VIP2009/Note - VIP運営ノート@wiki

VIP2009運営ノート

中津川 直輝

氏　名：中津川 直輝 (Naoki NAKATSUGAWA)
担　当：運営代表 / リーフレット制作 / インタビュー制作 / 庶務雑務 など
所　属：東京電機大学大学院 未来科学研究科 情報メディア学専攻
メール：n.nakatsugawa at gmail.com
Skype ：n.nakatsugawa

【担当作業の概要】

• 運営代表

　　代表の仕事は大きく分けて「進捗管理」と「対外活動」のふたつ。
　　いちばん大事なことは「全体を見ること」で、個々の作業をこなすという
　　よりは、なるべく自分の手は空けておいて各委員の作業面・精神面のフォ
　　ローにまわることのほうが大事(しかもそのほうが実は大変)。
　　VIP合宿全体の顔でもあり、各方面の関係者方との連絡も重要。

• リーフレット制作

　　俗に言うCFP(Call for Papers; 論文募集告知)を制作。メイン制作は萩尾
　　さんで、中津川の担当はボディコピー作成や写真準備、微調整など。

• インタビュー制作

　　今年度新企画で、4名の指導教官らに学生宛のメッセージをいただいた。

【年表】

• 10月

　　実は運営委員会への参加は割と遅め。根拠のない熱意だけを持って参戦。
　　自己紹介したり、代表立候補したり、メーリングリストをGoogleグループ
　　に変更しようと伊崎さんにお願いしたり、宿探しを各委員にお願いしたり、
　　議事録として@wikiを導入したり。
　　　22日：運営委員会に参加
　　　29日：VIP運営ノートを@wikiで作成

• 11月

　　宿探しをしていたはずだけど、あまり進展のなかった月。Googleマップを
　　wikiに組み込んで宿候補一覧の地図を作ったりしてた気がする。
　　　 8日：Googleグループに移行
　　　26日：宿候補一覧の地図を作成

• 12月

　　(ここまで執筆済み…)

伊崎 嘉洋

サーバ運営　伊崎嘉洋

やったことは

1．Googleグループにメンバーを招待した
2．サーバを構築した

だけです．
VIP当日には参加していません．

1についてはGoogleグループに新規グループを用意して，運営メンバーを招待しました．
グループのオーナーは私と代表の中津川さんに設定しました．
Googleグループは主にメーリングリストとして使いました．

2については以下のサイトを参考に構築しました．

http://fedorasrv.com/

OSはFedora10です．Apache，MySQL，Postfix，OpenPNEなどを入れました．
OpenPNEはフリーのSNSのプログラムです．
ただ，OpenPNEからメールをメンバーに送信すると，1日位タイムラグがあったようなので，
もし同じ現象が起こったら原因を解明してください．
私は解明できなかったので，中津川さんはBBCでVIP2009メンバーにメールを送信していました．

SNSは管理がしやすかったのでVIP2008と同様に導入しましたが，あまり活動が活発でなかったので，
導入するかは考えてください．

私は自分がサーバを構築してみたかったので，構築しましたが，
別にどこかのレンタルサーバを使うという方法もあると思います．
そのへんは自分で選んでください．

以上です．
何かあれば以下へどうぞ．
izaki at toki.waseda.jp

萩尾 和也

名前：　萩尾　和也
担当：　副代表、デザイン制作、筑波大学研究室見学、VIP AWARDS、合宿中の司会
連絡先：　kaz.hagio at gmail.com

2008年
11月
[AWARDS]中津川くんから「VIP AWARDS」の案が出る。投票方法をどうするかML上で少し議論するが、このとき本決定したことはない

2009年
2月
16日　[デザイン]GCADでのミーティングのためにリーフレットのラフなデザイン案を作る

3月
22日　[デザイン]リーフレットデザイン第0稿

4月
1日　[デザイン]ロゴマークのデザイン完成
1日　[研究室見学]産総研の見学について検討を始める
14日　[デザイン]リーフレットのデザイン完成
27日　[研究室見学]東京電機大学の高橋先生経由で申し込み
?日　[デザイン]Webサイトのデザインにちょいちょい口を出す

