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イベント運営マニュアル
某研究室より配布されているものを入手したので参考にして欲しい。
イベント運営の心得
友達と遊びに行く感覚ではなく，組織を動かすという認識を持つ．講座での公式イベントは，演習やゼミの一環である．
1) スケジュールを先回りして企画（1 ヶ月前の連絡）
2) 日程調整は迅速に
3) お金の管理を厳密に（収支を記録する）
4) できるだけ安く
5) 月に 1 回以上のイベントを設定
イベント運営のスケジュール
1) 主役になる人たち（一般的に，新歓なら新入生，追い出しなら卒業生等，要は，参加してもらいたい主役），上役のスケジュール確認
• 確認後，すぐに開催通知を出すこと．最初に聞いてから1・2 週間経ってしまうと，聞いた人のスケジュールも変わってしまうことを考えよ．
• 毎月第○土曜日は講座イベントの日，と決めてしまうと楽．
• 連休の合間や，国民的イベントの日（クリスマス？）などは，参加者が減るので避ける．参加しやすい日程にするのも幹事のセンス．
2) 会場の確保，予算の計算
• 体育施設は競争率が高いので，早期に押さえないとイベントが実行不能になる．屋外のイベントの場合には，雨天の際の対応も考えておく必要がある．
• バーベキューなど火を使うものは，火気使用許可が必要．
• キリのよい金額で集め（1 円10 円単位で計算する必要はない），残りの金額は講座運営費に回すなど，やりくりを工夫する．逆に，予算をオーバーした場合には，講座運営費から出し，キリの良い金額にするなども幹事の手腕．
3) イベント開催の通知（1 ヶ月前）
• 日時と，おおよその予算・場所を知らせる．
• 集合時間・場所は1～2 週間前に確定させてから．店の名前・住所・電話番号も重要で，地図もあると良い．
• 時間設定は，電車の時刻表を見て決めること．駅集合の場合には開始30 分前，現地集合の場合には開始15 分前に設定．
4) イベント開催の通知（1～2 週間前）
• 具体的な日時，集合場所を知らせる
• 何時から何をして，何時に終わる予定かを知らせる
• 集合時間は，開始時間より前にする．学外の場合には30 分前，学内でやる場合には15 分前ぐらいを集合時間の目安にする．
5) 出欠・集金
• 事前にお金を集める方が，トラブルが少ない（ドタキャン対策）．
6) 実施
• 来るべき参加者や教員が居るかチェックする．居なければ呼びに行く．
• 参加者の出欠確認．
• 集金をしていない場合には，開始前にすると楽．
• 挨拶をしてもらう場合には，事前に伝えておく．
• 最後の一本締めは，挨拶をしていないお偉いさんに．
7) 終了
• 会の終わりを宣言する．
イベントの例
1) 前期新歓
• 学食でやるのが楽．事前に場所を押さえておくこと．
• 例年，開始週の金曜日 18:15～（もっと早くできるなら早くてもよい）．特に新入生に対しては，講座ガイダンス等で集合場所等をはっきりと伝えておく．
• 連絡は，チラシを各部屋に張り，メーリングリストにて在校生に連絡する
• 予算は，上級生 1000 円，新入生無料．
• 料理を一人 700 円程度で交渉する．質より量で．
• 残りの予算を使って，お菓子やジュースを事前に購入しておく．
• 未成年がいるので，できるだけジュースで．
2) バーベキュー
• 学内（サッカー場奥をよく使っている）でできるが，事前に火気使用申請（学務課に提出）が必要
• 予算は，上級生 1000 円（酒を買う場合には1500 円．全員払う場合には，600～700 円程度），新入生無料．女性は2～3 割引ぐらいでも良い．
• 生もの以外は前日までに揃えておくと良い．集合時間までに買出しを終えておくこと．買出しには，往復の時間を含めて1 時間半～2 時間ぐらいは必要．
• 包丁やまな板，大きめのボールなど，必要なものは事前に持ってくる担当を決めておく．
• 炭は，バーベキューコンロ一つにつき 3kg あれば十分．着火剤を忘れずに．
• 肉は一人 150g 程度で総量を計算する．キャベツは8 人で1 玉が目安．やきそば（うどん）は，人数の1/2 人前が目安．
• ご飯をあらかじめ炊いておくのも良い．
3) 手巻き寿司
•
研究室でできる．寿司桶は2つで15～16 人が限度．人数が多い場合には購入する．
• 予算は 1000 円．女性は3 割引ぐらいでも良い．
• のりは一人 4 枚計算で多めに買っておく．
• 赤身まぐろやイカ，玉子焼，納豆，シーチキンなどの回転寿司で一番安い具は不人気．いつも残るので量は控える．白身魚，サーモン，備長マグロなどがコストパフォーマンス高い．うなぎは人気があるが，時価を見て量を考えよ．
• 米は持ち寄りで，一合 100 円で買い取り．
• うちわが絶対に必要．また，よく計量カップを忘れる．
• 一人一合計算でご飯を炊く．
• 残ったら散らし寿司にする．もとを買っておく．
• 寿司桶の位置は離して置かないと，混雑の元．
4) スポーツ大会
• まず会場を押さえるのが大事．体育館はかなり先まで予約が埋まっている
• チーム戦の場合には，賞品をつけると盛り上がる（会費や講座運営費の残りを使って）．
