第4回ネットミーティング(2013年12月10日(火) 20:00～)
【議題】
- 候補地の選定
- 開催日時の絞り込み
【本日の決定事項】
- 会場の優先順位
1.八王子セミナーハウス 2.埼玉県県民活動総合センター 3.高尾の森わくわくビレッジ
- 候補日
開催日第一希望：9月第2週末（13, 14, 15 とする・交渉時に微調整あり） 開催日第二希望：9月第3週末（20, 21, 22 とする・交渉時に微調整あり）
【課題】
- 代表の課題
年間のざっとのスケジュールを立てる 過去数年のを参考に
- 全員の課題
去年一昨年あたりのスケジュールを見てざっくり何をやるか把握しておく
- 去年一昨年のを参考に参加費の収入と宿泊費用等の支出の概算を出す（池上さん）
- HPの準備（久保くん）
【議事メモ】
- 前回のおさらい
候補地を選定 開催日の候補の絞り込み
- 開催日時の決定
- 学会のある日を前回の課題に
【候補地の選定】
- 合宿開催地の投票結果
Dropbox → [[VIP2014]]共有フォルダ → 02_課題 → VIP2014第4回ミーティング → VIP2014候補地アンケート結果.png
- 埼玉県県民活動総合センターと八王子セミナーハウスが同率
- 八王子セミナーハウスに問い合わせをする
問い合わせて不都合があれば，県活
- 県活は抽選があるため多少ゆっくりでも大丈夫かも
- 高尾の森も候補に?
- 開催日によってはとれない可能性がある
- 県活がだめだった場合は，高尾の森は間に合わないかも
- 県活じゃない方がいいなら高尾の森をあたればいい(田代先生)
- どこもとれなかったら筑波研修センターという恐ろしい場所に
- 会場の優先順位としては，
1.八王子セミナーハウス 2.埼玉県県民活動総合センター 3.高尾の森わくわくビレッジ
- 高雄の森の予約状況
宿泊施設の空きがほぼ埋まっている 3日間空いている組み合わせがない 21,22,23日ならもしかしたらという程度の空き状況
- キャンセル料がかからないなら予約だけしてみるといいかも
部屋数も聞かないと分からない
- 八王子は9月の予約状況はまだ載っていません
- 県活にした場合値段が上がる
- 他の施設も消費税の増税により値上がりが多い
- 研修センターやなんとか自然の家とかじゃないと値段を安く押さえるのは難しい
- 県活にするとご飯も問題は必ず出る
- 八王子のご飯がおいしいのは保証(菅野)
- 八王子は施設の利用料が高い
- お金がどれぐらいかかるかの概算と収入の概算を出す
Dropbox → VIP2014共有フォルダ → 00_過去資料 → [[VIP2013]] → 40_会計内に各種資料あり 03_再試算_2013-05 → 2013-05-14-試算案2.xlsxが分かりやすいかも(舜)
- 前にまとめた物は八王子と県活の改定後の値段にしてある
- 高尾の森は値段が変わる等について何も書いてないので現在の値段で書いてある
- 池上さん → 去年のを参考に参加費の収入と支出の概算を出す
県活と八王子
- 仮予約はどうするのか？
とりあえず問い合わせをして確認 八王子にまず問い合わせを
【開催日時の絞り込み】
- それぞれの大学で予想される参加しそうな学会
愛工大 東海支部 FIT 研究室合宿は院生が日程を決めるためVIPとは別に出来る
広島大 先生から参加するかもしれないリストをもらった VIPに参加するのは4年生から2人ぐらいのため参加する学会はあまりない M1以上が学会に参加する 日本畜産学会にでるかも→池上さん PRMUは研究会みたいな感じ？ ECCV 書き間違えあるかも 9/6から?参加はあまりないかも この時期に学会に行ってる人はあまりいないかも
