VIP2008/Work/レク - VIP運営ノート@wiki

レク係

2008年度の仕事内容

• レク・懇親会・宿との折衝(宿泊・食事関連以外)関係
• 他雑用

　※☆☆がかなり大変だったこと
　※☆がちょっと大変だったこと

事前準備

• 2008年1月
  • ☆施設下見
    • 日程調整・報告書作成まで考えると大変ではないけれど、すぐに終わる仕事でもない
• 2008年4月
  • ☆☆レク・酒の予算の計算
    • 酒についてはその後4回ぐらい、レクについては2回改訂。4月から9月ぐらいまでこの仕事はずっとやっていた
• 2008年7月
  • image-ml, cg-mlに案内メールを流す
  • ☆☆懇親会会場確保
    • 宿にかなり無理言って食い下がったりしたので大変だった。また条件を煮詰めるのに1か月ぐらい要した
• 2008年8月
  • ☆レク詳細詰める(なんだかんだで時間はかかる)
  • 当日必要な備品のうち、宿に借りるものの根回し(予約や予算等の計算)
  • プログラムのたたき台作成(お風呂まわりをどうするかが若干大変)
  • ☆ポスターセッションの時間配分決定
    • (なるべく備品を借りる数・時間を少なく、楽にポスター発表を回せるように考えるのがちょっと大変)
  • 懇親会に用いる紙コップ・ゴミ袋を貰えるよう施設に交渉
  • ☆お酒等の予算確定
  • ☆8月末までは宮村先生にご協力いただいて懇親会関連の細かい準備　　
• 2008年9月
  • レク用備品・商品・懇親会用ゴミ袋購入
  • ☆レクチーム分け

当日

• 2008年9月21日 VIP2008 1日目
  • 参加者の受付、集金、集計
  • 金と必要書類の管理
  • 施設、食事の支払い
  • 鍵の配布、回収
  • 宿の備品の借受、管理
  • 途中参加の人の受付や案内
• 2008年9月22日 VIP2008 2日目
  • 鍵の配布、回収
  • 金と必要書類の管理
  • 施設、食事の支払い
  • 宿の備品の借受、管理、返却
  • 途中参加の人の受付や案内
  • 写真撮影
• 2008年9月23日 VIP2008 3日目
  • 鍵の配布、回収
  • 金と必要書類の管理
  • 施設、食事の支払い
  • お金の収支計算
  • 宿の備品の管理、返却

アドバイスめいたもの(とか感想とか雑記)

懇親会関連について

【酒代】
これは「一人辺りぐらい○○ぐらい飲むと計算して、全体ではこれぐらい」と計算するより、前年度やさらにその前年度などの内訳を見て、金額と量の全体のバランスで判断する方が良いと思う。
前者の方法を採ると一つ一つ全て自分で考えねばならないので非常に大変。
前年度までのものを使うのもそれぞれの事情を考えると微妙なところもあるが、一から計算するよりかはリスクが少ないと思われる。

【酒内訳】
とにもかくにも酒の量は多すぎた…。(しかも自分はほとんど飲めなかった。。)
今年はビールを買えずに発泡酒となってしまったが、意外と「ビールが良かった」という声は殆どなかった。
(内輪で言われたぐらい)
ただ量を多く頼みすぎてしまったのと、チューハイor発泡酒しかなかったことに関してはいろいろと意見を頂いた。
なるべく予算を低く抑えなければならない中でポン酒やワインを用意するのは難しいだと思うが、カクテル類ぐらいは用意出来ればした方が良いかも。

【懇親会会場】
自分の場合は「酒代先にありき」で考えていたために会場確保が後回しになってしまった。
そのせいで酒代計算は無駄に何度も何度も何度も何度もやり直す羽目に…。
理由については個人的に聞いてください…。。。
とにかく会場はなるたけ早くに確実に確保した方が良かった。

レク関連について

ルールは厳密に決めておいた方が良かったと思う。
また、試合を進める方法についてはレクを始める前にちゃんと説明した方が良かったかも。
(集めた金の計算と施設への支払いでそれどころではなかったと言えばそれまでだけど…)
あと当日は上記のように金の計算に追われていたため、レク係だったのにレク開始に間に合わなかった…。
他の人たちが助けてくれたから良かったものの、係の仕事を全う出来なかったなーと後悔。
(でもだからと言って他にどうすれば良かったのかもわからないけど)

お金のことについて

お金を回収できた分で払えるだけ施設に支払っていたので、3日間ともずっとこれに追われていた。
(1日目はとりあえず備品代と2日目の朝食まで払う、といった感じに)
ここまで支払ったら○円で、という風に前日計算しておいたのでまだ良かったが…。
来年以降は銀行口座が使えるようなので(ですよね？？)このあたりの手間は相当減るはず。
また、集計・支払ともに2人でやっていたから混乱もなく自信をもってお金の管理ができたが、1人だったらどれを先に支払えばいいのか、算出した金額は本当に合っているのか、などといった事で混乱の極致になっていたかも。
あと、前もって言われていた金額と請求金額が異なる項目があったり、当日キャンセルが出てしまったりしていたので予算に余裕をもつことは絶対必要。
因みに3日目朝の支払いは事後払いで、完全に先方の好意に甘える形になってしまっていた…。

その他のことについて

途中参加の人の応対や諸々の仕事に追われて、ポスター発表を満足に見ることはできなかったのが残念。
一番前で見ていても急な仕事が入って発表の途中なのにそこを後にする、といった失礼なマネをしたのもしばしば…。
仕方がないとはいえ個別対応をするような事態はなるべく避けるべき。難しいと思うけど…。

運営に必要な備品で、私と堀辺の荷物の量は相当なものになってしまった。
東京からの参加者に呼び掛け、少し負担してもらった方が良かったかも。
(名札とか直前に完成したものはともかくとして、出来るものは分担をした方が良かった)

運営委員で○○係だけならやる、という人がもし万が一いるならそれは無理だと思うべき。
他のこともやる覚悟を決めるか、そうでないなら運営を辞退した方が良い。

宿との交渉について、先方の職員間でも異なることを言われることも。。
(当然と言ったら当然ですが)
宿とのあれこれについては細部までしっかり確認を。
灰色ゾーンのことについては特に厳重に何度も何度もしつこいほど確認してください。

本番中は早く寝るべき。すべては体力勝負。

以上です。
何かわからないこと・疑問なこと・不安なことなどありましたらお気軽にご連絡ください。

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