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基本

  1. 急ぎの要件は電話する
  2. タイトルで内容がわかるようにする。
    1. 件名で「読んだ人が何をすればよいかがわかる」ようにする
    2. 「読みたい」と思える件名にする
    3. 全貌がわかる件名にする
    4. ミーティングを招集するメールの件名には、日時に加えてその目的も書く
  3. 作業の目的をきちんと伝える。
    1. CCで当事者以外も読んでいるメールのやり取りでは、コンテクストを明確にする
  4. メールの書き出しには挨拶をいれる
    1. 簡単な挨拶は忘れないようにしましょう。
    2. 例：「お世話になっております。」「お疲れさまです。」など
    3. 2回以上やりとりの発生するメールでは過剰な冒頭挨拶をなくす
  5. なぜ仕事を頼むのかを伝えてあげる。
  6. 相手にやって欲しいことをメールの末尾にリスト形式で書く
    1. 仕事の期限はきちんと時間で指定する。
  7. 選択肢を用意してあげる。
  8. よっぽどのことがない限り、メールは5行以内に抑える
    1. 「結論→理由→詳細」の順で
      1. メールの内容は、要点を素早く伝えるために結論から記しましょう。
    2. 一文一義
    3. 箇条書きの活用
    4. 要件が多い場合は要件ごとにメールを分ける
  9. メールの返信はたとえ返しづらい内容でもすぐにする
  10. リマインドをしてあげる。
  11. まとめメールを送る。
    1. 確認項目が多い場合は、紙にリストアップして電話で確認する（お互いの時間の節約になる）

より良い言い方


  • 取り急ぎ→まずは
  • よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
  • 了解→承知しました、かしこまりました
  • ご多忙、お忙しいところ→ご多用のところ
  • 楽しかったです→楽しく過ごしました、楽しゅうございました
  • 申し上げたいので→申し上げたく
  • お待ちしています。→お待ちしております。
  • よろしくお願いします。→よろしくお願いいたします。
  • うかがわせていただきます。→うかがいます。
  • いかがいたしますか？→いかがなさいますか？
  • ご覧になられましたか？→ご覧になりましたか？
  • お目にかかりますか？→お会いになりますか？
  • 特に問題ありません。別に構いません。→そのまま進めていただけたらと思います。よろしくお願いいたします。
  • ご連絡ください。ご返事ください。→ご連絡いただけると幸いです。ご返事をいただけると助かります。


★「いただく」は目下の者が目上の人からうけとること
  • ご理解いただきますよう→ご理解くださいますよう

★「させていただく」は許可と恩恵を受ける場合に使う
  • ご連絡させていただきます→ご連絡いたします

★断りの文章は、相手の立場で書く
  • 御社にご満足いただける結果を出すのが難しい

★クッションとなるフレーズをはさむ
  • せっかくのお申し出ですが

☆断ることで相手に悪いとは考えず、断ることで相手は早く新たなアクションをおこせると考える

よく使うメールのフレーズ集

  • お忙しいところ、失礼いたしました。



★書き出しのフレーズ
  • お世話になっております
（初めてのときは）
  • このたびはお世話になります

★返答のフレーズ
  • メールを拝見いたしました

★確認・検討・打診・依頼・催促のフレーズ
  • ご多用のところ恐縮ですが、～いただければ幸いです
  • よろしくご査収ください。
  • お目通しいただければ幸いです。
  • ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
  • お手数をおかけいたしますが、～していただきたく存じます。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のほどをお知らせいただけると幸いです。
  • お手数をおかけしますが、下記の件、よろしくお願いいたします。
  • うかがいます。よろしくお願いします。
  • お問い合わせいただいた内容は下記の通りです。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

★承諾・辞退のフレーズ
  • ～については、問題(異存)ありません
  • この方向で進めてください。よろしくお願いいたします。
  • 承知しました（承知いたしました）。拝見いたしました。

★感謝のフレーズ
  • さっそくのご返事ありがとうございました

★お詫びのフレーズ
  • 今後、二度とこのようなことのないように厳重に注意いたします

★返信不要のフレーズ
  • なお、ご返信は不要(無用)です

★結びのフレーズ
  • (どうぞ/以上)よろしくお願いいたします
  • お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のほどをお知らせいただけると幸いです。
  • メールにて恐縮ですが、まずはごあいさつまで。
  • メールにて恐縮ですが、まずはお願い申し上げます。


よく使うメールのフレーズ集



★お礼メール

★異動・退職時のメール

★昇進・栄転のお祝いメール

★歓迎会やセミナーの案内メール

★年末・年始のあいさつメール

など、実用的なテンプレートが掲載されております。

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール


雑多な内容

読み手に負担の書けないメールの書き方

メール相手の負担を減らす3つのメール短縮テク

仕事を上手に頼む人はやっている。頼み方の6つのコツ


美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法

催促のメール


遅延謝罪のメール

# さて､ 10日付のメールにてお問い合わせいただきました
# ｢プレミアムコーヒー｣についてですが､
# 納期が遅れておりまして誠に申し訳ございません。
# 御社に多大なご迷惑をおかけしておりますことを､
# 心よりお詫び申し上げます。
#
# 今回の納期が遅れました原因は､
# 注文数の想定を誤った結果と深く反省しております。
#
# 現在､弊社ではフル稼働で
# 生産にあたっている次第でございます。
#
# 御社には遅くとも
# 1月10日(火)までにお届けできる予定です。
# 確実な配送スケジュールがわかり次第､
# 改めてご連絡申し上げます。

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最終更新：2011年12月11日 02:36