VIP2010/運営ノート/山口 - VIP運営ノート@wiki

山口将司 (Masashi YAMAGUCHI)

担当：代表 / 運営スケジューリング / 講演依頼 / 雑務(メール処理 / タイムテーブル作成 / CFP制作 / webmeeting進行 etc.)

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9月

9/30 運営委員立候補

10月

10/23 VIP2010メーリングリストへ最初のあいさつメール
10/28 井上透を運営委員にさそう

11月

11/20 VIP2010メーリングリストへ自己紹介メール投げる

12月

12/04 活動開始呼びかけ
下旬 他大学に運営委員お誘いメール投げたが返信来ず
下旬 開催地候補を提案
（私事：卒論提出・卒研発表会）

• 2009年中は特に動きなし、代表が決まっていなかったので仕方なしな部分も

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1月

01/13 運営代表立候補
01/19 係分担の提案
01/30 暫定の開催日，開催日程，開催地を決定
　　・開催地第一候補をけんかつに設定（第二候補地はつくば研修センター）

2月

02/17 最初のwebmeeting，係分担や宿手配の進捗確認など（詳：wikiの議事録）
02/23 澤野さんにスケジューリング用のテンプレデータを頂く

3月

03/04 スケジューリングデータ公開
　　 スケジューリング第一案作成(4月以降毎週月曜更新に)
中旬 CFP作成
03/25 webmeeting
03/31 合宿テーマ＆キャッチコピー決め

苦労した点

• 他の係と違い、代表が何をやる人なのか理解出来ていなかった

　・どの仕事にも割と干渉してしまった
　　・仕事内容を把握していないという状況に不安を感じていた
　　・代表（トップ）なのに提案をしないというのはずるいと思っていた

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4月

• 係の振り分け見直し
• タイムテーブル第二案作成
• スケジューリング

良かった点

• だんだんと活動が活発になってきた事を実感し始めた時期

苦労した点

• 3月とほぼ同じ

5月

中旬 グループワークについて話しあう
中旬 講演で聞きたいことを話し合う
5/17 image-ML, GCAD-MLに告知メール送信

良かった点

• 割とみんな思っていることを隠さず発言し始めるようになってきた？

苦労した点

• 運営全体的に停滞
• モチベーション低下

　・学校での日程や私事が忙しい中で他人のスケジュール管理まで頭が回らなくて苦戦
　・運営間でプロセスやゴールのビジョンが共有出来ていなかった→モチベ低下へつながった

• ちょっとギスギスした時期

6月

• グループワークの試運転に苦労→最終的に廃止、事前交流企画へと変更
• 係の振り分け見直し
• SNSのデザインパーツ作成
• 講演依頼候補者探し＆依頼する講演内容を考える／メールのやりとり
• 登録してくる参加者管理
• wikiの更新
• 参加者へのアナウンスメール送信など

良かった点

• グループワークの試運転の際で紆余曲折ありつつもみんな自覚が増した？気がした
• 少しずつ代表という仕事に慣れてきた

苦労した点

• 各企画への決定意思とかがうまく示せなかった（何をやるにしても迷いがあった）

　・意義とか労力の費用対効果とかの面で

• 講演候補探しに苦労

　・どういう経路で候補者をリストアップしていいやら

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7月

• 事前交流企画の内容検討
• タイムテーブル第三案作成　以降頻繁にマイナーチェンジ、更新
• 当日の運営の仕事洗い出し／シミュレーション

中旬? グループディスカッション企画をプログラムに追加

• 参加者へのアナウンスメール送信など

良かった点

• 自分の中でようやく運営が軌道に乗ってきたと感じた時期

　・代表としての振る舞いに慣れてきた（ようやくかよ）

• 7月中にほぼやることを片付けられた
• メンバーに一体感が少しずつ感じられる？ようになってきた

苦労した点

• 運営メンバーのモチベーション管理に頭が回らなかった

　・7月中旬から末にかけて学校での日程や私事で余裕がなくなっていた

8月，9月

• 事務的な事に終始

　・参加者へのアナウンスメール送信など

良かった点

• ほとんど事務的な事しか残タスクとして残っていなかったので気分的には楽

苦労した点

• 参加者からの質問に備えたQ&Aをちゃんと作成していなかったので後手後手に
• 当日のシミュレーションが想像力欠如しているのでなかなかうまくいかず

　・直前になって「あれどうだったっけ」みたいなのがちらほら

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まとめ

• やったこと

　・運営メンバーそれぞれの忙しさ具合を見て、仕事を割り振った（適材適所が大事）
　　・開催日から逆算で締め切りを設定し、期限内に仕事を完遂させることを目指した
　　・仕事内容を文章化し、やる事を明示した
　・ウェブミーティングとスケジュールデータ管理で運営メンバー間で仕事の進捗を共有した
　・参加者や講演依頼者と連絡のやりとりをした

おもにこんなところです。自分は特に具体的な仕事はしていません。代表は管理職でした。

学んだこと

　・代表から行動を起こさないと始まらない
　　・連絡や行動はとにかく迅速に
　・運営メンバー間で（雑談でもいいので）会話を定期的に
　　・連絡を怠っていると怠った期間に比例して意思疎通が下手になる
　・報連相を徹底する
　・運営メンバーを大事にする、一人一人の仕事に敬意をはらう