VIP2008/Work/予稿 - VIP運営ノート@wiki

予稿係

2008年度の仕事内容

スケジュール

• 2008年
  • 4～5月 予稿集作成についての事前調査、体裁の決定
• 2008年5月末 依頼する業者選び、代金見積もり
• 2008年6月 業者とのやり取り
  • 9日 予稿提出締切を7/31に設定
• 2008年7月
  • 11日 テンプレートの完成
  • 18日 予稿提出方法の検討を始める
  • 24日 締切を8/20に先延ばし
• 2008年8月
  • 20日 予稿提出締切、提出予稿を入稿用に編集
  • 20日～ 提出遅れ、データの不具合等の対応
  • 25日～ 予稿に載せる広告への対応
• 2008年9月
  • 3日 入稿データを業者に送付、セッション発表割り振りの作成
  • 17日 配布資料作成
  • 21日～ 本番！
  • その他、適時参加者に各種連絡

やったことの具体的な内容

予稿集作成

• 予稿集作成についての事前調査、体裁の決定
  • 総代表から事前調査をするようにというお達しが来たので実際に動き出すことに。
  • 当初、CD-Rのみの配布にしようかという提案もしたが、やはり紙媒体が欲しいという意見があり却下。
  • より安く（8万円以下を想定）、また見た目を美しく仕上げることを目標とした。
  • 参加者数から100ページ100部をとりあえずの予定とし、印刷は価格面からA4モノクロとした。
  • 提出形式については昨年度同様PDFとし、原稿の体裁を揃えるためにテンプレートを提供することも決定した。
• 依頼する業者選び、代金見積もり
  • コーシン出版(埼玉にあり訪問は難しいが，インターネットでの調査で最安値だった)と、研究室の教官に紹介してもらった出版業者(豊橋にあり、実際に出向けるという利点あり)に簡単な見積もりを依頼し、その結果から選ぶことにした。
  • 価格、電話での応対の良さ等からコーシン出版に決定。
• 業者とのやり取り(電話確認)
  • 具体的な印刷条件の提示は印刷直前になるが問題ないか(ページ数等は、予稿締切後に確定するので)
  • 入稿してから印刷にはどれくらいかかるのか・いつまでに入稿すれば大丈夫か
  • PDFで入稿できるか
  • 当地への直接郵送は可能か
    • 以上の条件については大体問題なく、PDFについては、フォントの完全埋め込みが条件でOKということになった。
    • 入稿は郵送の一週間前までならいつでも大丈夫(ただし、お盆の時期は某イベントで忙しいため避けてほしい)だという回答だった。
    • また、Wordの原稿でも入稿可(ただし、業者提供のツールでの変換が必要)という話だったので、Wordファイルでの予稿提出もOKにした。
    • そのほか早期入稿割引(20%OFF)が利用可能という話を聞いた。
    • 利用した上での価格は74,028円。これより上がることはないだろうと判断し、当面価格はこれでいきますと総代表、会計に連絡。
• 予稿提出締切の設定
  • 早期入稿割引に間に合わせるには9/5までに入稿準備ができていないといけないため、それに合わせて予稿提出締切を設定することにした。
  • 提出予稿の編集作業量や、提出遅れがどれくらい発生するかの正確な予測ができなかったので、当初かなり余裕をみて入稿予定日の一カ月前、7/31を予稿提出締め切りとした。
  • しかし、予稿テンプレート作成や提出方法の検討に手間取ったり、研究テーマがまだ決定していない大学があるという問題があり、結果8/20に先送りした。
• 予稿テンプレート作成
  • TeXのテンプレートは、以前利用したクラスファイルを流用し作成した。
  • また、クラスファイルを利用してサンプルPDFを作成した。
  • Wordについては、サンプルPDFの見た目と同じになるようサンプルdocファイルを作成し、それを利用してもらった。
  • なので正確にはWordテンプレートではない。
  • テンプレートの利用については、推奨はするが強制はしないことにした。
• 提出方法の検討
  • 今回は事前交流用SNSがあったため、それを利用できないかとSNS管理者のWeb係に相談した。
  • 最終的に、SNSにコミュニティを作成し、そこに予稿ファイルを添付したトピックを作成してもらうことで提出することにした。
• 提出予稿を入稿用に編集
  • 提出された予稿や広告全てにノンブル(ページ番号)を入れ、ファイル名を通し番号に変えた。
  • Wordファイルについては業者指定のファイル形式に変換した。
  • PDFは一般的なA4用紙のサイズより上下左右各3mm大きくしてくれという指定があったためその様に変換。
  • また、フォントが埋め込まれていなかったPDFが結構あったので埋め込みを試みた。
  • 上記の作業でどうしてもうまくいかないファイルについては再提出をお願いした。
  • その他、表紙、目次、宿泊施設の簡単な案内をWordで作成した。
  • 目次については、昨年度は発表セッション順だったが今年度は大学ごとに並べてみた。
• 入稿、その後
  • 原稿データをCD-Rに焼き、依頼書類、印刷見本とともに業者に郵送。
  • 当初予定していた100人より参加人数が減ったため、ページ数は94ページに減ったが、部数は90部でも100部でも値段が変わらないといわれたので、100部印刷することにした。
  • 開催前日の20日に宿泊施設に郵送するよう指定した。
  • 最終的な予稿印刷代は送料込みで66,376円となった。
  • 以上で当日まで予稿係としての仕事はあらかた終わり。
  • あとは請求書受取、入金などのこまごまとした仕事。

