VIP2014/議事録/ネットミーティング/第2回(11月12日20時) - VIP運営ノート@wiki

第2回ネットミーティング(2013年11月12日(月) 20:00～)

【議題】

• 担当決め
• 残しておきたいことのおさらい
• 企画・テーマの話し合い

【本日の決定事項】

• 担当

→宿泊施設：菅野
→CFP：五味
→Web・予稿管理：久保
→会計：池上
→広報：荒井

【課題】

• 宿泊施設を1人1つ以上上げてくる
• 施設を決める際の優先順位

アクセスが良好
収容人数が80名以上ある
施設の設備
安い(参加費、最高15000円)..

【議事メモ】

• 改善したいところについては別の企画をしてもいいと思う（山田）

• 本日の内容

担当決め
残しておきたいところのおさらい
企画テーマの話し合い

【どの担当がしたいか】

• 宿泊施設の担当は予約まで？

はい．とれたら予約までしたい
候補地を考えて議論したい

• 宿泊施設決めただけでは中の設備はわからないのでは？

新しい場所を取るなら見に行った方がいい
候補だけ上げて近い人が見に行く

• 宿泊施設を決めるのはまず担当の人

そのあと宿泊施設に近い人がチェックしにいく

• 関東圏の方が参加者は多い

人数だけなら

• 場所は新幹線で行けるところ

巡回バス等が走っていたため県活はいいところだった

• 設備や会場の広さや値段とかも見ないといけない

• 来年度は県活値段上がるため変えてもいいかも？

変えるにしても関東圏が最有力

• 宿泊施設担当　→　菅野さん

• CFPはポスター　call for paper

• ポスターを作ったことがある人，経験のある人がいい

• CFPのpostに過去のやつもある参考程度に

過去資料→[[VIP2012]]→CFP→post

• CFP・ウェブ担当　→　五味さん

• みんなで提案して形にするのを担当の人で

• 担当決めの項目は9つある．運営メンバーは8人

うすうす気付いていた，一人かぶる
2013年は2つ役割を持っていた人普通にいた
仕事が継続的でないものは二つ出来る？

• 会計は振込が始まってからがめんどくさい

• 集まったお金がこんだけあるとか集まったあと手元の計算をしてなど
• 決算なども

• メールは必要によっては送るかも

• 施設と宿泊って一緒？

はい．ついでに食事も

• 広報とは？

研究室へのメール・参加者への案内・先生とか画像電子学会の人へのメール
宿泊施設についての連絡も
CFPとか完成したら置かしてくださいと等のメールを学会に送ったりなど

• 企画によっては1人2つぐらいの気持ちで

• この係とこの係は一緒の大学のがいいってのはあった？

まあまあまあまあまあって感じ？
インターンなどで連絡とれなくなったりしたため，反応が早ければ大丈夫

• 来年の5月から7月留学がある　→　菅野さん

63日間ぐらい？
5月ぐらいは特に施設関係にはやることはない

• 7月ぐらいには宿泊施設が決まってないと80人の予約は厳しいのでは？

施設によるのでなんとも言えない

• 学生が参加表明する期日は？

7月末日ぐらいまでだった気がする

• 忙しい担当は？

ウェブ関係はごたごたしてた
参加の登録フォーム作ったり
参加の登録フォームの後は予稿集の投稿フォーム作ったり．

• 参加フォームは毎年続いてるやつはないの？

そんなのあるの？！（舜）

• 2012と2011は同じのを使ったと聞いた

技科大で作ったやつをそのまま使った

• Webページを誰がやるかによって変わってくる

• 担当決めの項目は分けたり一緒にしてもいい？

好きにしていい

• 予稿とWebは同じのがいい

一緒にしよう

• 配布資料についてはいま決める必要はない

• 予稿管理とWebを一緒にする

• 予稿の中身の確認は？

ファイルを開けるかの確認のみ
リンクがずれてた等あったため読まないけど開くことはした

• 2012の予稿集の場所

Dropbox　過去資料→VIP2012→配布資料
vip2012public.pdf
vip2012予稿集.pdf

• Webページ・予稿管理担当　→　久保くん

• Webに使うイラストとかは追々みんなで

• 配布資料はどっかと一緒にするの？

今はあとで決めればいいのでは？

• 広報も後で決める？

広報大変そうだから早く決めたらいいのでは？

• 広報担当　→　荒井

• Dropboxに2013年研究室候補リストがある

[[運営ノート]]にもリストがある
それから＋したり編集したりするとちゃんと人数が集めれるかも？

• 会計担当　→　池上

【残しておきたいところのおさらい】

• レジェメに上げたもの以外に残しておきたいものとかありますか？

逆に変える方の話をした方がやりやすいのでは？
	そっちの方がいいかと

• 前回の企画がベース

• なくていいとか変えた方がいいのの話し合い

• アンケートの傾向からグループディスカッションはあまり評価がよくなかった

• グループディスカッションとかはなくしてもいい？

好きにしてください（舜）

• グループディスカッションがいまいちなのはどういう意味で？

時間が短いとか
アンケートのコメントのまとめがある
	Dropbox　過去資料→vip2013→08_アンケート
	vip2013_アンケート集計結果.pdf
グループディスカッションをするということ自体への否定はなかった
	時間が短いや中間発表がいらない

