VIP2007/Work/GroupWork - VIP運営ノート@wiki

グループワーク係

開催の趣旨でもある『学生ネットワークを広げることを目的とした活発な交流』に基く。
合宿に望む前に参加者内でグループを作り、自己紹介も兼ねた簡単な事前作業を
することで、合宿中のスムーズな交流を促進することを目的とする。

• 2007年度から開始
• グループワーク内容の企画・運営
• 各グループのグループワーク成果の収集・管理・公開

2007年度の仕事内容

仕事内容

• グループワークで何を行うかの議論を取り仕切る
• グループワーク作業環境、仕様、スケジュール等の決定

グループワーク内容

グループ作成係が作成したグループごとに、自己紹介pptを作成。
ただのパワーポイントのスライドではなく、あるテーマを持って面白く見せられるような
「流れ」を持ったパワーポイント作成を促す。
個人個人でばらばらではなく、みんなで１つの作品になるように心がける。

• 自己紹介（名前、所属、趣味や特技などを簡単に）
• 研究紹介（研究タイトル、分野、簡単な概要など）

自己紹介アニメーションをVIP当日スケジュール内で公開。
スライドショーの実行をすれば、すべて自動で展開されるように設定をしておく。

サンプルの公開

どのようなものを作成すれば良いか、文章だけでは伝わり辛いため、運営委員内で作成したものを
サンプルとして参加者向けに公開すると良い。
その際、グループワークの実施方法について運営委員内で確認しながら作業を行うと一石二鳥。

グループワーク作業

• 数量
  • 1グループ5分程度，1人あたりスライド2枚程度を目安にする。
  • 実際はアニメーションになるため、スライド数が多くても時間内に収まれば良い。
• 作業環境
  • 運営委員(メーリングリスト管理係)の用意したメーリングリストベースで議論を行う。
  • ファイルをメール添付することで、グループメンバーで共有することができる。
• 作成環境
  • 参加者によってpptを作成するOfficeのバージョンが違うので、グループ内で対応する。
  • バージョンが違うとフォントのズレや画像・動画などに影響が出るため、最終的に調整する係が必要。
• 係分担
  • 各グループ内で議論をまとめるリーダー、運営委員への連絡係、ppt編集係をきめて分担作業を行う。
  • ただし4人以上のグループがほとんどのため、係はグループ内で柔軟に決定する必要あり。
  • リーダー、素材収集、スライド合成、最終調整、連絡、などで分けたほうが良いかも。

グループワーク作業期間

８月２０日～９月１４日(金)
夏休み中であり、メンバーの予定が合いにくいため、できるだけ長めに見積もっておく。
予稿提出を終え、グループが決まったらすぐに作業開始しても良い。

VIP2007ではグループワーク内容が確定したのが8月中旬であり、そこから作業期間を開始した。

連絡

メーリングリストでまったく議論に参加しない参加者に対し、連絡をとる必要あり。
グループの連絡係から連絡を受け、連絡の取れない参加者と同じ大学・研究室で、連絡の取れている参加者に確認する。
グループワーク用メーリングリストのメールがスパムメールとしてフィルタリングされている可能性あり。
その他、夏休み中で長期連絡の取れない可能性もあるので、運営委員で確認・対応する。

グループワーク提出・管理

• 提出方法

スライドショーに必要なものすべてをフォルダにまとめ、圧縮してグループワーク係にメールで添付。
提出した段階で「スライドショーの実行」を行えばすべてOKな状態にしておく。
変更等がある場合、運営委員が請け負わないで、修正したものを再提出してもらう。
アニメーションに必要な動画、BGMがある場合サイズが大きくなってしまうため、メール添付にサイズ制限のない
メールサーバを使用するか、どこかにアップロードしてもらう方法のほうが良いかもしれない。

• 管理

今回のような自己紹介アニメーションの場合、個人情報の塊なので保管はしっかりと。
運営委員以外にファイルを渡さない。また、不特定多数の相手に公開を行わない。

グループワーク成果の公開

VIP当日スケジュール内で公開を行う。
ポスターセッションを行いながら、グループワークを公開するスペースを設けておく。
VIP2007ではレクリエーション時に雨天だったため、急遽グループワーク公開を行ったが、
評判がよかった。今後もグループワークを行うなら、全員に公開する時間を作ったほうが良いかも。

公開環境

NWECの施設が古いため、スピーカーが使用できず、プロジェクタも多少の設定が必要。
プロジェクタとスクリーンは借りることができるが、個別にスピーカーを用意する必要がある。

公開方法

グループごとにpptを作成した時のOfficeのバージョンが異なるため、対応する必要あり。
Office2003があればほぼ対応可能だが、グループによって音ズレなどが発生していた。
一番良いのはpptをムービーとして保存してしまうこと。
ただし、ムービー化できる人・環境が限られるため、各グループにそこまでは求められなかった。
また、グループワーク係が行うには作業量と時間が圧倒的に足りないため、行わなかった。
何とかしたい。

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