5月
5日　[研究室見学]産総研に見学に適した研究室がないことがわかり、筑波大学の研究室見学に変更
8日　[デザイン]SNS管理者のマークをデザイン
15日　[デザイン]Webのファビコンをデザイン

6月
9日　[AWARDS]AWARDSの投票方法などについて検討
10日　[デザイン]Webの先生たちのインタビューページ用の画像を加工

7月
7日　[AWARDS]Skypeにて中津川くんたちとAWARDSの話し合い。投票方法、賞品の決定（参加者に購入してもらうことが決定）
23日　[AWARDS]4つの賞が決定
22日　[研究室見学]高橋先生経由で大田・亀田・北原研の見学を取り付ける

8月
23日　[デザイン]予稿集表紙をデザイン
末　　[研究室見学]筑波大見学の詳細を決定し、合宿参加者全体から見学希望者を募る。
　　　参加者がなかなか集まらなかったため、この後何度か全体にメール。

9月
3日　[AWARDS]参加者の多い研究室4室に賞品購入をお願い
8日　[研究室見学]筑波大の亀田先生へ参加人数などの報告
8日　[デザイン]参加者のネームプレート作成

副代表としての仕事は、他の運営委員の仕事にちょこちょこ口を出したり、代表と話し合ったり。
全体の調整はほとんど代表がやってました。
研究室見学やAWARDSは副代表として任されたのかな？

澤田 尚大

中里 直樹

関根 幸恵

楠岡 真理子

山崎 翔平

木舟 秋介

高橋 星矢

VIP2009年度盛り上げ担当
高橋星矢
E-mail:takahashi at val.ics.tut.ac.jp

事前準備

• 2008年12月レク内容提案

↓案：コメント
みんなでワイワイBBQ：懇親会ではいいかもしれませんが、火が使用可能な施設を選ぶ必要があります。また、後始末が大変だと思います。
キャンプファイアー：ちょっと危険です。
参加者に対するアンケート（あなたは多数派？少数派？）：自然消滅しました
クッキー作り　：道具の用意が大変です。
鉄板コミュニケーション：服が臭くなります。
ドッジビー：これはみんなで楽しめます（ドッジビー2つ豊橋技科大が保有中。2009/09/30現在）
絵伝えゲーム：有力案でした。
フットサルやバスケット：経験の差が大きく出てしまい適していないかも。

• 2008年6月レク内容決定
• 2008年7月ルール決定・クイズ問題作成開始
• 2008年8月クイズ問題作成中盤
• 2008年9月チーム分け・グループリーダーにグループメンバーと合宿前に交流(SNS等で)してもらえるように連絡・クイズ作成完了

当日

• 2009年9月11日VIP2009 1日目
• レク会場のレイアウトの検討、再検討・
• 荷物受け取り
• レクの準備・運営
• 夕食用にレイアウト変更
• 2日目ポスター用にレイアウト変更
• 2009年9月12日VIP2009 2日目
• 昼食用にレイアウト変更
• 夕食・酒の調達
• 2009年9月13日VIP2009 3日目
• 荷物・鍵受け取り
• 各部屋の忘れ物チェック

雑記

• 宿決め

宿によって開催可能なレクは違います。体育館が無い場合はスポーツレクは難しいと思います。レクや懇親会の内容は早め（11月頃）に決めて、宿決めの際の条件にするといいと思います。

• ミーティングに参加するべきでした

豊橋技科大が愛知であったり、必修科目のインターンシップが年明けから2月終わりまであり、ミーティング参加が困難でした。ですが、実際に会って話し合いすることはとても大切だと思います。

• Skype・Messanger

月１回の定期的なネットミーティングをしてもよかったと今になって思います。情報の共有しやすくなるし、また、把握していなかったことを発見しやすいと思います。

吉牟田 淳基

• * 運営ノート(2009.09.26作成) *-

氏名 :

   吉牟田 淳基 <Yoshimuta Junki>

仕事 :

   施設関連の仕事全般( いわゆる宿係 )
   会計係

連絡先 :

   yoshimuta at eml.hiroshima-u.ac.jp
   regards_of_limitless_emit at hotmail.co.jp(メッセ)

仕事内容 :

