第20回ネットミーティング(2013年7月4日(木) 20:00～)
出席者
中村、岩田、工藤、清水、三好、安妻、小池、田代先生、神さん
【議題】
• お知らせメールの内容について
• 宿泊施設利用について
• 会計について
• 各係進捗
• 宿泊施設利用について
• 会計について
• 各係進捗
【決定事項】
- OBOGのセッションは飲食あり(お酒，ソフトドリンク、お菓子)
- OBOGセッション内での食事予算…1～15000円
- 予算のうち3万円は保険で残しておく
【報告事項】
- DICOMO2013(7/10~12)にCFPを置かせてもらう(中村)
- 延長お知らせメール流しました(GCAD、image–ML，先生方)(岩田)
- 参加日数での参加費の基準を決める
- 会議室での飲食は一応可能(ケータリングを利用しなければならない?)
【課題】
- 参加者に予稿関係の連絡（募集締切後1週間以内）
- Webに予稿テンプレを用意
- OBOGは何人来るか事前にわからないか
- 先生方の参加確認(8月頭に)
- 景品決め（目安は2500円で
- ポスター作り方ページの追加を次回までに（予稿投稿開始から締切煽りまでに作成
- 参加人数決まり次第、割り振り(部屋，グループ等)
- 7月末までに料理、景品決め
【議事メモ】
- 参加人数現状
学生61人社会人6人 合計67人
–広報
- 参加募集締切後の1週間の間に送信
- 日時、会場等は毎回連絡でもいい
- 最初は予稿関係の連絡のみを
- ポスター、参加費、アメニティ等に関しては後日
- Webに予稿テンプレを用意
- スタイルファイルは完成している
メールの送り方
- 去年はデータベースのアドレス部分だけをCSVに出力してBCCに突っ込んだ
–施設
- 会議室での飲食は可能
中の施設のケータリングは利用してほしい(予算の都合はあるが 予算的に持ち込みの方がいいかも 全部持ち込みは厳しいかな
–会計
- 懇親会と景品を考慮して予算組み直した
- OBOGセッションのお金…
- 45000は懇親会費等を抜いた金額
- そこまで神経質にならなくてもよい
- 参加費12000円程度
- OBOGは全日程参加できるわけでない
参加日数で参加費の額を変える→個別で金額を変える必要はない→参加日数での基準を決める
- ドタキャンの可能性も
- 参加の際金額などのルールを明確にしておく
- 後日参加日数が減る場合は返金の対応を
- こちらが親切すぎても対応ができないので
- 参加費の領収書
領収書発行→とりあえず全員分を発行しておく，渡した人の分を記録 領収書のフォーマットはある→画像電子学会に印鑑を押して貰う→宛名はその場で聞きながら書く（大学名、個人名) 用意するのは2〜3週間前くらいでOK（お盆明けぐらい
- 日帰りの人いるの？
- 備品購入する上で、去年残った備品で賄い、足りないものを買い足す
- ネームプレートは技科大で保管している
- OBOGは何人来るか事前にわからないか
OBOGの参加不参加はセッション要請メールの時に確認できる
- 8月頭に先生方の参加確認
- 参加大学の代表一人に確認
- お茶大 伊藤先生 宿泊 (23日朝に帰宅)
- 東邦大 白石先生 宿泊
- 神納先生 宿泊
- 斎藤隆文先生は日帰りで
- 2日目のゲリラ飲み会に予算から1万ほど出していた記憶が
- 景品の係はなにを用意するのか考えておいて（目安は2500円で
OBOGセッション
- OBOGセッション時のお酒はどうしよう
- 酒入れたいか入れたくないか
- 親しみやすくしたいという方向なのであったらあったでおもしろいかと
- 上限の決定
- セッションには飲酒有りで！
- お酒、ソフトドリンク、お菓子
- ラフなかんじで
- OBOGセッション内での食事予算…1〜15000円
- 3万は保険で
食事
- 懇親会10万円割り当てている（去年の参考に）なので予算を減らせるのかも
- 業者が変わったので確認
- 飲み物などが高いのであれば対応する
- 打診する金額9万〜10万、飲み物が持ち込めるのか
- いつまでに注文すれば良いか
進捗報告
- 今週OBOGの結婚式、2次会に多く参加なので田代先生に打診（七夕の日
- ムービーセッションは次回報告
アワード
- 進捗なし
- 用紙デザイン決めをしていく
企画
- 進捗なし
- ポスター作り方ページの追加を次回までに（予稿投稿開始から締切煽りまでに作成
- 人数決まり次第、割り振り
- 景品決め
終わり次第
- 企画説明スライドの作成
懇親会
- 進捗なし
- クイズ$ミリオネアのクイズをひろおうかな
- 7月末までに料理、景品決め
レク
- 進捗なし
松枝さんは18日くらいに帰ってくる