• グループディスカッションを無理のこす必要がなく，グループディスカッションに代わる別の企画があればそれと同列に扱って企画を決める

【改善したいところ】

• ムービーセッションは別の物にしたい（山田）

• Sカイザー並みのものが集まるのか？

たぶん無理

• 身内ネタのムービーはあまりよくないのでは？

知らない人にはネタが分からないため微妙

• 休憩時間に何か食い込む感じのことをやりたい

ムービーセッションは気分転換によかった

• 気分転換にいいものがあれば，ムービーセッションじゃなくてもいい

リラックスできる企画を

• 社会人セッションはつらい（舜）

覚悟しろよ！

• 社会人セッションのアポは全部一人でやった（舜）

• ムービーと社会人セッションをやりたいと言ったのは舜さん

• ポスターセッションの時間調節

ポスターセッションが長い
休憩がほしい

• 2013のポスターセッションの時間配分になった流れ

前回のポスターセッションが1時間で1セッション
同一セッション内で聞きに行きたいポスターがあったが，聞きにいくことができなかったという意見があった
そのため，前半後半45分にしてポスターは貼りっぱなしにすることで見れるように配慮した
場所が狭かったとかは場所や人数の偏りの問題

• 90分のセッションはよかったがセッションの間の休憩時間が短かった

• 自分と研究分野がかぶってないので知識的についていけないものが大変だった

• ポスターはどうにもできないんじゃないかなぁ（舜）

• 椅子を使うとか広い場所でたくさんやるとか休憩の時間を入れるとかで改善できるかも

• 椅子をもってセッションできないの？

出来るとは思う
見る場所が狭くなる等問題あり？

• 場所によっては広い部屋が借りることができる

• 後半のポスターセッションはだれるっていう感想があった

• セッション数を減らして時間を延ばす？

• 施設や合宿をどういう風にしたいかというのを先に決めないと企画の中身が決めれない

企画の話になると場所に依存してしまうため

• アワードについて

• 残していいのでは？

残しておきたいが分かりにくい等の意見があった

• 事前にHP等で予告しておけばもっと分かりやすかった

• 事前に説明があると分かりやすかった

もっと分かりやすい感じにできないかなという意見は前回のミーティングでもあった

• 一括で集めて後で配布だとめんどくさい？

過去に集めて配布したこともある
	大変だったっぽい？

• 過去のVIPの報告論文があるからみたらどう？と神さんから

いままでのイベントがどういう経緯で出てきたのか，その反省はどうだったか

• 論文の場所

過去資料→vip2012→報告論文

• アンケートにはオーディエンスは必要だったのかという意見があった

質問を書いてる時間がもったいない，質問したけど書いてない等の意見があった
書く場所がほしかった
ポートフォリオやクリップボードがあると書きやすい

• オーディエンスは質疑を活発にできたらいいなって言う企画

• クリップボード等の用意が難しいなら事前に参加者にもってきてねというアナウンスが必要になる

• 発表者が質問をメモしきれないときに役にたつ

• アンケートの集計結果を見ると研究の議論とか促進剤として役にたったかという質問に対する回答が役に立ったという人が多かった

• ネットで出来るといい

QRコードを読み取らせてやるとか
Twitterのハッシュタグ
	発表内容がクローズな物もあるためTwitterではまずい
	クローズにつぶやける何かがあるといい
LINEに書き込むとか？

• 何にするかは別にして討論があとから飛ばせる物があるといい

書くのはめんどくさい
スマホとかパソコンとかのがしゅっとできる

• なるべく負担の少ない形で

• 企画について

• 企画については出せば出すほどいい

• 五味

レクリエーションの名刺交換はすごくよかった
それは残していきたい
グループディスカッションが結構たのしかった
体動かす系も面白そう
松葉杖ついてた人もいたので体動かす系はその人が楽しめないから微妙
合宿中のアルバムを作ってもらってそれを披露する
合宿期間中で見つけたものに関しての話し合って議論するとかというのも面白いかなと思う
	何かを見つけて話あうってのは面白いと思った
	カジュアルな感じの議論でいい
	身近で新しい研究について話すことも楽しい
	もっとフランクな感じでいろいろ話せると楽しい
グループディスカッションは今年に近い形で残したい
	企画の内容をもっと変えたい

• 山田

体動かす系のレクをやりたい
体の不自由な人は参加が難しい
運動系はポスターセッションが終わった後にやりたい
参加人数は全員か参加希望を募るのかは決めていない
体動かす系を考えるとなると施設依存になる
	ありかなしかで考えるのか？
		案としておいとく
	施設決めるときに体育館があるかないかに影響するのでは？

• 小西

交流が大きなテーマになる
懇親会で席が固定になってしまっていたのでもっと自由に交流したい
立食パーティーみたいな感じ
	立食にすると大学でかたまっちゃう可能性もある
	レクの班等を大学分ける等工夫をするといい
	懇親会のご飯をなんとかしたい
		お金を出せばよくはなる
	立食形式は施設に依存する可能性がある？