○施設関係全般(見学以外)
○外注関係全般
○予算の管理
○会計処理
○当日，ちょっぴり撮影

スケジュール :

●2008年12月初頭
<<施設探し>>

• 過去に利用したor候補に挙がった施設に加え，独自に探した施設すべてを運営wikiにリスト化(計30ヶ所くらい)
• 参加人数，開催時期，参加費...は，最低限の情報として必要
• 所要時間...about 40〜50 hours(この頃は楽だった)

●2008年12月後半
<<施設決定>>

• 施設を決めるポイントとしては，キャパシティ，利用料は勿論だが，立地，懇親会会場として利用できる場所があるか，

食事，レク会場(運動施設など)，ネットワークの有無，飲酒の可否，etc...と沢山あるが，どれを優先するかを決めて探すといいかも．

• 候補を5つくらいに絞った後，他の運営委員からの意見をもらって，最終的に決定．
• 関東圏の参加者も多いこともあって，立地の縛りはかなり強い．(西へ行くとイイとこいっぱいあるのになぁ)
• 所要時間...about 1 week(メールのやりとりがあったため...実質は20hoursそこそこ)

●2009年2月5日
<<施設見学>>

• 自分は動いてないが，代表らが行ってくれた．
• 施設内で写真をｶﾞﾂｶﾞﾂ撮ってくれたおかげで，細かな確認(備品の有無，AV機器の端子など)を何度もとらずに済んだ．
• この見学のおかげで，合宿開催前に施設に問い合わせるであろうTEL回数を半減できたと思う．

●2009年2月19日前後
<<開催日程を施設に連絡>>

• これ以前までは，開催日程の候補は2つあり，施設にはそのどちらも抑えてもらっていた．
• 所要時間...TEL 1本

●2009年4月22日
<<会計係も併任>>

• 宿係が会計もやるのは必然だろう...おそらく
• 補佐してくれる人がいないと，正直きつい

●2009年6月1日
<<予算案 -第1稿->>

• 代表が草案を2月に作成していたため，実質的には第2稿
• この時点で，収支マイナス...
• 支出を削るため，昼・夕食を外注に移行
• 所要時間...about 3 days(お金が絡むので慎重に作業)

●2009年7月??日
<<外注先の決定>>

• ネットと人伝で候補を挙げ，決定
• 所要時間...1 week(この辺りから，毎日VIPで動いてた気がする)

●2009年7月14日
<<予算案 -第2稿->>

• 7月10日に代表経由で寄付金15万円(内3万円は広告掲載費)の確定連絡が入ったため作成
• この時点で，収支はプラス
• この後も，細かな調整が合宿終了まで続く...
• 所要時間...2 days

●2009年8月〜
<<参加辞退，部分参加などの管理>>

• 全日参加以外の参加費も，この時点で決定(1日参加:4000円，2日参加:8000円)
• 管理リスト自体は代表が作成
• 自分は変更がある度に施設へ連絡，と予算の修正
• 所要時間...??(合宿直前までやってたから，1 month??)

<<新型インフルエンザに関する施設への問い合わせ>>

• アルコール消毒液はあるか?? 最寄りの搬送先は?? 隔離できる部屋は用意できるか??などなどの問い合わせ
• 所要時間...TEL 4,5本

●2009年8月19日〜9月初頭
<<参加者に参加費振込のメールを送信>>

• 振込先は，画像電子学会の口座
• 画像電子学会より，定期的に記帳のコピーを送ってもらい，運営サイドが振込を確認
• 振込確認後，参加者に振込確認メールを送るのが，やたら骨が折れた(5,60件くらい)
• 所要時間...20 hours

<<...同メールに領収書の必要かどうかも問い合わせ>>

• 『領収書が必要な方は，返信お願いします』の形式で送ってしまったのが失敗...一番後悔したとこかも．
• 『いります』→『宛名，金額，但書，日付はこれでo.k.??』→『o.k.です』→『了解しました』っていうメールを延々やってた...涙
• 領収書の発行プロセスは後述します．
• 所要時間...記憶になぃorz