発表セッション割り振り

指定されたセッションの時間割、発表者数制限に合わせ割り振った。
割り振り方は、なるべく同大学の参加者を固めることを念頭に置いた(できるだけ他大学参加者の発表を聞けるように)。

参加者への配布資料作成

直前まで変更される可能性が高い部屋割り、発表セッション割り振りや、レクリエーション用資料などの予稿集に載せることもないかなというような資料は別紙として配布することにした。
具体的には、

• 部屋割り
• レクリエーションのグループ分け
• 発表セッション割り振り
• 宿泊施設の案内と注意事項
• レクリエーションのルールと対戦組み合わせ

である。
仕事としては各係が作成したものをまとめ直し、印刷した。
印刷に一般用のコピー機を利用したため、価格が少しかさんで2,700円となった。(A3モノクロ3枚×90部×10円)
また、PDF化してSNSでも配布した。

自分の担当した仕事に関係する参加者への諸連絡

予稿や配布資料、発表セッションについての各種連絡を適時行った。
途中までは連絡メールの内容を総代表にチェックしてもらっていたが、もう細かい内容についてはいいだろうということでチェックなしで出すようにした。

当日の雑用

基本的にいろいろ物を運んだりした。

良かったと思うこと

• 安く、綺麗にという目標がある程度達成できた。
• Wordファイルの提出を可にしたところ、思いのほか多かった。(PDF41人に対しdoc・docx43人)
• 発表セッションの振り方はなかなか良いね、という話を耳にした。
• 目次も、大学ごとに並べると後々見直す時に便利ということで、好評だった。
• 予想以上に提出遅れが少なかった。
  • これは提出用トピック作成時の時間がばっちり誰からも分かるようになっていたためだと思う。

問題点

• PDFによる入稿の件で少し大変だった。
  • 業者からは当初、PDF/X1-aという形式で入稿してくれと言われた。
  • これはPDFの印刷事故が起こる可能性が低い設定なのだが、調べてみると Adobe Distiller の比較的新しいバージョンでPDFを作らないと設定できないらしい。
  • 流石に参加者全員にそれを強制するのは難しいのでその旨を相談してみたところ要するにフォントの完全埋め込みが出来ていてほしいということだった。
  • フォントがデータとして埋め込まれてないと、環境により引っ張ってくるフォントが変わるのでレイアウトがぐちゃぐちゃうになる可能性があるとのこと。
  • どうやらPDFによる入稿はどこでも結構大変なようだ。
  • そのため、参加者にフォント埋め込みを周知させ、埋め込むようにお願いする必要も出てきた。
  • ちなみに昨年度は提出された予稿を一度印刷し、紙の状態で入稿したらしい。
  • 確かにそれならフォント問題は起こらないな。印刷の質は下がるけど。

