会計係
- 参加者から参加費を集金する．
- 夜の討論会で必要な飲み物などの買い出しをする．または，買い出しを依頼する．
- 領収書作成
2006年度の仕事内容
- 大学の先生方に会計事務処理に関する調査を行いました。
- 食事＆参加状況把握システム（excel使用）を導入し使用ました。
- 予算が足りなかったので、基本参加費を11,000円に値上げしました。
- 決算報告をしました。
各大学における会計に関する事務処理調査
[調査結果] 教員MLに以下の３択で回答をお願いいたしました。（カッコ内は返信研究室数。）
- 経費として落とせないもの（懇親会費など）は請求できないので 細かく分けてほしい （２）
- 全部請求できるので（懇親会費含むなど書かずに）まとめてあったほうがいい （２）
- その他 （２）
- 領収証の但書きは「ビジュアル情報処理研究会学生合同合宿参加費」で統一しました。
- 要望に応じて、手書き領収証の発行もしました。
今後の課題
- 銀行振り込みについての検討
食事＆参加状況把握システム
食事をあまらせないことを主目的とし、同時に宿泊状況など金額決定に関わるものを把握する。
excelを利用したもので、例として以下に資料を置く。
excelを利用したもので、例として以下に資料を置く。
| 氏名 | 参加 | 夕食 | 宿泊 | 朝食 | 昼食 | 夕食 | 宿泊 | 朝食 | コメント |
| Aさん | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 基本的な参加方法 |
| Bさん | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 宿泊せずに帰るタイプはいませんでした。 |
| Cさん | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 部分参加 |
- 領収証にハンコを押すのが当日になってしまい、お時間おかけいたしましたことをお詫び申し上げます。
- 外に食べに出た方はいなかったようで、食事の余りはほぼ０でした。しかし、３日目朝ごはんは20食くらい余ったので、計画的に飲み、食べないなら予め0にしておいてください。
- 危惧されていた夕食時ビールの注文はありませんでした。
参加費値上げ
昨年と違って朝ごはんを付けたため、基本の金額を1,000円ほど値上げせざるを得ませんでした。予算案の時点で繰越金に手をつけるのは好ましくない、という判断基準による。
- 注:朝ごはん＝１食700円*2回=1,400円
決算報告
[収入：1131,000 ]
[支出：1071,179 ]
[残金：60,061 (昨年の繰越金との合計は139,856) ] ->今後、名札要れを購入予定
[支出：1071,179 ]
[残金：60,061 (昨年の繰越金との合計は139,856) ] ->今後、名札要れを購入予定
内訳は
- 部屋代 386,400
- 食事代 410,000
- レク関連 14,798
- 文房具代 1,495
- 懇親会 116,891
- 予稿集 141,595
