宿係
宿の予約や打ち合わせを行う．
※部屋割り係の業務と平行して行った。
※部屋割り係の業務と平行して行った。
2007年度の仕事内容
スケジュール
- 2006年
- 12月14日 国立女性教育会館(NWEC)に仮予約(*1)
- 2007年
- 合宿当日
- 9月22日 出欠席者を確認して、部屋の名簿の再提出
- 9月24日 書類2枚（利用目的や男女・世代人数のアンケート、外国人の人数）提出
開催地に必要な施設
◎ 参加人数分収容できる宿泊部屋、食堂
◎ ポスタ発表用の大部屋
○ 深夜まで飲食可能な、懇親会用の大部屋
○ レクリエーション用の施設
△ 荷物置き場
◎ ポスタ発表用の大部屋
○ 深夜まで飲食可能な、懇親会用の大部屋
○ レクリエーション用の施設
△ 荷物置き場
◎：必須
○：プログラム内容によっては必須
△：あると良い
○：プログラム内容によっては必須
△：あると良い
その他
- 懇親会で利用した宿泊棟のラウンジは、事前に飲食の許可を取っていた。基本的に館内への飲食物の持ち込みは禁止だが、持ち込んだゴミは全て持ち帰るという条件で、ラウンジへの持ち込みは目をつぶってもらっていた。
- ラウンジは予約ができないために場所の確保に不安があったが、他団体の宿泊者の協力もあり、タイミングよく懇親会の場所を確保することができた。NWECは、レストラン（20時閉店）以外で飲食できる、かつ、予約ができて100人が入れる部屋がなかった。
- 24時以降はラウンジが使用できないため、一部の宿泊室を飲み部屋として開放してもらった。しかし、音漏れがひどく、クレームがつき、さらに警備員に部屋への酒類の持ち込みが見つかり、注意された。また、飲み部屋となった部屋に泊まる予定だった参加者に迷惑がかかってしまった。
- スムーズに不安無く懇親会を行うためには、深夜も含めて懇親会に利用できる部屋が確保できる開催地を探すべきである。
- 研修室は、利用時間をオーバーしてしまうことがあったが、職員の方に柔軟に対応していただけた。プログラムは多少余裕をもって組んだほうが良いと思う。
- レストランとの打ち合わせは、レストランにVIP2006の情報が残っていたためにスムーズに進めることができた。懇親会での酒の大量購入を一度相談してしまったために、その後断りづらくなり、結果的にオードブルとチューハイ1ケースだけを購入した。
- (*1) の仮予約の直前の時点で、すでにNWECの空き部屋人数が100～199人と、ぎりぎりだった。今後よりよい施設でVIPを実施するためには、開催地は早めに決定し、施設の予約をする必要があると思われる。
