VIP2007/Work/GroupMaking - VIP運営ノート@wiki

グループ作成係

グループワーク用のグループを作成する．

2007年度の仕事内容

スケジュール

• 2007年7月28日 参加者リストの取得
• 2007年8月 4日 グループ編成終了
• 2007年8月 7日 参加者の追加に対応
• 2007年8月21日 各グループでMLによるやりとり開始

グループを編成するにあたり注意した点

• 運営委員をグループの代表者として決定
• 発表回数に基づいてグループの代表者の決定
• 同一研究室にならないように割り振り
• 性別，学年のバランスを主観的に変更
• 追加の参加者を主観的に割り当て

気になった点

• グループ分けは比較的早く決まっていたのにも関わらず、グループワークの開始が遅かったので、早い段階でのやりとりした方がよかった。
• 夏休みに既に予定を立てていた方がいたので、連絡が取れないということがあった。
• 参加者リストに記載された所属研究室名が若干違ったりして困惑したので、指導教官名が記載されていた方がよい。

感想・コメント

去年より半年早く活動したのにも関わらず、最後の方で決まってないこと、参加者に連絡していないことが多かった。
特に去年との違いは参加者が自由に情報を共有できないというところにある。
そのため以下に示す事項をできる限り早く通知する必要がある。
早めに連絡すべき事項(()は2007年度版)

• 名刺作成のススメ (2007年9月19日)
• ポスタのフォーマット (2007年9月7日)
• 予稿のフォーマット (2007年8月14日)
• 登壇発表者の依頼 (2007年8月29日)
• 合宿のスケジュール
• 持ち物や服装(2007年9月19日)特にポスタ、予稿、名刺などは準備に時間が掛かるので上記の一ヶ月前ぐらいがよいと思われる。

今回、運営に関して委員を用いることで少人数における議論ができた。
そのため自主的に活動することができた。
しかし運営委員の役割が曖昧であったため、責任の所在も曖昧であった。
そのため何かを決定する度に総代表の確認が必要であり、総代表の負担が増えていたと思われる。
運営委員に仕事が割り当てられていれば、最終決定の場合のみ総代表や他の運営委員にすればよいので、あらかじめの仕事の割り振りが重要である。
当日の運営に関しては総代表を中心として円滑に勧められた。
運営委員用のマニュアルが役立ったと考えられる。

VIP2007の企画であるグループワーク、英語セッションなどは充分に成功したと思われる。
グループワークでは運営委員の想像を超える作品がいくつか提示された。
また英語セッションでは積極的に質問する参加者が多く、国際会議の発表練習として充分であったと思われる。
登壇発表において社会人に依頼することにより、会社説明会では聞けないような経験談を聞けた。
このように毎年異なる企画を用意することで毎年参加したくなるような活動が望まれる。
来年の運営委員に期待したい。

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