●2009年8月24日〜
<<参加者に食事に関しての問い合わせメールを送信>>

• アレルギーや宗教上のことを考慮してのメール
• レスポンスがあったのは，2件
• この件を食事の発注先へ連絡し，対応を要請
• このメールとは別経由で入ってきた情報に畳アレルギーを持つ方もおられるとのこと...アレルギーって食べ物だけじゃないのね．
• 所要時間...2, 3 days (実質は，30 min.程度)

●2009年9月7日
<<部屋割り>>

• 和室5室，ツイン5室の部屋割り...やるの遅すぎっ!!
• 所要時間...3 hours

●2009年9月8日
<<画像電子学会より，一時金振込>>

• 合宿当日に動かせるお金として，8万円を自分の口座に振り込んでいただいた．
• 請求書払いできなかったもの(懇親会費)や細々した経費の精算に使用．
• 詳しくは，後述します．

●お盆以降〜合宿当日
<<施設や外注先へ細かな確認>>

• 施設へは，宿泊の細かな変更，備品の確認，諸々の相談・許可はもちろん，タイムテーブルを用いて全体の流れを確認・把握をしていただいた
• 外注先へは，発注数の変更，及び最終確認の連絡
• 所要時間...∞(頭ｸﾗｸﾗ〜)

●合宿当日
<<雑用>>
<<撮影(完全に個人の趣味)>>
<<経費の精算>>
<<施設とVIPとの連絡系統>>

●合宿後
<<決算処理>>
<<一時金の残金，及び領収書・請求書を画像電子学会へ送付>>

• 所要時間...2 weeks(かなりの五月病)

反省点・来年以降への願望，とかとか :

☆施設
去年は22時以降に広い懇親会場が無かったこともあって，
今回は懇親会場に割と重点を置いて決めた...気がする．
利用した研修室は，HomePageには"キャパ120名"の表記があったため，大丈夫だろうと思ったが甘かった．
キャパよりも○m×○mを参考にした方がいいみたい．
おかげで参加者には窮屈な思いをさせたようで...申し訳ないです．

但し運営側としては，すごくいい施設でした．
TELでの問い合わせも凄く親切，食事の外注も許可をくれる(というか，基本的になんでも許可をくれる)，
研修室の使用時間を超過しても特に音沙汰なく，備品が壊れても『よくあるんで，気にしないで下さい』，
鍵の返却が遅れても大らかに対応してくれる...もの凄く助けられました．
ただ，今後利用するかと問われると...参加者視点で述べるとnoでしょうか．

施設まわりでのアドバイスとしては，担当者の方を決めてもらうことでしょうか．
人が変わると言ってることも変わるので，
とにかく2回目のTEL以降はまず『〜さんはいらっしゃいますか??』からスタートしてみて．
あと，合宿が近づいてきたら細部の細部まで確認・念押しは忘れないように．
(ゴミの処理とかは意外に見落としがち)

☆領収書
今年は領収書の希望者を募って，発行するという形をとりました．
プロセスとしては...

     ・参加者 : 『領収書が欲しいです』
     ・運営　 : 内容(宛名，金額，但書，日付)を確認し，領収書(印字無し)を作成
     ・運営　 : 領収書(印字無し)を画像電子学会に送付
     ・画像電子学会 : 領収書に画像電子学会の印をし，運営に返送
     ・運営　 : 合宿当日に，参加者に手渡し

です．

今回の失敗としては，合宿後に領収書申請があったことと，
3万円以上の領収書に収入印紙を貼ることを忘れてたことです．
後者は，完全に私の失念です(来年以降はお気をつけて)．
前者は，参加者全員に発行しなかったために生じたものです．
後日，田代先生にも指摘されたのですが，原則全員に発行してください．

また領収書に関するメールを投げるなら，
『××(宛名，金額など)の内容で領収書を発行いたします．宛名などの変更を希望される方は折り返しご連絡ください．』
みたいな感じでしょうか．
合宿直前のメールでの個別対応は，結構しんどいので極力避けた方がいいです．
以上より，全員発行した方が確実に仕事量は減ります．