お茶の水 情報可視化研究室合同合宿には出るかも 例年通りなら9/17,18でやると思う 三年生合宿に4年生がついていくかもしれないが先生からかけあってくれるかも 情報可視化と三年合宿が4年も参加 SIGMUSは菅野さんが出るかも バイオ情報学研究会とIEEEは私たちの学年では出る人がいない エンターテイメントコンピューティングはM1以上で出る人がいるかも
岩手県立 VIPには基本全員参加 FITに出る人がいるかも?という程度
豊橋技科 照明学会は来年やる人がいないかもしれない
- 学会以外では院試を気にする必要あり？
- 過去に院試にかぶった大学もある
- ソサエティ大会はVIPに来る人は出ないかも？
- ソサエティ大会は考えなくてもいいかも
- 13,14,15がいい？
- 連休にかぶせるとお金がかかる
- 私立の授業開始日が9月の中旬から
- 候補日を３つぐらいに絞る
12.13.14 13.14.15 19.20.21 20.21.22 21.22.23
- 社会人の人を呼びたいなら土日を含めるといい
考え方は学生主体のため土日を必ず挟まなければいけないというのはない OBの人たちは懐かしい等もあり手伝ってくれるけど社会人主体にする必要はない
- 社会人セッションは受けがよかったため出来ればやりたい
- お茶大の合宿は八王子のため場所や時間は問題ないかも？
- 第2週か第3週かどちらを優先するかの順位は決めた方がいい
第2週だと授業が始まってない可能性が高いため第2週のがいい
- 東京電機大学 授業開始が16日かららしい
- 候補日は第2週
開催日第一希望：9月第2週末（13, 14, 15 とする・交渉時に微調整あり） 開催日第二希望：9月第3週末（20, 21, 22 とする・交渉時に微調整あり） その周辺でずらせる余裕を持たせる
- 八王子セミナーを宿泊の第一希望とし開催日は以下の通り
- 菅野さんが一度問い合わせてその都度メーリス等で流す
- 参加費の値上がりは避けられない？
- 最初の頃は参加費１万円きっかりで開催してた
- 県活で1万2000円で開催したこともある
- 概算を出してみてそこから参加費を上げるかどうか考える
県活と八王子それぞれの人数との概算
- 概算は次回までに
- ホームページはどうするのか？
去年は４月の頭に公開してた 去年は遅い方
- とりあえずスペースを作って最低限の情報をのせて後で徐々に変えていく
- HPのスペースは豊橋で借りてやることになるかも？
- 公開の時期は？
早めに形だけ作っておくといいかも 2月ぐらい？
- 公開は年度内？
- 4月の頭公開にしてそれまでに準備出来る物はしておく
- HPのデザインはその年その年で変えてる
- デザインの五味さんに？
- 代表の課題
年間のざっとのスケジュールを立てる 過去数年のを参考に
- 各係のスケジュールもざっと立ててみる
- 全員の課題
去年一昨年あたりのスケジュールを見てざっくり何をやるか把握しておく
- 次回のミーティングは1月？
- 次回に知りたいのは宿の問い合わせ結果
- しばらくの間はメールベースでの打ち合わせをする?
- メーリングリストやDropboxをフル活用して情報の共有を！
- 情報がたまってきたらスカイプでのミーティングを
- 次回ミーティングの内容は？
宿が決まったら宿の話 CFPも次回？ テーマの洗い出し
- 長期間ミーティングを開催しないのであればそれぞれのスケジュールをたて共有するといいかも
- Dropbox → 過去資料 → VIP2013 → 110_引き継ぎ資料 → 各係年間日程
それぞれの係がどれぐらいの時期にどんなことをやったかがわかる
- Dropbox → 過去資料 → VIP2013 → 60_タスク
こちらは事前にこの時期にこういうことをやりたいねという計画のため，かなりずれる
- みんなから意見をつのって吸い上げるべきことをざっくりと考えておく
- 広報の仕事
参加研究室を調べる それぞれの研究室の院試を調べないとまずい？ 院試があるところは途中参加もあった 常連校の院試がかぶったらまずい 新規参入はかぶってもまあ大丈夫？