• テンプレートの質が悪い
  • 普段TeXをあまり利用しないのでテンプレート作成には苦労した。Wordもテンプレートじゃないし…

• 予稿の見た目をあまり統一できなかった
  • テンプレートの使用を徹底すれば改善されるとは思ったが…上の理由で積極的にはやれなかった。

• 予稿提出方法の決定が遅れた
  • 締切2週間前までまったく考えていなかった。
  • 提出までの具体的なシミュレーションを怠っていたから。

• 締切の先延ばし
  • 見通しの甘さが原因。7/31締切は各方面から早いといわれたし。

• 配布資料の印刷代がかさんだ
  • コピー機ではなく輪転機を使用出来ればもっと安くなったと思う。
  • 輪転機を置いているコピーセンターもあるようだ。
  • 今回利用したけんかつにはリソグラフが利用できるコーナーがあるため、それに頼るのも手か。

• 当日まで予稿集が確認できなかった
  • 印刷できたら1部だけ自宅に送ってもらおうとしたが、駄目だった。
  • ただ、印刷見本を同時に送っているため、それと違う印刷結果になりそうな場合には電話で連絡してくれた。
  • だからこれはそんなに心配することではないかも。

• 当日あまり動けなかった
  • スケジュールについては事前作業で任せっきりだったので、当日に流れを予測して能動的に動くことができなかった。

助言的な何か

問題点と反省のところと少し被るが…

見た目について、これ以上の統一を望むなら、テンプレート使用を徹底させること。
そのためには、TeXやWordをしっかり把握し、テンプレートをしっかり作らないといけない。
また、どういう風に作ればこちらの要望を満たした予稿が作れるのか、具体的な手順を示すべき(フォント埋め込み方法も説明しないといけないしね)。
そこを半端にサボってしまうと、参加者にとっても、予稿係にとっても負担が増えると思う。というか増えた。
例えばこのぐらいの資料を作ればいいのではないか。
http://www.i-product.biz/jsme/data/note.html
こういうサービスもある。
http://pdf.printjapan.com/
その他、いろいろと調べて、積極的に利用すればいい。

もちろん見た目にそんなにこだわらなければその辺の負担は大幅に減るが、ちゃんとしっかり指定された形式に添って原稿を提出するというのも、参加者にとってまた一つの経験となるし、せっかくならもっとクオリティをあげてみて欲しいなーと個人的には思う。

PDFを何度も変換したり、Wordを編集したりするのでその手のアプリケーションがそろってないとなかなか大変。
最初 Adobe Distiller の古いバージョンしかなくて、提出予稿の編集がうまくいかず焦った。
最終的にはたまたま余っていた新しいバージョンをインストールして解決した。

最後に。

予稿係の仕事については、一度金額の大まかな見通しがついてしまえばかなりスタンドアローンで動けるはず。
細かいことやどうでもいいことはこちらで決めてしまうとメール返信待ちのタイムロスが減ると思う。
至急ではないが代表の判断を仰がないといけなさそうなものも、ある程度数がまとまってから行おう。
参加者、スポンサー等からくる予稿関係のメールの応対も、誰かを介せずできるだけ直接できるのならそうするべき。
一番予稿のことに詳しいのは結局自分なんだから、他の人に無理に負担をかける必要はない。

ただ、今どういうことやってるか位は定期的に係全員に連絡してみてもいいかも。
今回の表紙は5分で適当に作ったが、ちゃんとしたものを作ってみたいという運営委員がいて、ああ、ちゃんと言っておけばよかったなと後悔した。

以上、ほかになんかわからないことがあれば聞いてください。
畑中佑規でした。

｢VIP2008/Work/予稿｣を編集