『ドキュメント・コミュニケーションの全体観』 - 武器庫

■概要■

下手なドキュメントは、作る側にも、付き合わされる側にも、膨大な無駄をもたらす。
マッキンゼーでは、上司に100ページの報告書を見せても、10分程度で高精度なチェックをしてもらえるらしい。
それは、以下に書いたような、効果的なドキュメントの作成方法が整備され、社内で共有されているからなのだそうだ。

■原則■

1. 「解・動・早」
   （解っていただく・動いていただく・できるだけ早く …この3つを目指して作る）
2. 「問題解決コミュニケーション」
   （問題解決として伝える。例えば 背景→課題→対策 という構成にするなど。あらゆる仕事が問題解決である）
3. 「スタンドアローン」
   （口頭説明が無くても十分に理解可能なように制作する。作者不在でも機能するのがドキュメントの本来の意義）

■手順■

1. ストーリーづくり
2. 構成検討
3. 図表ページ造り込み
4. 全体調整

ただしウォーターフォールではなく、行ったり来たりして進める。
なお、ここでは以下の用語を使っている。

• ストーリー：　「結論とそれに至った話の筋道」、あるいは「結論とその理由づけ」
• メッセージ：　いくつか集まってストーリーを構成する個々の文章

◆ストーリー◆

最初にストーリーを考える。
次の４つのメッセージで構成する。

1. 【空】（直面した状況）　例：雲行きがあやしい。
2. 【雨】（状況の解釈）　例：この雲行きだと、もうすぐ雨が降りそうだ。
3. 【傘】（解釈に基づいて取る行動）　例：雨に備えるため、傘を用意しよう。
4. 【HTD】（How To Do）　例：今すぐ近くのコンビニで購入、費用は500円。

ストーリーを作るときには、上のいずれかが欠けていないかをチェックすると良い。

◆構成検討◆

ストーリーができたら、構成を考える。

ページは次の２種類。

1. テキストページ：　文章のみ。ストーリー・メッセージを示す。主役。
2. 図表ページ：　テキストページに書かれた個々のメッセージをサポートする。脇役。

もっとも基本的なページ組のパターンは以下。

• テキストページ（1ページ目）：
  • タイトル
  • サマリー・メッセージ（ストーリーを1行で表す）
  • メッセージ（空・雨・傘・HTD のそれぞれについて1文）
• 図表ページ（2～5ページ目。空・雨・傘・HTD のそれぞれについて1ページ作成）：
  • タイトル
  • メッセージ
  • 図表

タイトルの付け方には以下がある。

1. メッセージ要約型
   1. ニュートラル型（「当社のシェアの推移」みたいなの）
   2. 色付け型（「当社のシェアの低下」みたいなの）
2. ガイド型（「背景」とか「方針」とか「何が問題なのか？」とか）

サブメッセージが必要なら、階層化する。

主メッセージを補強するサブメッセージが必要なら、空・雨・傘・HTD のそれぞれについてテキストページを作り、サブメッセージごとに図表ページを作る。
また、あるメッセージについてのサブメッセージの種類には以下がある。

1. 理由付け（根拠を示すことで説得力が増す）
2. 要素分け（詳細を示すことで説得力が増す）

■スライドマスター■

ページ上部から順に、

1. タイトル（14～18pt）
2. メッセージ（1行。10～14pt）
3. ストーリーor図表

のように配置し、全ページで一貫性を保つ。
（注：あくまでドキュメントとして作る場合。プレゼン専用のスライドはまた別と思われる）