☆口座管理
今年より，画像電子学会の口座をお借りすることになったのですが，
当初の予定では『すべて請求書払いにして，合宿当日に使用するお金は無くす』というものでした．
しかし，細々した備品の購入や，請求書払いに対応していない業者(スーパーなど)もあり，
結局は『口座の一部のお金を事前に運営委員個人の口座に振り込んでもらい，当日そのお金を持ち歩いて支払いを行う』
という形になりました．
去年以前と比べると，持ち歩く金額もかなり小さいですし，
繰越金を誰が管理するかという問題もなくなるので，
口座管理にしたことは結果的にはよかったと思っています．
それでも金銭管理は結構疲れるので，悪しからず．

商品の受け取りと請求先が異なるとかなり渋る業者がいた時，
画像電子学会に出張ってもらったことがあり，
請求書云々に関する自身の知識の乏しさを祟り，かなり反省しました．
自分と画像電子学会との位置関係をクリアにしておくといいかもしれません．

☆外注
上述のとおり，口座管理になったため，
支払いの面で請求書払いを渋られるとやたら時間・精神力をとられました．
(外注先が3ヶ所あったせいもありますが...)
懇親会費に至っては，合宿1週間前にようやく発注できたので，かなりﾊﾞﾀﾊﾞﾀでした．
合宿直前は最終の詰めをするべきと思うので，
懇親会含め食事関係は合宿1ヶ月前に詰めとくのが健康的(人数変動はしようがないとして)．

☆合宿当日
体力果てて，初日の夕方くらいからもう塵になりそうだった．
発表も聞いてないに等しい...残念すぎる．
でも参加者が楽しそうにしてると，なんか救われる気がしました．

やっぱ前日に打ち合わせは運営全員でやるべきだったなぁ...と要所要所で感じました．

☆☆総括☆☆
全体的に動き出しが遅かった...が一番に思うこと．
年末から3月あたりにかけては卒業論文，終わったと思ったら大学院の講義が始まり，M2勢は就職活動...と
『学生は時間を持て余してる』と言いつつも，本業だけで割と時間をとられてしまい，
結果，合宿が近づくにつれ，バタバタバタバタと慌ただしく動いてるような印象を持った．
運営委員間での連絡系統が緩いところがあり，レスポンスの遅れにより，余計な時間を喰っていたのもまた事実だと思う．

基本となる連絡ツールがメールだとどうしても時間がとられるし，
連絡がとれないほど余計な仕事が周りに降りかかるという訳の判らない感じにどうしても憤りを感じた．
顔合わせって大事なんだって改めて実感．

でも合宿自体はうまくいった(の?)ようだし，結果的には良い絵が出来上がったと思う．
上記の点が改善されれば，更に良いものになった...っていう感じです．

宿係自体は，一人で回そうとするとやっぱりキツイ．
出来なくはないけど，どこかしらで"落ち"が多発するから，
(今回もかなり落としたし，かなり周りに助けられた．)
可能なら2人でやっていくのが理想的．
(密に連絡がとりあえる条件が必須になるけど)

理想的なスケジュールは，以下の通り．(VIP2008の宿係・津郷さんの"来年改善して欲しいこと"とほぼ同じ)
11月に施設を決定できれば，かなり余裕持って，その後の動作に移れる．
運営発足して，ｶﾞﾂｶﾞﾂ議論していけば無理な日程じゃないから頑張って!!

11月 施設を決定し，予約取付(合宿の規模，日時，予算が決定してるのは必須)
12月 食事などについても予約

1月  全体での予算を算出
4月  途中参加含めた参加費，懇親会費，レク費などの(ほぼ)確定
7月~ キャンセルなどの対応，参加者情報の管理
8月~ 施設と密に打ち合わせ
9月~ 骨は拾ってもらう勢いで!!

宿係やったおかげで，TELとかMailの作法的なのは，やんわり身に付いた気がする．
あと，学会の運営してる先生方の苦労の片鱗が少しでも拝めた．マジ凄い．

猛省する箇所が多いけど，やって良かったとはホントに思ってる．
研究室の先輩も満足してたし，10ヶ月そこそこ心血注いだ甲斐はありました．

来年は記念すべき"第10回"...海外に行きた〜いｗｗ

以上です．

滅裂な文章で失礼しました．
不明な点，疑問な点，誤字な点，知りたい点などなどありましたら，ご連絡ください．

杉本 憲治郎