• 道具を必要とする競技の場合には，必要数借りることができるか，また，所持しているかどうか（使用可能かどうか）を確認しておく．
5) ボウリング大会
• 距離を考えるとマッハランドがベスト．
• 20 名を超えるような場合には，予約しておくと良い．早めに予約しても，事前の人数変更は可能．
• 基本的にチーム戦とするが，1 チーム4 人以上になるように配慮する．
• ボウリングで 2 ゲームやる場合には，1 ゲーム目に買ったチームに大きいハンデを課すなど，できるだけ多くの人に入賞のチャンスを．
• 移動は主に車になるが，原則大学集合にする．直接行ってよいかどうかは，大学から行く車が足りるか等を検討し，個別に判断する．
• 平日の 18:00 までにゲームを始めると，学生パック（3 ゲーム＋靴で1000 円．2008 年4 月現在）があるので，早めに始めるのも良い（1 ゲーム目は練習にして，教員は，途中2 ゲーム目？から参加する）．
• 賞品は，チーム戦の内容を充実させる（1～3 位程度）．個人の賞品はボチボチでよい（1～3 位，ブービー賞）．
6) 合宿
• まずは日程と場所の選択．
• 交通手段の手配（車？電車？車を出してもらう場合には頼んでおくことが必要）．運転手には，ガソリン代と運転代を込みで払う．
• 予算の計算．1 泊2 食6000 円程度が理想．スキー合宿の場合には安比高原スキー場（かすみ荘）1 泊3 食リフト券2 日分＋飲み代が1.5 万円で可能．
7) 納会
• 基本的に飲み屋
• 団体ごとに敷居で区切られている場所などが好ましい
• チェーン店を避けるとポイントが高い．
• 税込み 3000 円以内に収めて，残りの金額は講座運営費に回すなど，やりくりを工夫する．逆に，予算をオーバーした場合には，講座運営費から出し，キリの良い金額にするなども幹事の手腕．
8) 卒業生の追い出し（3 年生中心に企画）
• 卒業生や教員の都合を抑えるのが最優先
• 記念品や色紙などは事前に（1 月下旬から2 月上旬にやらないとダメ）
• 飲み会は，卒業式の卒業記念パーティーが終わってから．卒業式の日の日程を押さえておく必要あり．
• 経費は，講座運営費から．当日参加者だけに負担させるのは×．足りない場合には全員から集めておく．
• できれば卒業生は半額から無料にしたい．
【無駄に】はじめての幹事とその心得【緊張】
どうぞみなさんの実体験を追加してください。
証言者yuの場合：
幹事の行うことは、ぶっちゃけて言えば場所を決めて何人来るかだけやればいい。
一番最初は教授に都合を聞くといい。そんで教授が参加出来る日を候補に上げる。
候補日が複数ある場合は、自分で好きな日を決めるといい。どの日にするかは友達と相談するなどして、軽いノリで決めるのが楽。
ちなみに金曜日が一番開催しやすい。次は土曜日。他の日だと翌日授業があるため、お勧めは出来ない。
後は参加者の募集と店決め。店決めが一番メンドクサそうに思えるが、実はこの店決め、意外に楽しい。
基本的にネットで店を探す。3000円くらいの宴会プラン(料理何品かで飲み放題2時間とか)が妥当。
宴会プランの中でこの料理美味しそう！って思ったらそこに決めてしまっていいと思う。よほど希望がない限り、場所はどこだって良い。
以上が決まったら(店は後回しでも良い)、参加者の募集をかける。
この時、出来るだけメールを使ってやり取りをするのがいい。後で参加者を集計するのに便利。
店は決まった時点で、電話で場所だけ予約を取っておくのが良い。(例『4月18日に7時から20名程度で予約をしたいのですが～。』)
店員とある程度やり取りした後、『人数はまだ確定していないので、決まったら後でまたお電話いたします。』などの断りをしておくと、後から人数の変更がしやすい。
証言者tkの場合：
やはり最初に教授の都合が会う日を聞き出すのがよい。
聞き出すときにはメールでは返信しない教授がいるのでなるべく直接聞きに行った方が確実である。
場所を決めるときには他の人から意見を聞いたりして決めるのがいいかも。先輩なら飲み会とかたくさんやってるから先輩に聞くと店の雰囲気とかが詳しくわかるかも。あと研究室によっては以前に飲み会した場所とかぶると文句を言われる場合があるからそこら辺も先輩に聞き出すのが無難である。
会場が決まるとたまに文句を言ってくる人がいるが、そのときには「じゃあ君が幹事やってください」といえば大丈夫。
予約ができない場合を考えて、開催場所を２〜３件ほど考えておくといいかも。
会場が駅から離れていたり複雑な場所にあるときには、案内役を１人もうけておくと会場までスムーズに行くことができる。
会場での料金の徴収をするときには飲み会が始まる前に回収した方がよい。
よくある問題と対処法 ～あるあるorねーよ～
急な参加はともかく、急な欠席は店側からドタキャンした人の分のお金を取られることがあります。
そうなると幹事が損をすることになるので、参加者が最終決定した後は、キャンセル料が発生したら払ってください云々と連絡しておくのが吉。
もし払ってくれなさそうな場合は、教員に泣きついてみましょう。代わりに払ってくれるかも！？
盛岡の飲み屋の情報検索サイト
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最終更新：2010年10月29日 04:28