• 久保

レクリエーションでは共通の話題がないとつらいと感じた
簡単なゲーム机の周りでできるゲームがあるといい
緊張がほぐれるといい
ポスターセッションでは広い部屋で発表人数を増やすと時間を短縮できる．全部を見ることは出来なくなるかも
全部見切れないかも？
グループディスカッションの時間が足りない
時間を増やせば解決できそうだが，与えられた時間でやったら就活にも役立つかも
懇親会立食形式
疲れた時用に椅子を用意しておくといい
企画を決めるにあたって神さんから読めとのこと
	自分マトリックスは共通の話題がないとつらい
	自分の話題に引っかかるとおおっってなる
	自分をどこまで出していいかわからない
	他己紹介の方が他の人のことを知れていいかも
	他己紹介って何やるの？
		最初にペアを組んで自己紹介をやり，それをまた別の人にする
		レクリエーションの例：http://matome.naver.jp/odai/2133925527961791701
		日本アイスブレイク協会とかある？
		人数の規模によってゲームがいろいろある

• 中屋敷

テーマは他大学の人と友達になろう！
休憩時間とかは大学で固まってしまうため休憩時間も上手く使って交流出来るといい
体を使って交流，新しいことをしたい
１日目・２日目の終わりあたりにグループを作ってそこでまた何か交流するのをやってみたい
	楽しそう

• 荒井

時間配分を変えたい
アイスブレイクをもっと長くやりたい
ポスターセッションでの意見交換が一番大事だと思っていた
仲良くなったなと思ったのが２日目だったため，１日目から仲良くなれてたらもっとポスターセッションで会話できたと思う
スポーツとかやるなら１日目の早いうちのがいい
懇親会の席を移動出来るようにしたい
	立食形式にしたい人が割と多い
テーブルごとにチームを組むことを出来なくなるけど別の形で何かをする

• 池上

テーマは友達作りをしたい
せっかく学生主体なのでもっとフランクな感じのことをやりたい．学生だから出来ることをしたい
グループディスカッションのテーマが難しすぎたり簡単だった等の意見があった
メンバーによって議論の活発さに違いがあった
ディスカッションをするなら面白そうなテーマなら盛り上がる
遊ぶっていう目的でやるのかみんなで意見交換をするのか，企画ごとに目的を明確にしてやりたい
最初でもメンバーによってしゃべりにくい等あるためどんな人でも楽しめるゲームみたいなのがあるといい
あまりしゃべらない人でもしゃべれるような企画をしたい

• 菅野

グループディスカッションの時間が少なかった
議論のテーマによって時間が長い短いの印象が変わる
情報系にこだわらず既存の商品のCMを考えるや，映画のPRを考える等でもいいかなと思う
自分の研究分野ではない研究だと積極的な議論ができなかったという意見があった
積極的な議論が出来るようにもっと交流する工夫があるといいと思う

• 施設による企画の優先順位を決める

• 施設の候補を何日までに決めればいいのか

次回のミーティングまでに
またdoodleで日程確認します

• みんなで何個か候補を持ち寄る

• 地域はどこ？

関東圏がいい
東京の近く
愛知から東京の間・関東エリア
新幹線が止まるところの県

• お風呂で懇親会すればいいじゃん！（舜）

• お風呂結構重要な要素だと思う

• 今年の参加費の内訳ってありますか？

過去資料→vip2013→40_会計→2013_決算
内訳がいろいろ書かれてる

• 県活は今年値上がりします

• 料理は分からないから運

レビューとか見れるといいなぁ

• 参加費の上限は決めておいた方がいい

高ければ高いほど参加する人は少なくなる
上限で15000円ぐらいが妥当？

• 施設を１人１つほど調べてくる

地域とか分けずにそれぞれ好きなように調べる

• 通信設備があるかや冷蔵庫があるかも優先順位に入るかも？

• 運営ノートに書いてあるのとは別に調べるの？

運営ノートに書いてあること自体古いデータのため，自分で調べる

• ポスターのつい立てにもお金がかかっている．体育館等を使いたい場合余分にお金がかかるかも

備品購入にもお金がかかる

• 残々高は使い切ることを考えない方がいい

• ゲリラ飲み会はOBの人たちから少しお金を出してもらってる．後援団体からはお金は出ない

• 後援団体がやってくれることはHPで広報としてVIPのリンクを貼ったり，CFPを置いてもらう等

• 去年の招待講演はCGアーツ協会にやってもらった

• 画像電子学会からは領収書を出してもらった

• 今年の日程は社会人セッションの人たちに配慮して土日月にした

• 施設を決める際の優先順位

お風呂が大きいところ
部屋にシャワーがあるといい？（優先順位低め）
値段（上限15000円）
新幹線が止まるところ
大きめなセミナー室がある
収容人数80人以上

アクセスが良好
収容人数が80名以上ある
施設の設備
安い(参加費、最高15000円)..

• 早稲田の院試

今年は筆記が7/14
面接が7/22