、設計、エンジニアリングなどのフィールドで正確かつ効果的な情報共有を通して、各分野のプロジェクト成功の要となるそうです。

図面管理における課題は次の通りです。

• 図面の入手と更新

現場で使う図面は頻繁に変更されることがあるそう。これらの変更が適切に現場作業に反映されないと、正確ではない情報に基づいて作業が進められたり、必要な変更が適切に行われなかったりするリスクが生じるようです。

• 図面の整理と保管

大掛かりなプロジェクトではたくさんの図面が作られるため、これらを整理して保管する必要があります。図面の整理が適切でないと、必要な図面を見つけるのが困難になり、作業の遅延および混乱する可能性もあるようです。

• 図面の損失と盗難

紙ベースの図面は、紛失、盗難、物理的損傷のリスクが常に伴っています。これらの文書がなくなってしまった場合、プロジェクトには重大な遅延が生じ、再作成のための追加費用が必要となる可能性が高まるでしょう。

• バージョン管理

現場でそれぞれ違うバージョンの図面が使われると、混乱や作業の不整合、誤った指示になるリスクが上昇します。特に、バージョン管理が不十分な状態では、これが重大な安全上の問題を引き起こすこともあるようです。

• 図面の耐久性

屋外で使われる図面は、天気の条件や物理的なダメージを受けることがあります。図面がこれらの要因で損傷したり読み取りにくくなると、必要な情報の一部が失われてしまい、作業クオリティの低下の原因になるとのこと。

• デジタルツールの導入とトレーニング

紙ベースから電子図面への移行時、現場作業員への適切なデジタルツール教育が必要不可欠です。トレーニングが不十分だと、プロジェクトの効率が下がり、時間とリソースの無駄が生まれる可能性があるそう。

■NRMの図面管理サービス
設備管理では、信頼性のある情報と整った図面管理が必須。この工程の信頼性は、図面の正確さが反映されるため、厳しい管理が求められるといいます。特に安全対策のためにも、図面の正確さがそのカギを握るとのこと。

• スピーディーな改訂管理

設備の変更や安全対策をスピーディーかつ正確に対応するには、図面、マニュアル、手順書などの早急な改訂管理が必要不可欠とのこと。運転年数の長いプラントでは、設備情報のアップデートがより頻繁に必要とされるようです。

• 図面のCAD化

紙やスキャンされた画像からのCADデータへの変換は、設備情報の効率の良い管理に欠かせず、素早い改訂を叶えるそう。CADデータの編集が簡単であり、ディテールにわたる正確な情報提供ができるようです。

• 3Dモデリング

設備やロボットの3Dモデリングは、工事プロジェクトの成功において大切な要素だそうです。設計や計画などの初期段階から3Dモデリングを積極的に用いることで、現場作業の効率化が図られ、潜在的な誤りが減るとのこと。

• ビジュアル化とAIの活用

たくさんの手順書やマニュアルをビジュアル化し、もっとアクセスしやすく直感的な表現を提供することで、作業者の安全性・効率性のアップに繋がるそう。AIの活用は、情報の自動分類、検索、改訂管理に役立つようです。

• 情報のデジタル化

紙情報やスキャニング画像のデジタル化は、情報アクセスの効率をアップさせるそう。電子データは、共有や検索がスピーディーかつ簡単で、リアルタイムでの情報更新を叶え、すぐに情報共有ができるようになるとのこと。

• 情報漏洩防止

情報漏洩を防止するための適切な情報管理は、会社の安全性を守り、信頼性を維持するために欠かせません。アクセス制御、データ暗号化、コンスタントなセキュリティ監査といった方法で、機密情報の保護と安全性が確保されるようです。

図面を適切に管理することで、信頼性の高い情報提供と、設備の変更や安全対策へのスピーディーな対応ができるようになるとのこと。この管理工程には、電子化、ビジュアル表現の強化、そしてAIの活用などが必要な要素となるようです。

■RM-Drawing Nexus
RM-Drawing Nexusは、図面管理の効率化とフレキシブル性を両立し、図面管理の課題の解決をサポートするそう。
簡単かつスピーディーに、確実に図面管理の最適化を行い、新しいステージへと進化させるといいます。同システムは、簡単・スピーディー・確実に、図面管理を一新するそう。以下のような悩みを持っている場合は、日本レコードマネジメントに相談してみると良いかもしれません。

• 図面の一元管理の難しさ

図面ファイルがいくつかの場所にバラバラに保管されているため、必要なデータを素早く探せない。

• 出図業務の手間とミス

出図作業を手作業ですることで、押印漏れ、データの抜け落ちといったヒューマンエラーが発生しやすい。

• 煩雑な図面管理作業

版管理、修正履歴などの管理が複雑で、手作業による管理が要因でミスが発生しやすい。

• 派生図面の複雑な管理

元図面から改造工事の時に派生する「子図面」、「孫図面」の管理が複雑。

• 検索の効率が悪い

ファイル名だけの検索では必要な図面を特定しにくく、内容やタグでの検索が難しい。

• 複数拠点での共有管理の課題

複数拠点間での図面ファイルのバージョン管理が困難で、ファイルの不一致が起きやすい。

このような図面管理の課題に終止符を打つのが、日本レコードマネジメントのRM-Drawing Nexusだそうです。