VIP2010/参加者からのQ&A - VIP運営ノート@wiki

参加者問い合わせの担当と対応

2010年8月2日

このページは、「参加者問い合わせの担当と対応」のページです。
※前年度のKnowHow項から文章流用

更新履歴

• 記事作成 -- やまぐち (2010-08-02 15:25:24)

参加者からの問い合わせ

1.参加者からの問合わせは基本的には代表に来る．

2.代表(or問い合わせ受信者)がVIP全体MLに転送．
（担当者がはっきりしていたら対応役バトンタッチ，そうでなければ全体協議）

3.協議に時間がかかりそうだったらその旨を問い合わせ元の参加者へ先に連絡
（担当者がはっきりしていたら後ほど担当者から返答を出すという旨を伝える）

4.学生，先生，OB/OGのみなさんで話し合い
（ルールや前例を確認）

5.決定事項を問い合わせ元に連絡＆VIP全体MLへCc
（担当者からの連絡or対応役がはっきりしてなかったら代表が連絡）

問い合わせの担当(暫定)

• VIP合宿そのものについての問合わせ ⇒ 代表（山口）
• SNS、サーバのトラブルなど ⇒ 井上
• 予稿の提出方法 ⇒ 山口，井上
• 予稿の内容について ⇒ 山口，熊谷，吉牟田
• レクリエーション・懇親会は ⇒ 加藤
• VIP AWARD ⇒ 熊谷
• 宿泊施設 ⇒ 吉牟田
• 参加費・会計など ⇒ 万谷
• ウェブサイトで「○○はいつ掲載されるの?」など ⇒ 山口，井上
• ウェブサイトのリンク間違いなど ⇒ 井上，熊谷

これまでの問い合わせ例

企業との共同研究で特許申請に絡んだ研究を行っているため，予稿／アブストラクトの投稿を免除して欲しい

＝＞　予稿／アブストラクトに書いても大丈夫な範囲を担当教員，企業研究員と相談・検討し，可能なようだったら提出してもらう．予稿はウェブ上に公開，アブストラクトは冊子化する事を踏まえて判断してもらう．

連名での予稿／アブストラクト提出及びポスター発表は可能か

＝＞　前例は無し．どうしてもというのなら予稿／アブストラクトは連名で出してもらう．ポスター発表は出来れば研究中の各々の担当部分について，別々にポスターを作成して発表して欲しい．どうしてもという場合は同じポスターを作って合同で発表？
他の企画でのグループ分けをポスターセッションでも流用するかもしれないので，そういう時に同じ大学のメンバーが一つのグループに偏ってしまうことになるので好ましくないという懸念．

予稿投稿フォームの準備が出来ていない中で，学外に発表に出かけてしまい，期間中に提出が恐らくできない．事前に受け取って欲しい．

＝＞　運営委員が個別に対応・メールにてファイルを受け取り，VIP運営MLで共有し事実を確認した．

登録時のメールアドレスが失効していて，こちら側からメールが送信できなかった．

＝＞　その参加者の指導教員へ連絡．今回はレスポンスがなかなか来ないまま日にちが経過してしまったので，その参加者の研究室の，他のメンバーにも連絡をとった．新しい有効なメールアドレスを通知してもらった．（携帯電話のメールアドレスはご遠慮願いますという文章を参加募集項に記載しておいたほうが良かったかもしれない）

今後来そうな問い合わせ

• 宿泊場所を個室にして欲しい

comment